Vorlage für die Personalplanung: 7 Beispiele + Tipps
Selbst die beste Strategie kann ohne eine umfassende Checkliste scheitern. Sehen Sie sich unsere sieben Vorlagen für die Personalplanung an, um Ihre Unternehmensstrategie zu optimieren.
Von Hannah Wren, Autor
Zuletzt aktualisiert: 26. März 2024
Was ist eine Vorlage für die Personalplanung?
Eine Vorlage für die Personalplanung ist ein Leitfaden, der einem Unternehmen hilft, seine Belegschaft auf die künftigen Ziele auszurichten. Anhand strategischer Fragen und Schritte können Unternehmen den aktuellen Status ihrer Mitarbeiter:innen bewerten und Perspektiven für Schulungen, Neueinstellungen, Nachfolgeplanung und vieles mehr ermitteln.
In der amerikanischen National Football League (NFL) gewinnen Mannschaften nicht einfach so den Superbowl.
Sicher, es gibt Starspieler und starke Offensivreihen, aber Meistertitel werden durch gut zusammengestellte Teams, klare Ziele sowie Strategien für den Spieltag gewonnen – alles Dinge, die viel Vorausschau, Planung und harte Arbeit erfordern.
Erfolgreiche Mannschaften rekrutieren und entwickeln neue Talente, erwerben wichtige Spieler durch Tausch und „Free Agency“ und planen die Zukunft, wenn Starspieler sich dem Ruhestand nähern. Teams, die den Meistertitel holen, folgen einem bewährten Schema, das Sie in Ihrem Unternehmen nachahmen können.
Vorlagen für die Personalplanung machen Unternehmen erfolgreich, indem sie die organisatorischen Ziele mit den geschäftlichen Anforderungen in Einklang bringen. Diese Vorlagen können bei Initiativen zur Ruhestandsplanung helfen, Qualifikationsdefizite bei einzelnen Mitarbeiter:innen und in Abteilungen aufdecken sowie ein Schlaglicht auf Kundenservice-Metriken werfen. Lesen Sie weiter, um zu erfahren, wie Sie mit Vorlagen zur Personalplanung eine Organisationsdynastie aufbauen können.
Darum geht es außerdem in diesem Leitfaden:
- Warum brauchen Sie eine Vorlage für die Personalplanung?
- 7 Vorlagen für die Personalplanung
- Vorlage für die strategische Personalplanung Vorlage für einen Personalentwicklungsplan
- Vorlage für eine Analyse von Qualifikationsdefiziten
- Vorlage für einen Übergangsplan bei Personalwechsel
- Vorlage für die Personalprognose
- Vorlage für eine individuelle Personalanalyse
- Vorlage für Personal im Kundenservice
- Wie Sie Ihrem Team eine Vorlage zur Personalplanung vorstellen
Warum brauchen Sie eine Vorlage für die Personalplanung?
Ein Unternehmen sollte Vorlagen für die Personalplanung verwenden, weil sie einen Rahmen für den organisatorischen Erfolg bieten.
Schließlich ist ein Unternehmen nur so erfolgreich wie sein Team. Daher ist es von entscheidender Bedeutung, die Produktivität der Mitarbeiter:innen, die Kompetenz der Belegschaft und die künftige Personalausstattung im Auge zu behalten. Vorlagen für die Personalplanung können in mehreren Schlüsselbereichen hilfreich sein:
- Planung von Neueinstellungen: Wenn Unternehmen künftige Personallücken erkennen, können sie Einstellungsinitiativen planen und umsetzen, um Personalfluktuation zu verhindern und eine optimale Anzahl von Mitarbeiter:innen zu halten.
- Schulungsmöglichkeiten: Anhand von Vorlagen kann ermittelt werden, wo Verbesserungen erforderlich sind, um die berufliche Entwicklung zu fördern und sicherzustellen, dass sich Mitarbeiter:innen kontinuierlich weiterentwickeln.
- Kündigungen und Pensionierungen: Mit einem durchdachten Plan können Unternehmen geplanten Personalabgängen durch die Suche nach Nachfolger:innen und die Umsetzung von Übergangsplänen entgegenwirken und so die Auswirkungen des Personalverlusts verringern.
- Organisatorische Planung: Wenn Personalverantwortliche mit Vorlagen für die Personalplanung langfristige Ziele stecken, können sie den Branchentrends voraus sein und ihre Marktstärke aufrechterhalten.
7 Vorlagen für die Personalplanung
Sehen wir uns nun sieben Planungsvorlagen an, die Sie bei Ihrer Personalstrategie unterstützen können.
- Vorlage für die strategische Personalplanung
- Vorlage für einen Personalentwicklungsplan
- Vorlage für eine Analyse von Qualifikationsdefiziten
- Vorlage für einen Übergangsplan bei Personalwechsel
- Vorlage für die Personalprognose
- Vorlage für eine individuelle Personalanalyse
- Vorlage für Personal im Kundenservice
1. Vorlage für die strategische Personalplanung
Am besten geeignet für die erstmalige Personalplanung
Wenn Sie zum ersten Mal einen Personalplan erstellen, müssen Sie Ihr Unternehmen aus allen Blickwinkeln betrachten. Unsere Vorlage für die strategische Personalplanung ermöglicht einen umfassenden Überblick über Ihre aktuellen und künftigen Ziele, Ihren Personalbedarf und Ihre Schulungsanforderungen. Mit diesem Wissen können Sie eine strategische Ausrichtung entwickeln und Initiativen umsetzen, um Ihr Unternehmen zu verbessern und eine moderne Employee Experience zu fördern.
2. Vorlage für einen Personalentwicklungsplan
Am besten geeignet für die Mitarbeiterentwicklung
Um auf dem Markt wettbewerbsfähig zu bleiben, müssen Unternehmen in ihre Mitarbeiter:innen investieren. Verwenden Sie diese Vorlage, um einzelne Mitarbeiter:innen zu bewerten, um ein Gefühl für ihre Karriereziele zu bekommen und um zu erfahren, welche Fortbildungen oder Maßnahmen sie brauchen. Dieser Entwicklungsplan kann auch bei der Bindung von Mitarbeiter:innen an das Unternehmen, bei der Identifizierung neuer Fähigkeiten und bei der Beschreibung der Employee Experience eine hilfreiche Rolle spielen.
3. Vorlage für eine Analyse von Qualifikationsdefiziten
Am besten geeignet zur Identifizierung von Fortbildungsmöglichkeiten für Mitarbeiter:innen und Teams
Mit dieser Vorlage können Unternehmen Lücken und Defizite bei den Kompetenzen der Mitarbeiter:innen und der gesamten Organisation identifizieren. Die Vorlage enthält Platz für den gewünschten Leistungsstand, Aktionspläne für Verbesserungen und Zeitpläne. Wenn ein Unternehmen die Fähigkeiten und Unzulänglichkeiten seiner Mitarbeiter:innen kennt, kann es ihnen durch Schulungen und Produktergänzungen helfen, ihre Aufgaben effektiver zu erfüllen.
4. Vorlage für einen Übergangsplan bei Personalwechsel
Am besten geeignet für geplante Pensionierungen und andere geplante Rollenänderungen
Wandel in der Belegschaft ist unvermeidlich. Unternehmen sollten gut auf Pensionierungen und Kündigungen vorbereitet sein, insbesondere bei Führungspositionen. Mit dieser Vorlage, die Checklisten und Übergangsdaten enthält, kann ein Unternehmen künftige Rollenänderungen planen, um sicherzustellen, dass neue Mitarbeiter:innen in ihren neuen Rollen direkt loslegen können.
5. Vorlage für die Personalprognose
Am besten geeignet für die Vorhersage des künftigen Arbeitskräftebedarfs
Unternehmen müssen auf interne und externe Trends vorbereitet sein, die sich auf das künftige Tagesgeschäft auswirken. Diese Vorlage enthält Informationen und Fragen, mit denen Sie die Demografie und den Status Ihrer Belegschaft umfassend analysieren können. Auf diese Weise können Sie wirksame Aktionspläne und Schulungsprogramme für sich und Ihre Mitarbeiter:innen erstellen.
6. Vorlage für eine individuelle Personalanalyse
Am besten geeignet für die Analyse einer Belegschaft auf einer individuelleren Ebene
Verwenden Sie die Vorlage für eine individuelle Analyse der Beschäftigten, um Ihre Belegschaft als Summe ihrer Teile zu bewerten. Geben Sie die Daten Ihrer Mitarbeiter:innen ein, um einen direkten Vergleich von Erfahrung, Qualifikationsniveau, Gehalt und mehr auf Team- und Abteilungsebene zu erhalten. Dieser Prozess kann Verbesserungsmöglichkeiten aufzeigen und Unternehmen dabei helfen, neue strategische Ziele zu setzen und Initiativen zur Mitarbeiterentwicklung umzusetzen – Faktoren, die das Engagement von Mitarbeiter:innen verbessern können.
7. Vorlage für Personal im Kundenservice
Am besten geeignet für die Prüfung der Qualität des Kundenservice in einzelnen Abteilungen
Die Bereitstellung einer hervorragenden Customer Experience (CX) sollte auf der Prioritätenliste jedes Unternehmens ganz oben stehen. Die Art und Weise, wie Sie Ihre Kund:innen behandeln und betreuen, wirkt sich direkt darauf aus, wie erfolgreich Sie bei der Akquise neuer Kund:innen und beim Aufbau langfristiger Beziehungen sind. Unsere Vorlage für Personal im Kundenservice enthält Informationen für die Analyse der sechs Metriken im Kundenservice, die jedes Supportteam nachverfolgen sollte.
Bringen Sie mit unserer Checkliste mehr Transparenz in Ihre Personalplanung
Laden Sie unsere Checkliste zur Personalplanung herunter – ein kostenloses Dokument, das einen Wegweiser für zum Umgang mit Initiativen im Bereich Workforce Management bietet.
Wie Sie in Ihrem Team eine Vorlage für die Personalplanung einführen
Die Entwicklung einer gelungenen Vorlage für die Personalplanung ist nur die halbe Miete. Stellen Sie sicher, dass Ihr Unternehmen die neue Strategie auch mit Nachdruck verfolgt, damit der Betrieb wie geplant läuft. Hier ein paar Vorschläge, wie Sie dies erreichen können:
Schaffen Sie eine gemeinsame Vision
Jedes Teammitglied muss sich an Ihrer Vorlage für die Personalplanung orientieren. Geben Sie sie an die wichtigsten Stakeholder:innen weiter, etwa an Manager:innen, Personalverantwortliche, Abteilungsleiter:innen, den gesamten internen Helpdesk sowie andere relevante Mitglieder Ihrer Organisation, damit alle den Sinn und Zweck Ihrer neuen Strategie kennen. Sie können eine reibungslose Umsetzung gewährleisten, wenn alle Mitarbeiter:innen auf dem gleichen Stand sind und ihre Rolle im Personalplan verstehen.
Definieren Sie Erfolgskriterien
Vorlagen für die Personalplanung können den Erfolg eines Unternehmens steigern, aber ihre Wirksamkeit hängt von Ihren gesetzten Maßstäben ab. Führen Sie nicht einfach nur eine neue Vorlage ein – wichtig ist, dass Sie die Vorlage mit klaren und messbaren Leistungsindikatoren (KPIs) und Personaldaten flankieren. Durch das Setzen von Zielen geben Sie die Richtung vor, die Ihre Organisation einschlagen muss, um die neue Strategie bestmöglich umzusetzen.
Bleiben Sie flexibel
Nur weil Sie eine Vorlage für die Personalplanung entwickeln, heißt das noch lange nicht, dass sie der Dreh- und Angelpunkt für Ihre gesamte Unternehmensstrategie ist. Überprüfen Sie im Laufe der Zeit die zuvor festgelegten Benchmarks, um Ihre Leistung zu überwachen. Wenn Sie Ihre Strategie anpassen müssen, lassen Sie sich nicht von Ihrem aktuellen Plan ausbremsen, sondern überarbeiten Sie ihn gegebenenfalls.
Informieren Sie sich über externe Tools wie Helpdesk-Software oder Software für die Employee Experience, wenn Sie glauben, dass sie Ihre Organisation produktiver machen.
Optimieren Sie Ihre Personalplanung und das Workforce Management mit Zendesk und Tymeshift
Vorlagen für die Personalplanung können Ihnen helfen, eine Organisationsdynastie aufzubauen, aber sie sind nur ein Teil eines großen Ganzen. Workforce Management (WFM) umfasst eine Reihe von Prozessen, die Unternehmen einsetzen, um Mitarbeiter:innen und Ressourcen zu verwalten und die Produktivität zu optimieren. Zudem können WFM-Strategien Ihre Planung unterstützen.
Allerdings kann die Durchführung von WFM sehr zeitintensiv sein, vor allem, wenn Sie mit Tabellenkalkulationen arbeiten. Wenn Sie Mitarbeiter:innen verwalten, Planungen durchführen und die Aktivitäten Ihrer Mitarbeiter:innen verstehen müssen, kann Ihnen ein WFM-Tool helfen – hier kommen wir ins Spiel.
Um unseren erstklassigen Lösungen für den Kundenservice weiter auszubauen, haben wir Tymeshift übernommen, eine speziell für Zendesk entwickelte Software für das Workforce Management. Mit der Leistungsfähigkeit beider Produkte können Sie ein nahtloses Ökosystem aus Workforce Management und Kundenservice etablieren, das Ihre Abläufe optimiert.