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CRM Lösung: Die beste Software für Ihr Unternehmen 

Veröffentlicht 9. September 2021
Zuletzt aktualisiert: 9. September 2021

CRM Lösungen sind aus dem heutigen Geschäftsalltag eines modernen Unternehmens nicht mehr wegzudenken. Es hilft Kundendaten zu organisieren, unterstützt Ihr Vertriebsteam und ermöglicht es Ihnen eine starke Kundenbindung aufzubauen. Es wird abteilungsübergreifend genutzt und dient als Bindeglied Ihres Unternehmens. 

Mit dem richtigen CRM System können Sie Ihre Abläufe glätten, das Customer Lifetime Value (CLV) erhöhen und selbst die Arbeitsmoral Ihrer Mitarbeiter starken. Doch CRM-Lösung ist nicht gleich CRM-Lösung. Bieten sich CRM Cloud-Lösungen für Ihr Unternehmen eher an als eine Server-Variante? Nutzen Sie andere Systeme, welche Sie integrieren sollten? Diese und viele weitere Fragen erschweren die Suche nach dem richtigen System für Sie.

Mit diesem Guide führen wir Sie durch eine Anzahl an Entscheidungspunkte, welche für die Wahl der richtigen CRM Lösung essenziell sind. 

CRM Lösungen: Welche ist die richtige für Sie?

Bei der Suche nach der richtigen CRM Plattform gibt es grundlegende Fragen zu Ihrem Unternehmen und Ihren Zielen, welche Sie für sich beantworten sollten, um eine genauere Vorstellung davon zu bekommen was Sie brauchen. Die wichtigsten Fragen, welche Sie vorab beantworten sollten sind die folgenden: 

  1. Welches sind die Ziele für Ihre CRM Lösung?
  2. Wie groß ist Ihr Unternehmen und was sind Ihre Wachstumsziele?
  3. Was ist Ihr Budget?
  4. Bevorzugen Sie eine Cloud-Lösung oder eine Server-Variante?
  5. Wo und auf welchen Geräten werden Sie Ihr CRM nutzen?

Diese Fragen vereinfachen und strukturieren Ihre Suche nach der richtigen Lösung. Lassen Sie uns nun etwas in die Tiefe gehen.

1. Was sind die Ziele für Ihre CRM Lösung?

CRM Systeme sind vielfältig anwendbar und verschiedene Systeme von unterschiedlichen Anbietern weisen Stärken und Schwächen in anderen Bereichen auf. Deshalb ist es wichtig, dass Sie sich im ersten Schritt bewusst machen, welche Probleme Sie beheben oder verbessern möchten. Denn die Zufriedenheit und der Erfolg mit Ihrem System hängt nicht nur von dem Produkt selbst ab, sondern auch davon, wie gut es auf Ihre Bedürfnisse abgestimmt ist. 

Trotz der Produktvielfalt im Bereich der CRM-Tools, gibt es einen gewissen Standard, welche jede Lösung Ihnen bieten sollte:

  • Funktional - Dashboards, Reports, Forecasting-Funktionen, Integrationen mit anderen Systemen und Automationsprozesse. All diese CRM-Funktionen sind essenziell für Ihre Vertreter und Customer Service Mitarbeiter. 
  • Mobil - Ihr CRM sollte eine native Mobile App unterstützen, damit Ihre Mitarbeiter immer Zugriff darauf haben.
  • Sicher - Ihr Unternehmen arbeitet mit Menge an Kundendaten. Ihr System sollte ein sicherer Lagerort und GDPR-konform sein.
  • Simpel - Nutzer-Adoption ist entscheidend für CRM Erfolg. Seien Sie sich sicher, dass ihre CRM Lösung intuitiv zu bedienen ist. 

idmen wir uns jetzt Ihren  ZielenDer größte Fehler beim Kauf eines CRM-Systems ist es, sich auf die Suche nach einem System zu machen, ohne Ihre Ziele definiert zu haben. 

Hier sind eine Reihe an Fragen, die Sie sich stellen können, um Ihre Suche zu starten. Vielleicht brauchen Sie nur eine davon. Vielleicht auch alle. Was soll Ihr CRM System für Sie erreichen?

  • Ihr Unternehmen zentralisieren und organisierter machen?
  • Vertriebs- und Unternehmens-Insights generieren, welche Sie profitabler machen?
  • Ihre Kontakte, Leads, Verhandlungen und Konversationen speichern?
  • Ihr Unternehmen skalieren und produktiver machen?

Nun schauen Sie sich die Tools und Programme an, welche Sie derzeit benutzen. Was funktioniert gut und was sollte verbessert werden? Wo sind Lücken, welche gefüllt werden könnten? Darüber hinaus denken Sie immer an die Zukunft. Was sind die Bedürfnisse, welche Ihr Unternehmen in ein paar Jahren haben wird?

2. Wie groß ist Ihr Unternehmen und was sind Ihre Wachstumsziele?

Sie sollten sich deutlich machen, wie groß Ihr Unternehmen gerade ist und wie es sich wohl in den nächsten Jahren entwickeln wird. Die Größe eines Unternehmens kann entscheidend für den Fit einer CRM Lösung sein, da Sie verschiedene Ansprüche in Bereichen wie Datenlagerung, Flexibilität oder Implementation haben. Wir haben Unternehmensgrößen in drei Kategorien eingeordnet.

  • Kleinunternehmen - Sind Sie ein kleines Unternehmen mit nur einer Handvoll Mitarbeiter? Dann sollten Sie auf der Suche nach einer Lösung sein, welche erschwinglich und flexibel ist, damit Sie Ihr System auf dem Weg zum Wachstum beibehalten können und nicht regelmäßig das System ändern müssen.
  • Mittelständiges Unternehmen - Als mittelständiges Unternehmen kommen Ihnen Automationsprozesse zu gute, welche Ihre Mitarbeitenden vor lästigen und repetitiven Aufgaben schützt und sie sich dadurch besser auf das wesentliche konzentrieren können. 
  • Konzerne - Großunternehmen werden ebenfalls von glatten Automationsprozessen profitieren. Darüber hinaus sind die Datenlagerungslösungen ein weiterer Faktor, welcher interessant für Sie sein könnte und auch die Implementationskosten und -bemühungen sind entscheidend.

3. Was ist Ihr Budget?

Ihr Budget ist ein weiterer limitierender Faktor.. Angebote variieren nicht nur in Preishöhe, sondern auch in Preisstruktur: Monatliche Zahlungen, Pro-Kopf Zahlungen oder einmalige Kosten - Es gibt viel zu beachten. Wichtig ist, dass Sie sich deutlich machen wie viel Sie ausgeben können und mit diesem Betrag die bestmögliche Lösung für Sie finden. 

Damit Sie nicht auf unerwarteten Kosten sitzen bleiben sind die folgenden wichtigen Fragen, welche Sie sich bezüglich des Preises Ihres Systems stellen sollten: 

  • Wie sieht der Implementierungsprozess aus?
    Implementations- und Schulungskosten sind oft nicht im Kaufpreis enthalten. Falls Sie es nicht sind, stellen Sie sicher, ob ein Außenstehender dies übernehmen muss oder ob dies intern gelöst werden kann.
  • Wie viele komplementäre Systeme benötige ich?
    Manche Anbieter berechnen Extrakosten für Integrationen wie Live Chat, Email-Tracking oder Reporting.
  • Kann es mit meinem Unternehmen wachsen?
    Ziehen Sie die Software-Architektur, den Support, den Preisplan und alle nötigen Funktionalitäten in Betracht, welche mit dem Wachstum Ihres Unternehmens mithalten müssen. Wie viel werden Sie zusätzlich investieren müssen? 

Eine realistische Budgetvorstellung zu haben wird Ihnen helfen sich zwischen der Vielfalt an Anbietern zu entscheiden. 

4. Bevorzugen Sie eine CRM Cloud-Lösung oder eine Server-Variante?

Damit kommen wir zu der Frage, ob Sie eine cloudbasierte online CRM Lösung suchen oder ein System, welches auf den Servern Ihres Unternehmens gehostet wird. Auch hier ist ausschlaggebend, wie sich Ihr Unternehmen in der Zukunft entwickeln wird. 

Mehr und mehr Unternehmen entscheiden sich für Cloud-Lösungen, da das Arbeitsumfeld immer mobiler, globaler und flexibler wird. Mitarbeiter sind in der Lage von überall auf der Welt auf Ihr System zuzugreifen. Alles, was sie brauchen, ist eine Internetverbindung. Darüber hinaus sprechen niedrigere Investitionskosten, selbstaktualisierende Systeme und automatisierte Update-Prozesse für eine Cloud Lösung

Benutze Ihre Mitarbeiter unterschiedliche Betriebssysteme? Ein weiterer Grund, um sich für die Cloud zu entscheiden, da Ihr System im Browser lebt wird und somit auf verschiedensten Geräten genutzt werden kann. 

5. Wo und auf welchen Geräten werden Sie Ihr CRM nutzen?

 Eine weitere grundlegende Entscheidung, die jedoch oft übersehenwird und zu bösen Überraschungen führen kann: Ihr CRM sollte auf einer Vielzahl an Geräten zugreifbar sein. Hierbei gilt es, dass die Software nicht nur “funktionieren” soll, sondern auf die Geräte optimiert ist. 

Die Vorteile einer Cloud Lösung mit einer nativen Mobile und Tablet App sind deutlich:

  • Updates und Kommunikation gibt es in Echtzeit.
  • Produktivität ist durch den Zugang zu Kalendern, Kontaktinformation und Notizen erhöht. 
  • Daten können von überall eingetragen werden und der Nutzer muss nicht erst ins Büro oder an seinen Rechner. 

Informieren Sie sich darüber, welche Geräte Ihre Mitarbeitenden nutzen und ob sich dies in der Zukunft ändern könnte. Nutzen Sie Tablets? Welche Betriebssysteme nutzen Sie? IOS? Android? All diese Informationen können Ihnen in Ihrem Entscheidungsprozess helfen.

Die richtige Lösung ist die, die zu Ihrem Unternehmen passt

Nun, dass Sie Ihre Voraussetzungen und Bedürfnisse definiert haben, fangen Sie an sich umzuschauen. Hierfür haben wir zwei weitere Tipps: 

  • Schauen Sie was Ihre Peers und Konkurrenten nutzen.
    Fragen Sie direkt oder informieren Sie sich auf Social Media oder Plattformen wie Quora oder Reddit.
  • Was sagen renommierte Research-Institute wie Forrester und Gartner, die CRM-Technologie regelmäßig beobachten und  besprechen? 

Wie Sie im Laufe dieses Artikels sicher schon gemerkt haben, gibt es nicht die eine CRM Lösung, die gleichermaßen  für alle Unternehmen funktioniert. Jedes Unternehmen ist einzigartig und hat spezielle Bedürfnisse. Versuchen Sie die Lösung zu finden, welche diese Bedürfnisse so gut wie möglich abdeckt und sich innerhalb Ihres Budgets befindet. Achten Sie darauf, dass Sie nicht nur die richtige Lösung für den Status quo finden, sondern eine, die ihre Entwicklung in den nächsten Jahren unterstützt. 

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