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Entschuldigungsschreiben an Kund:innen: Vorlagen und Beispiele
Ein erfolgreiches Entschuldigungsschreiben an Kund:innen kann Kundenabwanderung verhindern und sogar die Kundentreue stärken. Holen Sie sich jetzt unsere kostenlosen Vorlagen für Entschuldigungsschreiben an Kund:innen.
Hannah Wren
Autor
Zuletzt aktualisiert: 18. Juli 2025
Etwas lief nicht so, wie es sollte. Vielleicht hatten Sie einfach einen schlechten Tag und die Customer Experience (CX) ließ deshalb zu wünschen übrig. Vielleicht wurde auch ein Produkt nicht rechtzeitig geliefert oder Ihnen ist ein Abrechnungsfehler unterlaufen. Da hilft oft nur eines: eine aufrichtige Entschuldigung, die das Kundenvertrauen wieder kittet. Da dabei gilt, nicht lange zu fackeln, haben wir für Sie 25 Vorlagen für Entschuldigungsschreiben an Kund:innen zusammengestellt. So kommt die Bitte um Verzeihung mit Lösungsansätzen schnell bei Ihren Kund:innen an.
Darum geht es noch in diesem Leitfaden:
- So entschuldigen Sie sich schriftlich bei Ihren Kund:innen
- 25 Vorlagen und Beispiele für Entschuldigungsschreiben an Kund:innen
- Häufig gestellte Fragen
- Entschuldigungsschreiben leicht gemacht
So entschuldigen Sie sich schriftlich bei Ihren Kund:innen
Wenn Sie ein zielführendes Entschuldigungsschreiben verfassen möchten, sollten Sie Empathie für die Kund:innen zeigen, zeitnah reagieren, Verantwortung übernehmen und praktische Lösungen vorschlagen. Jede Situation ist einzigartig, daher ist es wichtig, dass Sie Ihre Entschuldigung auf die spezifischen Umstände und Bedürfnisse der Kund:innen abstimmen. Im Folgenden finden Sie einige Tipps, was Sie beim Erstellen eines Entschuldigungsschreibens beachten sollten.
Das sollten Sie beim Entschuldigungsschreiben an Ihre Kund:innen beachten
Befolgen Sie diese Tipps und treffen Sie im Entschuldigungsschreiben an Ihre Kund:innen den richtigen Ton
Das sollten Sie beim Entschuldigungsschreiben an Ihre Kund:innen vermeiden
Sie wissen nun, was in ein Entschuldigungsschreiben gehört. Doch ebenso wichtig ist es, sich darüber im Klaren zu sein, was Sie unbedingt vermeiden sollten. Hier sind die wichtigsten Punkte, die Sie in Entschuldigungsschreiben an Ihre Kundinnen vermeiden sollten. Denn nur so gelingt es Ihnen, erfolgreiche Kundenbeziehungen aufzubauen.
25 Vorlagen und Beispiele für Entschuldigungsschreiben an Kund:innen
Laden Sie 25 Vorlagen für Entschuldigungsschreiben an Kund:innen herunter
Mit unseren kostenlosen Vorlagen für Entschuldigungsschreiben an Kund:innen lassen sich die Wogen schneller glätten. Holen Sie sich alle 25 Vorlagen und passen Sie sie an die jeweilige Situation an – für eine persönliche Note.
Es muss nicht immer schwierig sein, die richtigen Worte für eine Entschuldigung zu finden – wir helfen Ihnen dabei. Laden Sie alle 25 kostenlosen E-Mail-Vorlagen für Entschuldigungen herunter. So glätten Sie in jeder Lage die Wogen und sorgen für nachhaltige Kundenzufriedenheit.
- Persönliches Entschuldigungsschreiben
- Allgemeines Entschuldigungsschreiben
- Entschuldigungsschreiben für verärgerte oder unzufriedene Kund:innen
- Entschuldigungsschreiben bei mangelhaftem Kundenservice
- Entschuldigungsschreiben bei Kommunikationsfehlern
- Entschuldigungsschreiben bei Abrechnungs- oder Preisauszeichnungsfehlern
- Entschuldigungsschreiben bei mangelhaften Produkten
- Entschuldigungsschreiben von Führungskräften bei einem an sie weitergeleiteten Problem
- Entschuldigungsschreiben bei verspäteter oder verzögerter Zustellung
- Entschuldigungsschreiben für den ineffizienten Umgang mit Beschwerden
- Entschuldigungsschreiben für Serviceausfälle oder Störungen
- Entschuldigungsschreiben bei Problemen mit Erstattungen oder Rückgaben
- Entschuldigungsschreiben bei fehlenden Artikeln
- Entschuldigungsschreiben für unglücklich verlaufene Mitarbeiterinteraktionen
- Entschuldigungsschreiben bei Stornierungen von Dienstleistungen oder Termine
- Entschuldigungsschreiben für den Kund:innen entstandene Unannehmlichkeiten
- Entschuldigungsschreiben zur Fehlerbehebung
- Entschuldigungsschreiben für ungelöste Probleme
- Entschuldigungsschreiben für wiederkehrende Probleme
- Entschuldigungsschreiben bei Sicherheitsproblemen
- Entschuldigungsschreiben für nicht erfüllte Produkt- oder Dienstleistungserwartungen
- Entschuldigungsschreiben für die Erteilung falscher Informationen
- Entschuldigungsschreiben der CEO bzw. Eigentümer:innen
- Entschuldigungsschreiben für nicht zugestellte E-Mails
- Folgekommunikation zum Entschuldigungsschreiben
1. Persönliches Entschuldigungsschreiben
Wenn Sie ein persönliches Entschuldigungsschreiben an Kund:innen verfassen, ist das zugleich eine Gelegenheit zur persönlichen und direkten Kommunikation. Eine Entschuldigung, die für eine Person speziell verfasst wurde, zeugt von echtem Interesse und Verantwortungsbewusstsein. Sie beweist Empathie und ein tiefes Verständnis.
Betreff: Bitte um Entschuldigung
Sehr geehrte(r) [Kundenname],
Ich schreibe Ihnen, weil ich mich bei Ihnen für [beschreiben Sie kurz das Problem oder den Grund, warum eine Entschuldigung angebracht ist] entschuldigen möchte.
Ich bedaure [beschreiben Sie, was Sie getan haben] zutiefst und bin mir der Auswirkungen bewusst, die dieses Vorkommnis auf Sie hat. Ich schätze unsere [Beziehung/Verbindung] und möchte die Angelegenheit in Ordnung bringen.
Mit den folgenden Schritten werde ich dafür sorgen, dass [Szenario] in Zukunft nicht mehr vorkommt:
[Erklären Sie, was Sie tun werden, um sicherzustellen, dass sich das negative Szenario nicht wiederholt.]
[Erklären Sie, was Sie tun werden, um sicherzustellen, dass sich das negative Szenario nicht wiederholt.]
[Erklären Sie, was Sie tun werden, um sicherzustellen, dass sich das negative Szenario nicht wiederholt.]
Ich danke Ihnen für Ihr Verständnis und Ihre Bereitschaft, meine Lösungsvorschläge zu akzeptieren.
Viele Grüße
[Ihr Name]
2. Allgemeines Entschuldigungsschreiben
Ein allgemein verfasstes Entschuldigungsschreiben wird dann notwendig, wenn Sie Probleme angehen möchten, die mehrere Kund:innen betreffen. Es zeigt, dass ein Unternehmen bei Problemen, die in einem größeren Rahmen vorgekommen sind, transparent, verantwortungsvoll und aktiv eine Lösung anstrebt.
Betreff: Wir möchten uns für [beschreiben Sie kurz den Vorfall oder das Problem] entschuldigen
Sehr geehrte(r) [Kundenname],
Wir von [Name des Unternehmens] entschuldigen uns für jegliche Unannehmlichkeiten und Ärgernisse, die durch [beschreiben Sie kurz den Vorfall oder das Problem, das Auswirkungen auf eine große Gruppe von Kund:innen oder Personen hatte] verursacht wurden.
Wir legen großen Wert auf unsere [Kund:innen oder Stakeholder:innen] und streben danach, die höchsten Standards zu bieten, wenn es um [Service/Produkt/Qualität] geht. Leider ist uns vor kurzem eine Situation unterlaufen, die unserem Anspruch auf einwandfreie Leistungen nicht entspricht.
Wir sind uns der Auswirkungen bewusst, die dieser Vorfall auf Sie gehabt haben mag. Deshalb versichern wir Ihnen, dass die Klärung dieser Angelegenheit und die Wiedergewinnung Ihres Vertrauens für uns höchste Priorität haben. Um ähnliche Vorfälle in Zukunft zu verhindern, unternehmen wir die folgenden Schritte:
[Erklären Sie, was Sie tun werden, um sicherzustellen, dass sich das negative Szenario nicht wiederholt.]
[Erklären Sie, was Sie tun werden, um sicherzustellen, dass sich das negative Szenario nicht wiederholt.]
[Erklären Sie, was Sie tun werden, um sicherzustellen, dass sich das negative Szenario nicht wiederholt.]
Als kleine Wiedergutmachung möchten wir Ihnen [Coupon/Rabattcode/usw.] anbieten. Darüber hinaus steht Ihnen unser Team für alle Fragen und Anliegen, die Sie in dieser Angelegenheit haben, zur Verfügung. Bitte wenden Sie sich unter [Ihre Kontaktdaten] an uns.
Wir danken Ihnen für Ihre Geduld und dafür, dass Sie uns das Vertrauen schenken, Ihnen in Zukunft einen noch besseren Service anzubieten.
Viele Grüße
[Ihr Name]
[Ihre Position]
[Name des Unternehmens]
[Kontaktdaten]
3. Entschuldigungsschreiben für verärgerte oder unzufriedene Kund:innen
Beim Umgang mit verärgerten Kund:innen ist es wichtig, dass schnell eine Entschuldigung kommt. Denn so haben Sie die Gelegenheit, Spannungen abzubauen, Vertrauen wiederherzustellen und zu zeigen, dass Sie das Problem beheben möchten. Manchmal können unzufriedene Kund:innen so zu besonders zufriedenen werden. Die gute Beziehung bleibt erhalten.
Betreff: Wir von [Name des Unternehmens] möchten uns entschuldigen
Sehr geehrte(r) [Kundenname],
Wir möchten uns bei Ihnen für die Unannehmlichkeiten und Ärgernisse entschuldigen, die Sie beim letzten Kontakt mit unserem Unternehmen erfahren mussten.
Ihre Zufriedenheit ist uns sehr wichtig, und es tut uns leid, dass das Erlebte Ihren Erwartungen nicht entsprochen hat. Wir würden gerne die Gelegenheit nutzen, das Vertrauen wiederherzustellen. Als kleine Wiedergutmachung möchten wir Ihnen [beschreiben Sie, was Sie anbieten] anbieten.
Ihr Feedback ist uns wichtig, weil es uns hilft, herauszufinden, was wir besser machen können. Wir möchten Sie deshalb bitten, sich unter [Ihre Kontaktdaten] mit uns in Verbindung zu setzen. Wir können dann Ihre Bedenken besprechen. Vielleicht haben Sie auch weitere Vorschläge, wie wir das Problem bereinigen könnten.
Wir danken Ihnen für Ihre anhaltende Unterstützung und Ihr Vertrauen in [Name des Unternehmens]. Wir hoffen, auf Ihre Bedenken eingehen zu können, sodass Sie in Zukunft positivere Erfahrungen mit unserem Unternehmen machen werden.
Viele Grüße
[Ihr Name]
[Ihre Position]
[Name des Unternehmens]
[Kontaktdaten]
4. Entschuldigungsschreiben bei mangelhaftem Kundenservice
Es ist wichtig, dass Sie mangelhaften Kundenservice in schriftlicher Form ansprechen. So zeigen Sie, dass Sie verstehen, warum Ihre Kund:innen unzufrieden sind, und Sie übernehmen Verantwortung dafür. Außerdem beweisen Sie so, dass Ihr Unternehmen dauerhaft guten Kundenservice anstrebt. Dieses Entschuldigungsschreiben zielt darauf ab, das Vertrauen und die Loyalität der Kund:innen wiederzugewinnen.
Betreff: Es tut uns leid, dass Ihre Erfahrung mit dem Service in letzter Zeit nicht sehr gut war.
Sehr geehrte(r) [Kundenname],
Es tut uns leid zu hören, dass Sie kürzlich eine negative Erfahrung mit unserem Kundenservice machen mussten. Dafür möchten wir uns aufrichtig entschuldigen. Ihre Zufriedenheit und Ihr Vertrauen sind uns wichtig, und wir bedauern, dass Ihre Erfahrung unseren eigenen hohen Ansprüchen nicht gerecht wurde. Wir unternehmen umgehend Schritte, um dieses Problem zu lösen. Unter anderem werden wir [beschreiben Sie kurz die Schritte, die Sie unternehmen werden].
Um Ihnen zu zeigen, wie wichtig uns Ihre Zufriedenheit ist, möchten wir Ihnen [Rückerstattung oder Rabatt] anbieten. Bitte wenden Sie sich an unseren Kundendienst unter [Kontaktdaten], wenn Sie weitere Hilfe benötigen.
Ihr Feedback ist uns wichtig und wir möchten gerne unsere Servicestandards verbessern, sodass Sie in Zukunft bei uns bessere Erfahrungen machen können.
Viele Grüße
[Ihr Name]
[Ihre Position]
[Name des Unternehmens]
[Kontaktdaten]
5. Entschuldigungsschreiben bei Kommunikationsfehlern
Wenn es Probleme bei der Kommunikation gibt, sorgt eine Entschuldigung häufig schnell dafür, dass das Kundenvertrauen wiederhergestellt wird. Unabhängig davon, ob es sich um menschliches Versagen oder ein technisches Problem mit dem Kommunikationskanal handelt: Sie können das Wohlwollen der Kund:innen zurückgewinnen, wenn Sie das Problem beim Namen nennen und transparent kommunizieren.
Betreff: Für unsere Fehlkommunikation möchten wir uns entschuldigen
Sehr geehrte(r) [Kundenname],
Ich möchte mich für die Fehlkommunikation vom [Datum] bezüglich [Problem] entschuldigen. Wir arbeiten aktiv an der Lösung dieses Problems und werden Sie so schnell wie möglich darüber informieren, wie wir ein erneutes Auftreten dieses Problems verhindern werden. Als kleine Wiedergutmachung möchten wir Ihnen [eine Lösung/einen Rabatt/usw.] anbieten.
Wenn Sie weitere Fragen oder Anmerkungen haben, wenden Sie sich bitte unter [Kontaktdaten] an unser Kundenservice-Team. Wir danken Ihnen für Ihr Verständnis und Ihre Unterstützung bei der Verbesserung unserer Kommunikationsstandards.
Viele Grüße
[Ihr Name]
[Ihre Position]
[Name des Unternehmens]
[Kontaktdaten]
6. Entschuldigungsschreiben bei Abrechnungs- oder Preisauszeichnungsfehlern
Sprechen Sie Fehler bei der Rechnungsstellung oder Preisauszeichnung in einem Entschuldigungsschreiben an. So stehen Sie zu Ihren Fehlern, versprechen, dass Sie das Problem beheben, und sorgen für Transparenz. Außerdem zeigen Sie so, wie wichtig Ihrem Unternehmen eine saubere und genaue Rechnungsstellung ist. Das trägt dazu bei, das Kundenvertrauen zu erhalten.
Betreff: Bitte um Entschuldigung für [Rechnungsstellung oder Preis]
Sehr geehrte(r) [Kundenname],
Ich entschuldige mich für die/den jüngste[n] [Rechnungsstellung oder Preis] in Ihrer Transaktion bei [Name des Unternehmens]. Genauigkeit und Transparenz zu gewährleisten, hat für uns Priorität. Ich möchte mich bei Ihnen für etwaige Unannehmlichkeiten entschuldigen.
Wir befassen uns aktiv mit diesem Problem und [bieten Sie eine Lösung, einen Rabatt usw. an]. Wenn Sie Hilfe benötigen, wenden Sie sich unter [Kontaktdaten] direkt an mich.
Wir danken Ihnen für Ihr Verständnis und dafür, dass Sie uns darin unterstützen, unsere Abläufe zu verbessern.
Viele Grüße
[Ihr Name]
[Ihre Position]
[Name des Unternehmens]
[Kontaktdaten]
7. Entschuldigungsschreiben bei mangelhaften Produkten
Eine Entschuldigung bei fehlerhaften Produkten ist wichtig, um Verantwortung, Einfühlungsvermögen und Einsatz für die Produktqualität unter Beweis zu stellen. So zeigen Unternehmen auch, dass sie in der Lage sind, Probleme umgehend zu lösen. Auf diese Weise können Sie häufig die Kundenzufriedenheit und das Vertrauen der Kund:innen wiederherstellen.
Betreff: Bitte um Entschuldigung
Sehr geehrte(r) [Kundenname],
Ich möchte mich für die Unannehmlichkeiten entschuldigen, die durch das defekte Produkt verursacht wurden, das Sie von [Name des Unternehmens] erhalten haben. Wir sind stolz darauf, hochwertige Produkte zu liefern, und es tut uns leid zu erfahren, dass das Produkt, das Sie erhalten haben, nicht unseren hohen Ansprüchen gerecht wurde.
Ihre Zufriedenheit hat für uns oberste Priorität, und wir werden uns bemühen, dieses Problem umgehend zu beheben. Als Wiedergutmachung für die entstandenen Unannehmlichkeiten möchten wir Ihnen [Angebot von Ersatz für das defekte Produkt/einer vollständigen Rückerstattung/eines Geschenkgutscheins für den nächsten Einkauf usw.] anbieten. Außerdem versichern wir Ihnen, dass wir sofort Maßnahmen ergriffen haben, um das Problem zu prüfen und ähnliche Vorkommnisse in Zukunft zu verhindern.
Wir danken Ihnen für Ihre Geduld und Ihr Verständnis, während wir mit Hochdruck daran arbeiten, diese Angelegenheit für Sie zu klären. Vielen Dank für Ihre anhaltende Unterstützung. Wir freuen uns darauf, Ihnen in Zukunft noch besseren Service bieten zu können.
Viele Grüße
[Ihr Name]
[Ihre Position]
[Name des Unternehmens]
[Kontaktdaten]
8. Entschuldigungsschreiben von Führungskräften bei einem an sie weitergeleiteten Problem
Wenn sich eine Führungsperson für ein Problem entschuldigt, das an sie weitergeleitet wurde, zeugt das von Verantwortungsbewusstsein und Kundennähe. Das Entschuldigungsschreiben zielt darauf ab, das Vertrauen in die Unternehmensführung wiederherzustellen. Sie zeigen damit, dass Sie zuverlässig arbeiten, sich persönlich um Ihre Kund:innen kümmern und Verantwortung übernehmen.
Betreff: Unsere Wiedergutmachung
Sehr geehrte(r) [Kundenname],
Ich schreibe Ihnen, um mich aufrichtig für die unangenehme Erfahrung zu entschuldigen, die Sie mit [Name des Unternehmens] gemacht haben.
Als [Position/Titel] bei [Name des Unternehmens] übernehme ich die volle Verantwortung für eine beständig positive und nahtlose Customer Experience. Ich bedauere, dass Ihr letzter Kontakt mit uns zu Unzufriedenheit und Frustrationen geführt hat.
Ihre Erfahrung entspricht nicht unseren hohen Servicestandards. Als Wiedergutmachung möchten wir Ihnen [Angebot einer Rückerstattung/eines Rabatts auf den nächsten Einkauf/einer kostenlosen Lieferung bei der nächsten Bestellung] anbieten.
Wenn Sie diese Angelegenheit weiter besprechen oder zusätzliches Feedback geben möchten, wenden Sie sich unter [Kontaktdaten] bitte direkt an mich. Wir würden uns freuen, von Ihnen zu hören. Vielen Dank für Ihre Geduld und für die Möglichkeit zur Wiedergutmachung. In Zukunft werden wir uns bemühen, Ihnen einen noch besseren Service zu bieten.
Viele Grüße
[Ihr Name]
[Ihre Position]
[Name des Unternehmens]
[Kontaktdaten]
9. Entschuldigungsschreiben bei verspäteter oder verzögerter Zustellung
Mit einer professionellen Entschuldigung in schriftlicher Form zeigen Sie bei einer verspäteten oder verzögerten Lieferung, dass Sie Verantwortung übernehmen und dass Sie sich dessen bewusst sind, welche Unannehmlichkeiten für Ihre Kund:innen entstanden sein könnten. Unternehmen sollten auch erklären, wie sie ihre Lieferprozesse zukünftig verbessern möchten. Das hilft, um die Kundenzufriedenheit wiederherzustellen.
Betreff: Bitte um Entschuldigung für Ihre verspätete Lieferung
Sehr geehrte(r) [Kundenname],
Ich möchte mich für die Verzögerungen bei der Lieferung Ihrer letzten Bestellung bei [Name des Unternehmens] entschuldigen.
Wir bei [Name des Unternehmens] wissen, wie wichtig es ist, pünktlich und zuverlässig zu liefern. Ich bedauere deshalb sehr, dass [Umstände, die zur Verzögerung geführt haben, z. B. logistische Probleme, hohe Nachfrage usw.] zu dieser unerwarteten Verzögerung geführt haben.
Wir entschuldigen uns aufrichtig für die Unannehmlichkeiten und Enttäuschungen, die diese Verzögerung verursacht haben mag. Wir sind uns bewusst, dass eine solche Verzögerung sich auf Ihre Planung auswirken kann. Deshalb versichern wir Ihnen, dass wir unverzüglich Schritte einleiten, um den Lieferprozess zu beschleunigen und ähnliche Vorfälle in Zukunft zu vermeiden.
Um Ihnen zu zeigen, wie wichtig uns Ihre Zufriedenheit ist, möchten wir Ihnen [Angebot einer Rückerstattung/eines Rabatts auf den nächsten Einkauf/einer kostenlosen Lieferung bei der nächsten Bestellung usw.] anbieten. Darüber hinaus überwachen wir den Status Ihrer Bestellung genau und informieren Sie regelmäßig über den aktuellen Stand, bis die Lieferung bei Ihnen eingetroffen ist.
Wenn Sie diese Angelegenheit weiter besprechen oder zusätzliches Feedback geben möchten, wenden Sie sich unter [Kontaktdaten] bitte direkt an mich. Wir würden uns freuen, von Ihnen zu hören. Vielen Dank für Ihre Geduld und für die Möglichkeit zur Wiedergutmachung. In Zukunft werden wir uns bemühen, Ihnen einen noch besseren Service zu bieten.
Viele Grüße
[Ihr Name]
[Ihre Position]
[Name des Unternehmens]
[Kontaktdaten]
10. Entschuldigungsschreiben für den ineffizienten Umgang mit Beschwerden
Wenn Sie sich förmlich für die fehlerhafte Bearbeitung von Beschwerden entschuldigen, räumen Sie so Ihr Fehlverhalten ein und zeigen die Bereitschaft, aus diesen Fehlern zu lernen. Das kann dazu beitragen, das Vertrauen der Kunden wiederherzustellen. Unternehmen können auch Kundenbeschwerdesoftware verwenden, um negatives Feedback zu verarbeiten und die Lösungsverfahren in Zukunft zu optimieren.
Betreff: Es geht auch besser
Sehr geehrte(r) [Kundenname],
Wir möchten uns für unseren Umgang mit [kürzlicher Interaktion/Beschwerde] entschuldigen. Wir bei [Name des Unternehmens] schätzen jede Interaktion mit unseren Kund:innen und bedauern deshalb, dass Ihre jüngste Beschwerde nicht die Aufmerksamkeit und Lösung erhalten hat, die sie verdient hätte.
Wir entschuldigen uns für jegliche Frustrationen oder Unannehmlichkeiten, die unser Team bei Ihnen verursacht hat. Ihre Anliegen sind uns wichtig, und wir möchten sie schnell und wirksam bearbeiten. Deshalb ergreifen wir umgehend Maßnahmen, um die schwierige Situation zu beheben und sicherzustellen, dass wir in Zukunft besser damit umgehen.
Als Wiedergutmachung möchten wir Ihnen [eine(n) persönliche Lösung/Rückerstattung/Geschenkgutschein/Rabatt usw.] anbieten. Außerdem führen wir zusätzliche Schulungen und Verfahren ein, um den Umgang mit Beschwerden in Zukunft zu verbessern.
Wir danken Ihnen für Ihr Verständnis und für die Möglichkeit zur Wiedergutmachung. Wir wissen Ihre anhaltende Unterstützung zu schätzen und hoffen, dass wir Ihr Vertrauen in unsere Dienstleistungen zurückgewinnen können.
Viele Grüße
[Ihr Name]
[Ihre Position]
[Name des Unternehmens]
[Kontaktdaten]
11. Entschuldigungsschreiben für Serviceausfälle oder Störungen
Indem Sie Serviceausfälle und Störungen in einem Entschuldigungsschreiben ansprechen, übernehmen Sie die Verantwortung. Außerdem haben Sie so die Gelegenheit, Ihr Bedauern über so entstandene Unannehmlichkeiten auszudrücken. Sie können Ihren Kund:innen in diesem Zusammenhang versichern, dass Sie sich bemühen, zukünftige Störungen zu vermeiden. Dies kann dazu beitragen, das Vertrauen in die Zuverlässigkeit Ihrer Dienstleistungen wiederherzustellen.
Betreff: Bitte um Entschuldigung für die jüngsten [Ausfälle]
Sehr geehrte(r) [Kundenname],
Ich möchte mich für den jüngsten Serviceausfall entschuldigen, der Ihr [Service/Produkt] betroffen hat.
Wir bei [Name des Unternehmens] wissen, wie wichtig ein zuverlässiger und unterbrechungsfreier Service ist, und bedauern alle Unannehmlichkeiten, die Ihnen durch die Unterbrechung entstanden sein könnten. Wir sind uns dessen bewusst, wie ärgerlich und folgenschwer Serviceausfälle für Ihren Betrieb sein können.
Leider kam es aufgrund von [erklären Sie kurz die Ursache des Ausfalls, sofern bekannt, z. B. technische Probleme, Wartungen usw.] zu einer unerwarteten Unterbrechung unserer Dienste. Wir ergreifen umgehend Maßnahmen, um solche Vorkommnisse in Zukunft zu verhindern.
Um Ihnen zu zeigen, wie wichtig uns Ihre Zufriedenheit ist, möchten wir [Angebot einer Rückerstattung/Serviceerweiterung/eines Rabatts auf das nächste Abo usw.]. Außerdem arbeitet unser technisches Team auf Hochtouren daran, die volle Funktionalität wiederherzustellen und die Zuverlässigkeit unserer Dienste zu verbessern.
Wir wissen Ihre Geduld und Ihr Verständnis sehr zu schätzen. Sollten Sie weitere Bedenken oder Fragen haben, wenden Sie sich bitte unter [Kontaktdaten] an unser Support-Team.
Wir danken Ihnen und freuen uns darauf, Ihnen in Zukunft einen noch besseren Service bieten zu können.
Viele Grüße
[Ihr Name]
[Ihre Position]
[Name des Unternehmens]
[Kontaktdaten]
12. Entschuldigungsschreiben bei Problemen mit Erstattungen oder Rückgaben
Eine Entschuldigung bei Problemen mit Rückerstattungen oder Rücksendungen bietet die Gelegenheit, Verständnis für den Ärger der Kund:innen auszudrücken, eine rasche Lösung zuzusichern und zu kommunizieren, wie Rückerstattungs- und Rückgabeprozesse zukünftig verbessert werden sollen. Ziel ist es, das Vertrauen der Kund:innen in das Unternehmen zurückzugewinnen.
Betreff: Bitte um Entschuldigung für die [Verzögerung/Probleme] mit Ihrer [Rückerstattung/Rückgabe]
Sehr geehrte(r) [Kundenname],
Ich schreibe Ihnen, um mich für die Unannehmlichkeiten und Ärgernisse zu entschuldigen, die Sie bezüglich der [Verzögerungen/Probleme] mit Ihrer [Rückerstattung/Rückgabe] bei [Name des Unternehmens] erlebt haben.
Ihre Zufriedenheit hat für uns oberste Priorität, und wir arbeiten aktiv an der Lösung des Problems. Wir haben umgehend Schritte unternommen, um die Bearbeitung Ihrer [Rückerstattung/Rückgabe] zu beschleunigen und sicherzustellen, dass wir solche [Verzögerungen/Probleme] umgehend korrigieren.
Als Entschädigung für die Unannehmlichkeiten bieten wir Ihnen [Angebot wie Geschenkgutschein oder Rabatt auf den nächsten Einkauf] an.
Sollten Sie weitere Fragen oder Aktualisierungswünsche haben bzw. Unterstützung benötigen, wenden Sie sich bitte unter [Kontaktdaten] an unser engagiertes Kundenserviceteam. Wir danken Ihnen für Ihr Feedback und Ihre Geduld, während wir an der Problembehebung arbeiten.
Viele Grüße
[Ihr Name]
[Ihre Position]
[Name des Unternehmens]
[Kontaktdaten]
13. Entschuldigungsschreiben bei fehlenden Artikeln
Haben Sie einen Artikel einmal nicht vorrätig, sollten Sie sich schriftlich entschuldigen. So zeigen Sie, dass Sie Verständnis für die Unannehmlichkeiten Ihrer Kund:innen aufbringen. Außerdem können Sie alternative Lösungen bewerben oder Entschädigungen anbieten. Sie sollten außerdem aufzeigen, wie Sie künftig Lagerprobleme vermeiden werden. Das kann Unternehmen dabei helfen, trotz knapper Bestände die Kundenzufriedenheit aufrechtzuerhalten.
Betreff: Ihr gewünschter Artikel ist leider nicht mehr vorrätig
Sehr geehrte(r) [Kundenname],
Ich möchte mich aufrichtig für die Unannehmlichkeiten entschuldigen, die Ihnen durch die Nichtverfügbarkeit von [spezifische(r) Artikel] entstanden sind, die Sie kürzlich bei [Name des Unternehmens] kaufen wollten.
Wir sind uns der Unannehmlichkeiten und der Enttäuschung bewusst, die entstehen kann, wenn ein Artikel unerwarteterweise nicht mehr auf Lager ist. Wir bei [Name des Unternehmens] sind bestrebt, den Lagerbestand aufrechtzuerhalten, um die Bestellungen unserer Kund:innen pünktlich zu erfüllen. Aufgrund von Umständen, die sich unserer Kontrolle entziehen, ist [Artikel] jedoch vorübergehend nicht auf Lager.
Um Ihnen zu zeigen, wie wichtig uns Ihre Zufriedenheit ist, möchten wir Ihnen [Alternative oder ähnliches Produkt/Gutschein, um das Produkt später zum selben Preis zu kaufen usw.] anbieten. Außerdem versichern wir Ihnen, dass wir aktiv Schritte unternehmen, um ähnliche Vorfälle in Zukunft zu verhindern. Sollten Sie weitere Fragen oder Bedenken haben, wenden Sie sich bitte unter [Kontaktdaten] an unser Customer Success Team.
Vielen Dank für Ihre anhaltende Unterstützung. Wir freuen uns darauf, Ihnen in Zukunft einen besseren Service bieten zu können.
Viele Grüße
[Ihr Name]
[Ihre Position]
[Name des Unternehmens]
[Kontaktdaten]
14. Entschuldigungsschreiben für unglücklich verlaufene Mitarbeiterinteraktionen
Wenn ein Kontakt mit Mitarbeiter:innen negativ verlaufen ist, sollten Sie im Rahmen eines Entschuldigungsschreibens Ihr ehrliches Bedauern ausdrücken. Sie sollten darin Maßnahmen aufzeigen, die Sie zur Behebung dieser Probleme in Zukunft einleiten möchten. So zeigen Sie, dass Ihrem Unternehmen ein höflicher und respektvoller Umgang mit Kund:innen wichtig ist. Das ist entscheidend für die Wiederherstellung des Vertrauens und der Loyalität der Kund:innen.
Betreff: Bitte um Entschuldigung für negative Erfahrung mit unserem Unternehmen
Sehr geehrte(r) [Kundenname],
Ich möchte mich für die unglücklich verlaufene Interaktion entschuldigen, die Sie am [Datum] über [Kommunikationskanal] mit einem Mitglied unseres Teams erlebt haben.
Wir bei [Name des Unternehmens] legen großen Wert auf außergewöhnlichen Service und positive Customer Experiences. Dass Ihre Interaktion mit einem Teammitglied nicht unseren Höflichkeits- und Professionalitätsstandards entsprach, tut uns wirklich leid.
Wir versichern Ihnen, dass Ihre Erfahrungen nicht mit unseren Ansprüchen übereinstimmen und unseren Einsatz für hervorragenden Service nicht widerspiegeln. Wir haben umgehend Schritte eingeleitet, um den Vorfall zu prüfen. Für unsere Teammitglieder haben wir zusätzliche Schulungen und Trainings eingeleitet, um solche Vorfälle in Zukunft zu verhindern.
Um Ihr Vertrauen zurückzugewinnen und Ihre anhaltende Zufriedenheit zu gewährleisten, möchten wir Ihnen [Angebot eines Rabatts auf den nächsten Einkauf/eines kostenlosen Services/einer Geste des guten Willens usw.] anbieten. Sollten Sie diese Angelegenheit weiter besprechen oder uns zusätzliches Feedback geben wollen, zögern Sie bitte nicht, uns direkt unter [Kontaktdaten] zu kontaktieren.
Wir danken Ihnen für Ihr Verständnis und Ihre fortlaufende Unterstützung.
Viele Grüße
[Ihr Name]
[Ihre Position]
[Name des Unternehmens]
[Kontaktdaten]
15. Entschuldigungsschreiben bei Stornierungen von Dienstleistungen oder Terminen
In einem Entschuldigungsschreiben können Unternehmen zeigen, dass sie verstehen, welche Unannehmlichkeiten entstanden sind. Außerdem können sie neue Lösungen anbieten und erklären, wie sie Absagen in Zukunft minimieren möchten. Das Schreiben zielt darauf ab, die Zufriedenheit und Loyalität der Kund:innen zu erhalten.
Betreff: Bitte um Entschuldigung für unsere Absage Ihres [Services/Termins] am [Datum]
Sehr geehrte(r) [Kundenname],
Ich möchte mich für die unerwartete Absage Ihres [Services/Termins] am [Datum] entschuldigen.
Wir wissen den Wert Ihrer Zeit zu schätzen und wir bedauern alle Unannehmlichkeiten, die Ihnen durch diese Absage entstanden sind.
[Optional: Erklären Sie kurz den Grund für die Absage, aber gehen Sie nicht zu sehr ins Detail, falls dies nicht nötig ist. Sie könnten zum Beispiel unvorhergesehene Umstände, logistische Schwierigkeiten oder andere relevanten Gründe nennen.]
Unser Einsatz für hervorragenden Service ist ungebrochen. Wir werden umgehend Schritte unternehmen, um die Situation zu prüfen. Unter anderem werden wir [beschreiben Sie die vorgeschlagene Lösung oder Aktion, mit der Sie das Problem beheben möchten, im Detail].
Wenn Sie Bedenken haben oder Hilfe benötigen, können Sie uns gerne unter [Kontaktdaten] kontaktieren.
Wir danken Ihnen für Ihr Verständnis und Ihre Unterstützung und freuen uns darauf, Ihnen in Zukunft einen besseren Service bieten zu können.
Viele Grüße
[Ihr Name]
[Ihre Position]
[Name des Unternehmens]
[Kontaktdaten]
16. Entschuldigungsschreiben für den Kund:innen entstandene Unannehmlichkeiten
Dieses Entschuldigungsschreiben hilft Unternehmen dabei, mit Situationen umzugehen, in denen Kund:innen Schwierigkeiten bezüglich Produkten, Dienstleistungen oder Supportinteraktionen erlebt haben. Um die Kundenzufriedenheit aufrechtzuerhalten, sollten Sie Ihren Einsatz für nahtlose Customer Experiences bekräftigen. Außerdem können Sie in einem solchen Schreiben ein Engagement für nahtlose Erlebnisse bekräftigen und ein attraktives Angebot oder einen Rabatt einräumen und so die Unannehmlichkeiten kompensieren.
17. Entschuldigungsschreiben zur Fehlerbehebung
In diesem Schreiben werden Fehler des Unternehmens eingeräumt und Abhilfemaßnahmen dargelegt. So beweist man Transparenz, übernimmt Verantwortung und überzeugt die Kund:innen davon, dass ähnliche Fehler in Zukunft mithilfe bestimmter Maßnahmen vermieden werden.
18. Entschuldigungsschreiben für ungelöste Probleme
Wenn länger keine Lösung für die Probleme der Kund:innen gefunden wird, drückt dieses Schreiben aufrichtiges Bedauern aus und beschreibt die Sofortmaßnahmen, die das Unternehmen ergreift, um die ausstehenden Probleme anzugehen und zu lösen. Dies ist entscheidend für die Wiederherstellung der Kundenbeziehung und -bindung.
19. Entschuldigungsschreiben für wiederkehrende Probleme
In diesem Schreiben, das dann zum Tragen kommt, wenn Probleme fortbestehen, lassen sich wiederkehrende Probleme entschuldigen und strategische Maßnahmen zum weiteren Fortbestehen skizzieren. Das kann einen wichtigen Beitrag leisten, wenn es darum geht, Kundenabwanderung zu vermeiden.
20. Entschuldigungsschreiben bei Sicherheitsproblemen
In Fällen, in denen Sicherheitsbedenken im Raum stehen, wird in diesem Schreiben aufrichtiges Bedauern für mögliche Risiken oder Unannehmlichkeiten zum Ausdruck gebracht. Die unmittelbaren Schritte, die zur Verbesserung der Sicherheitsvorkehrungen unternommen werden, sollen darin thematisiert werden. Außerdem vermittelt man Kund:innen darin die Gewissheit, dass sich das Unternehmen für die Sicherheit ihrer Daten einsetzt. Dies kann dazu beitragen, das Vertrauen Ihrer Kund:innen wiederherzustellen.
21. Entschuldigungsschreiben für nicht erfüllte Produkt- oder Dienstleistungserwartungen
Dieses Schreiben können Sie benutzen, um Unzulänglichkeiten einzuräumen, die bei der Bereitstellung des erwarteten Produkts oder der erwarteten Dienstleistung aufgefallen sind. Sie sollten darin Ihr aufrichtiges Bedauern ausdrücken. Außerdem sollten Maßnahmen zur Qualitätsverbesserung angesprochen werden, die das Unternehmen ergreifen wird. Das Vertrauen und die Zufriedenheit der Kund:innen können so im besten Fall wiederhergestellt werden.
22. Entschuldigungsschreiben für die Erteilung falscher Informationen
Mit diesem Schreiben räumt das Unternehmen Fehler ein und entschuldigt sich für etwaige Verwirrungen oder Unannehmlichkeiten, die durch ungenaue Angaben entstanden sind. Die Bedeutung, die eine korrekte Kommunikation für das Unternehmen hat, wird darin betont. Außerdem sollten Sie die Verantwortung für die Fehler übernehmen und Präventivmaßnahmen nennen.
23. Entschuldigungsschreiben der CEO bzw. Eigentümer:innen
Anhand dieses Schreibens können sich CEOs bzw. Inhaber:innen für einen Vorfall aufrichtig entschuldigen und ihren persönlichen Einsatz zur Lösung des Problems zum Ausdruck bringen. Das Entschuldigungsschreiben soll den Kund:innen die Gewissheit geben, dass sich das Unternehmen für Kundenzufriedenheit und kontinuierliche Verbesserung einsetzt.
24. Entschuldigungsschreiben für nicht zugestellte E-Mails
Mit diesem Schreiben können Sie sich für etwaige Unannehmlichkeiten entschuldigen, die entstanden sind, weil eine wichtige E-Mail nicht zugestellt wurde. Darin bringen Sie Ihr Bedauern über das Versäumnis zum Ausdruck. Wichtig ist auch, zu versichern, dass Sie sich unverzüglich um das Problem kümmern. Außerdem sollten Sie die Schritte nennen, die unternommen wurden, um zu gewährleisten, dass E-Mails in Zukunft rechtzeitig und zuverlässig zugestellt werden. So tragen Sie dazu bei, das Vertrauen der Empfänger:innen wiederherzustellen.
25. Folgekommunikation zum Entschuldigungsschreiben
Sie sollten nach einer Entschuldigung noch einmal mit einer E-Mail nachfassen. Das zeigt, dass man sich weiterhin um die Kundenbelange kümmert. Man kann darauf eingehen, wie weit die Problemlösung fortgeschritten ist, und darum bitten, weiterhin Rückmeldungen und Unterstützung zu geben. Dabei bekräftigt man allem voran, dass man sich seitens des Unternehmens verantwortlich für die Lösung des Problems fühlt und weiterhin offen kommunizieren möchte.
Häufig gestellte Fragen
Entschuldigungsschreiben leicht gemacht
Diese Entschuldigungsschreiben sind mögliche Beispiele für effektive Reaktionen auf Kundenbeschwerden. Sie können dazu beitragen, dass Sie sich aus einer verzwickten Lage herausbringen und wieder die Oberhand gewinnen. Verwenden Sie unsere Vorlagen (oder eine unserer anderen E-Mail-Vorlagen für den Kundenservice oder Vorlagen für Call-Center-Skripte), wenn Sie schnell und ehrlich reagieren, die Dinge wieder ins Lot bringen und die Customer Experience verbessern möchten. Die Vorlagen ersparen Ihrem Supportteam Zeit, sodass es sich auf die Unterstützung der Kund:innen und die Bereitstellung zeitnaher Lösungen konzentrieren kann. Das führt zu einer höheren Kundenzufriedenheit (CSAT) – und weitere Entschuldigungen sind bald kaum noch nötig.
