Prozessdokumentation: Darauf kommt es an

Veröffentlicht 23. November 2021
Zuletzt aktualisiert: 23. November 2021

Wenn Ihr Unternehmen wächst, wird es auch komplexer. Es gibt mehr Schritte, mehr Menschen und mehr Dinge, die nicht immer auf die effizienteste Art und Weise organisiert sind.

Die Arbeitsweise Ihres Unternehmens zu überdenken kann dabei zu größeren Effizienzsteigerungen verhelfen. Die Prozessdokumentation ist der erste Schritt dazu! Was ist Prozessdokumentation und wie führen Sie es am besten in Ihrem Unternehmen ein?

Was ist Prozessdokumentation?

Unter Prozessdokumentation versteht man die Erstellung eines Dokuments, das allen im Unternehmen die Schritte beschreibt, die für eine bestimmte Aufgabe oder einen Prozess erforderlich sind. Prozessdokumentationen erfassen das "Wie" in Ihrem Unternehmen. 

Sie können zum Beispiel Folgendes umfassen:

  • Checklisten
  • Anleitungen
  • Prozesslandkarten, Diagramme oder Flussdiagramme
  • Fotos, Screenshots oder Illustrationen
  • Videos oder GIFs
  • Richtlinien

Indem Sie einen Prozess dokumentieren, stellen Sie den standardisierten, idealen Weg dar, wie eine Aufgabe zu erledigen ist. Wichtig: Dies ist nicht dasselbe, wie ein ganzes Projekt zu dokumentieren. In der Regel bestehen Projekte aus vielen einzelnen Prozessen.

Worauf sollte man Prozessdokumentationen achten?

Prozessdokumentationen sind detaillierte Beschreibungen, wie ein Prozess auszuführen ist. Das Prozessdokument umreißt die genauen Schritte, die erforderlich sind, um eine Aufgabe oder einen Prozess von Anfang bis Ende zu erledigen. 

Der Bereich der Prozessdokumentation konzentriert sich darauf, wie die Mitarbeiter den Prozess ausführen. Es geht nicht darum, was der Prozess ist. Die Prozessdokumentation ist für jedes Unternehmen wichtig. Denn sie fördert die Einheitlichkeit und ermöglicht es Mitarbeitern, aus ihren Erfolgen und Fehlern zu lernen.

Vorteile von Prozessdokumentation

Wenn es darum geht, neue Prozesse zu schaffen oder bestehende Prozesse zu verbessern, gibt es keine bessere Möglichkeit als die Dokumentation der Prozesse. Nachfolgend sind die wichtigsten Vorteile aufgeführt, die eine Organisation durch die Dokumentation ihrer Prozesse erreichen möchte:

Verbesserung eines Prozesses

Die meisten Unternehmen nutzen wiederkehrende Geschäftsprozesse, um ihre Arbeit zu erledigen. Oft wird das Aufschreiben von Prozessschritten heruntergespielt und man verlässt sich bei der Ausführung von Aufgaben auf sein "Gedächtnis" oder seine "Vermutungen". 

Um den Prozess zu verbessern, sollten Sie sich darüber im Klaren sein,

  • wie Geschäftsprozesse ablaufen,
  • welche Rolle die einzelnen Schritte in einem Prozess spielen,
  • welche Rolle Ihre Mitarbeiter im Prozesszyklus spielen und
  • wie sich der Prozess auf das Gesamtergebnis des Unternehmens auswirkt.

Um zu wissen, was zu tun ist, sollte man wissen, wo man am besten beginnt.

Die Prozessdokumentation bietet einen Überblick über einen Prozess und hilft Unternehmen, neue Strategien und Taktiken zu entwickeln, um die Effizienz am Arbeitsplatz zu steigern.

Als Beispiel könnte man hier die Digitalisierung des Kundendienstes nennen: Durch die Einführung eines Ticketing-Systems kann der Kundenservice erheblich verbessert werden. Jedoch sollten Sie die neuen Prozesse dokumentieren, damit alle Ihre Mitarbeiter auf demselben Stand sind.

Verbesserung des Onboardings oder Schulungsprozesses 

Die Prozessdokumentation dient auch als wichtiger Schulungsleitfaden für neue Mitarbeiter. Die Dokumentation dient als "Lehrplan" für sie und hilft ihnen, sich mit ihren neuen Aufgaben vertraut zu machen. 

Dies spart den Führungskräften viel Zeit, die neuen Mitarbeitern keine detaillierten Prozesse mehr erklären müssen.  Die Lernkurve geht steil nach oben und alle zum Verständnis des Arbeitsablaufs erforderlichen Ressourcen werden an einem Ort gebündelt. Dies erleichtert neuen Mitarbeitern, ihre Rolle in der Organisation insgesamt zu verstehen.

Schaffung von Klarheit und Eindeutigkeit

Ein weiterer wichtiger Grund für die Dokumentation von Prozessen ist die eindeutige Festlegung von Rollen und Verantwortung am Arbeitsplatz. Mitarbeiter können sich in einer Knowledge-Base oder Wissensdatenbank versichern, wenn sie bei bestimmten Abläufen Zweifel haben. 

Wenn Sie eine neue Software einführen, wie ein Business Support System, sind Workflows und Prozesse anfangs vielleicht verwirrend. Hier spielen gutes Change-Management und eine klare Prozessdokumentation eine wichtige Rolle. Die Dokumentation von Geschäftsprozessen enthält klare Angaben:

  • Aufgaben, die zur Durchführung eines Prozesses erforderlich sind
  • Individuelle Rollen und Verantwortlichkeiten
  • Die Person, die mit der Aufgabe betraut ist
  • Wie die Aufgabe auszuführen ist

Durch diese dokumentierte Methodik wird eine Menge Verwirrung am Arbeitsplatz vermieden.

Alle können jederzeit auf das Prozessdokument zugreifen, da es als zentraler Wissens- und Informationsspeicher für die gesamte Organisation dient. Diese Art von Transparenz verhindert, dass es in den Teams zu Spannungen kommt.

Wissensmanagement

Ein oft übersehener Vorteil der Prozessdokumentation ist ihre Fähigkeit, wichtige Informationen und Wissen zu bewahren.

Werden alle Schritte in einem Wissensmanagement-System dokumentiert, wissen alle im Team, wie ein bestimmter Prozess abläuft. Wenn Wissensträger das Unternehmen verlassen, verbleibt das Prozesswissen im Unternehmen. 

Sollte es sich um Ihren Kundendienst handeln, bietet es sich an, Customer Support-Flowcharts zu erstellen. So sind alle Ihre Mitarbeiter in puncto Abläufe auf demselben Stand und neue Mitarbeiter arbeiten sich leichter ein. 

Analyse

Die Prozessdokumentation erleichtert es den Führungsteams, frühere und neuere Versionen eines Prozesses zu analysieren und zu vergleichen. So lassen sich die Effizienz berechnen, Kosten senken und andere wichtige Kennzahlen analysieren.

Die Unternehmensführung kann so feststellen, ob ihre Bemühungen die erhofften Ergebnisse bringen.  Die aus der Prozessdokumentation gewonnenen Erkenntnisse können auch auf andere Prozesse übertragen werden. Dadurch ist hohe Zeit- und Kostenersparnis möglich.

Tipps und Tricks für die Prozessdokumentation

  • Halten Sie das Dokument einfach und prägnant. Es sollte zwar technisch genau, aber auch leicht zu verstehen sein.
  • Planen Sie die Aktualisierung der Dokumentation für den Fall, dass sich der Prozess ändert. Stellen Sie sicher, dass sie mindestens einmal im Jahr überprüft werden.
  • Oder weisen Sie einen Prozessverantwortlichen zu, der die Dokumentation regelmäßig überprüft und andere über die Änderungen informiert.
  • Führen Sie für jeden Prozess eine eigene Dokumentation, um Verwirrung zu vermeiden.
  • Wenn Sie Prozesse zum ersten Mal dokumentieren, sollten Sie nicht die gesamte Organisation auf einmal abdecken.
  • Beginnen Sie mit einem einzelnen Prozess innerhalb einer Abteilung oder einem wichtigen Prozess, der für die gesamte Organisation gilt.
  • Bewahren Sie die Dokumente an einem Ort auf, an dem sie leicht zugänglich ist.
  • Stellen Sie sicher, dass sie bei Bedarf leicht überarbeitet und neue Versionen leicht verteilt werden können.
  • Speichern Sie die Dokumente mithilfe eines Tools für die Prozessdokumentation online an einem zentralen Ort. Dies hilft automatisch bei den beiden oben genannten Best Practices.
  • Verwenden Sie bei Bedarf geeignete Beispiele, Grafiken, Farbschemata, Screenshots, mehrere Plattformen usw.
  • Stellen Sie sicher, dass die Prozessdokumentation den bestehenden Standards Ihrer Organisation entspricht.
  • Wenn Sie den Prozessablauf in verbaler Form darstellen, sollten Sie ihn immer durch Grafiken (wie etwa ein Diagramm für den Prozessablauf) ergänzen.
  • Erstellen Sie einen Leitfaden für die Prozessdokumentation, den jeder als Standardvorlage für die Dokumentation eines Prozesses heranziehen kann.
  • Nutzen Sie vorhandene Dokumentationen, Aufzeichnungen, Interviews, Fallstudien, Notizen von Projektmitarbeitern und das Wissen der Mitarbeiter, um Informationen für die Prozessdokumentation zu sammeln.

Fazit

In der schnelllebigen digitalen Welt von heute ist Produktivität die Norm. Jeder möchte der Zeit voraus sein, indem er seine Arbeit schnell, effizient und zu geringeren Kosten erledigt. Sie wollen mit einem Minimum an Ressourcen auskommen und gleichzeitig eine erstklassige Qualität beibehalten.

Die Prozessdokumentation wird somit zu einem Schlüsselfaktor für den Erfolg einer Abteilung oder eines Unternehmens als Ganzes. Sie trägt dazu bei, das Prozesswissen zu bewahren und stellt sicher, dass die Informationen nicht verloren gehen, wenn ein wichtiger Mitarbeiter das Unternehmen verlässt.

Darüber hinaus hilft die Prozessdokumentation auch neuen Mitarbeitern, ihre Rolle und ihren Platz in der Wertschöpfungskette zu verstehen. Nicht zu vergessen ist, dass sie die Mehrdeutigkeit von Vorgängen verringert.

Schließlich bietet die Prozessdokumentation einen Fahrplan für Projektteams, um Änderungen an einem Prozess vorzunehmen, Fehler und Unzulänglichkeiten aufzuspüren und bessere Wege zur Erledigung der Arbeit zu finden.

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