Offboarding: Definition & Tipps zum Abschied von Mitarbeiter:innen

Sobald das Flugzeug zum Stillstand kommt und das Anschnallzeichen erlischt, sind alle bereit zum Aussteigen. Ob Sie Ihr Ziel erreicht haben oder sich beeilen, um einen Anschlussflug zu erreichen – ein effizienter Ausstieg hilft allen, sicher ihren Weg fortzusetzen. Deshalb durchlaufen Flugbegleiter:innen eine umfassende Schulung, um sicherzustellen, dass der Prozess reibungslos abläuft.

Mitarbeiter-Offboarding ist wie der Ausstiegsprozess: Sie können nicht vorhersagen, wie Passagiere reagieren werden, wenn sie sich auf das Verlassen des Flugzeugs vorbereiten, aber je strukturierter der Prozess ist, desto wahrscheinlicher läuft alles reibungslos ab.

In diesem Leitfaden erklären wir Ihnen alles, was Sie wissen müssen, um Offboarding zu einem nahtlosen Schritt in der Employee Experience Journey Mapping zu machen. Dieser Leitfaden behandelt die Definition des Mitarbeiter-Offboardings, die verschiedenen Arten und die Schritte im Prozess.

Mehr in diesem Leitfaden:

• Was ist Mitarbeiter-Offboarding?
• Arten von Mitarbeiter-Offboarding
• Warum reibungsloses Mitarbeiter-Offboarding wichtig ist
• Mitarbeiter-Offboarding Best Practices
• Wie man eine Mitarbeiterin oder einen Mitarbeiter verabschiedet
• Häufig gestellte Fragen
• Einen reibungslosen Offboarding-Prozess mit einer internen Helpdesk-Lösung erstellen

Was ist Mitarbeiter-Offboarding?

Mitarbeiter-Offboarding ist der Prozess der Verwaltung des Ausscheidens einer Mitarbeiterin oder eines Mitarbeiters aus Ihrem Unternehmen. Es umfasst klare, konkrete Schritte, um sicherzustellen, dass die Person reibungslos und effizient ausscheidet. Es ist ein wichtiger Teil des Employee Experience Management, da es die Betriebszugehörigkeit einer Mitarbeiterin oder eines Mitarbeiters zu einem Abschluss bringt und alle nächsten Schritte für Ihr Unternehmen vorbereitet.

Offboarding beginnt mit der Benachrichtigung relevanter Stakeholder, der Erfassung von Unternehmenswissen und der Sammlung von Firmeneigentum. Es sollte auch ein Austrittsgespräch beinhalten, um wertvolles Feedback zu sammeln.

Arten von Mitarbeiter-Offboarding

Workforce Management umfasst die Überwachung wichtiger Kennzahlen wie der Fluktuation, damit Sie die treibenden Ursachen dahinter verstehen können. Möglicherweise verabschieden Sie eine Mitarbeiterin oder einen Mitarbeiter, die oder den Sie aus ihrer oder seiner Rolle entlassen, oder Sie verabschieden jemanden, der sich entschieden hat zu gehen. Einige Umstände geben Ihnen mehr Zeit zur Vorbereitung, aber andere erfordern einen vorgefertigten Offboarding-Plan, den Sie schnell umsetzen können.

Während Sie nicht vorhersagen können, wann eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter freiwillig gehen wird, können Sie die häufigsten Gründe im Hinterkopf behalten, warum Angestellte oft ausscheiden und ein Offboarding benötigen:

• Kündigung, oder anderweitige freiwillige Beendigung ihrer Beschäftigung
• Ruhestand im oder vor dem vollständigen Rentenalter
• Unternehmensumstrukturierung, die ihre Rolle eliminiert
• Befristete Arbeit, die ein festgelegtes Ablaufdatum hat, wie Auftragnehmer:innen
• Kündigung nach Ermessen des Unternehmens

Unabhängig von der Situation ist effizientes Offboarding entscheidend für die Führung eines erfolgreichen Unternehmens. Ohne es leidet Ihre Employee Experience (EX), und andere Risikofaktoren können auftreten.

Warum reibungsloses Mitarbeiter-Offboarding wichtig ist

Reibungsloses Mitarbeiter-Offboarding ölt die Räder und hält den normalen Geschäftsbetrieb trotz des laufenden Mitarbeiterausscheidens funktionsfähig. Die verbleibenden Angestellten werden bemerken, wie Sie den Prozess handhaben, und werden da sein, um die Nachwirkungen zu erleben. Wenn Sie einen reibungslosen Offboarding-Prozess haben, zeigen Sie den Mitarbeiter:innen, dass ihre Erfahrungen wichtig sind.

Reibungsloses Offboarding bietet mehrere Vorteile, einschließlich der Tatsache, dass es:

• Employee Experience mit Feedback verbessern kann
• Unternehmenswissen vor dem Verschwinden bewahren kann
• Ihren Ruf schützen kann, indem es mit Respekt führt
• Verbindlichkeiten und Risiken mit Compliance vermeiden kann
• Positive Beziehungen für die Zukunft aufrechterhalten kann

Je nachdem, wie gut der Prozess abläuft und welche Gründe für Ausscheiden vorliegen, könnte Ihre Mitarbeiterin oder Ihr Mitarbeiter in Zukunft zurückkehren, um wieder für Sie zu arbeiten. Diese Bumerang-Angestellten kommen zu einem späteren Zeitpunkt zurück, wie ein Bumerang, und kehren entweder in ihre gleiche Rolle oder eine neue zurück.

Mitarbeiter-Offboarding Best Practices

Offboarding bereitet die Bühne für Veränderungen vor. Hier erfahren Sie, wie Sie Offboarding angehen, um sicherzustellen, dass es reibungslos verläuft und Sie und Ihre Mitarbeiter:innen auf die bevorstehende Veränderung vorbereitet.

Richten Sie eine Wissensdatenbank mit Offboarding-Ressourcen ein

Eine Single Source of Truth (SSOT) rationalisiert Unternehmenswissen und -prozesse, indem sie diese zentralisiert, um zu verhindern, dass Daten über Silos verstreut werden. Eine effektive Wissensdatenbank klärt Offboarding für ausscheidende Mitarbeiter:innen und gewährleistet Konsistenz bei:

• Führungskräfte-Offboarding-Aktionen

• Offboarding-Zeitplänen

• Kolleg:innen-Verantwortlichkeiten

• Wissensübertragung und Ressourcen für reibungslose Übergaben und Nachbesetzungen

Die Nutzung von interner Wissensdatenbank-Software wie Zendesk hilft Ihren internen Teams dabei, das Offboarding eines Teammitglieds einfach zu navigieren. Sie hält Ressourcen leicht zugänglich und macht den Mitarbeiter-Offboarding-Prozess effizienter, wodurch Zeit und Aufwand reduziert werden.

Vereinfachen Sie IT- und HR-Support

Ihre ausscheidende Mitarbeiterin oder Ihr ausscheidender Mitarbeiter und ihre oder seine Führungskraft werden wahrscheinlich Fragen an IT und HR haben, um den Übergang zu bewältigen. Ein effektives internes Support-Programm kann es einfach machen, Antworten zu erhalten, wie z.B. wo die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter ihren oder seinen Firmen-Laptop zurückgeben kann oder ob Sie ihnen PTO-Tage erstatten werden, die sie nicht genommen haben.

Eine interne Helpdesk-Lösung minimiert Störungen des Offboarding-Prozesses, indem sie es Mitarbeiter:innen ermöglicht, IT und HR über bequeme Kanäle wie E-Mail, Slack oder Microsoft Teams zu kontaktieren. Mit KI-gestützter Helpdesk-Software können Ihre Angestellten auch rund um die Uhr über KI-Agenten Support erreichen, wenn Ihre internen Support-Teams nicht arbeiten. KI-Helpdesk-Tools können auch die Workflows Ihrer IT- und HR-Support-Teams rationalisieren. Zum Beispiel kann KI sie mit vorgeschlagenen Antworten auf Mitarbeiter-Fragen versorgen, um Lösungszeiten zu beschleunigen.

Verwenden Sie Reporting-Tools, um Offboarding-Lücken zu erkennen

Echtzeitdaten und Einblicke sind vorteilhafte Assets, die Ihnen einen näheren Blick auf den Offboarding-Prozess geben. Diese Tools können dabei helfen, wichtige Kennzahlen zu verfolgen wie:

• Wie viele Offboarding-Anfragen aktiv sind

• Welche Art von Offboarding-Fragen Mitarbeiter:innen am häufigsten stellen

• Wie viel Zeit Offboarding dauert

• Warum Angestellte ihre Beschäftigung beenden

Wenn Sie diese Daten analysieren, können Sie Muster entdecken, die zeigen, wo Ihr Offboarding-Prozess verbessert werden kann – oder sogar andere systemische Ineffizienzen erkennen, die Mitarbeiter:innen Frustration bereiten. Sie können auch Lücken im Prozess ansprechen, wie fehlende Schritte oder übersehene Aufgaben, und sie für ordnungsgemäße Compliance korrigieren.

Verwalten Sie den Kommunikationsprozess

Viele Menschen könnten vom Ausscheiden einer Mitarbeiterin oder eines Mitarbeiters betroffen sein, und jede Person verdient eine Vorwarnung. Dies umfasst Parteien von innerhalb und außerhalb Ihrer Organisation:

• Teammitglieder, deren Rollen sich ändern werden

• Teams, die ein aktives Mitglied verlieren

• Kund:innen und Lieferant:innen, die mit der Mitarbeiterin oder dem Mitarbeiter arbeiten

Ihr Arbeitsplatz-Kommunikationsstil könnte versuchen, zu diktieren, wie Sie die Informationen über den Übergang an Menschen weiterleiten. Versuchen Sie immer sicherzustellen, dass Ihre Kommunikation rund um Offboarding klar und direkt ist anstatt passiv.

Wenn Ihre ausscheidende Mitarbeiterin oder Ihr ausscheidender Mitarbeiter mit Kund:innen und externen Lieferant:innen arbeitet, können Sie Bedenken lindern und Fragen beantworten, indem Sie etwas Kontext über das Ausscheiden liefern. Beruhigung, dass der Übergang reibungslos verlaufen wird und dass sie keine Service-Unterbrechungen sehen werden, ist auch der Schlüssel zur Aufrechterhaltung des Kundenvertrauens während des Offboardings.

Wahren Sie Vertraulichkeit

Eines der schlimmsten Dinge, die während des Offboardings passieren können, ist das Durchsickern sensibler Informationen. Ob das private Informationen sind, die für die Kündigung der Mitarbeiterin oder des Mitarbeiters relevant sind, oder Geschäftsgeheimnisse, die die Person kennt, Sie können Cybersicherheits-Best-Practices befolgen, um bestimmte Dinge unter Verschluss zu halten.

Nur autorisiertes Personal sollte in der Lage sein, auf vertrauliche Informationen über die ausscheidende Mitarbeiterin oder den ausscheidenden Mitarbeiter zuzugreifen, wie persönliche Daten oder Leistungsbeurteilungen. Vertraulichkeitsvereinbarungen verstärken die Wichtigkeit der Diskretion während des Prozesses. Sie sollten auch sichere Kommunikationskanäle verwenden, um Details über das Ausscheiden zu besprechen.

Seien Sie empathisch und respektvoll

Letztendlich und am wichtigsten sind Ihre angestellten Menschen. Behandeln Sie Ihre ausscheidende Mitarbeiterin oder Ihren ausscheidenden Mitarbeiter mit Würde, unabhängig davon, warum sie oder er geht.

Seien Sie empathisch, indem Sie umfassende Unterstützung und Ressourcen während des Prozesses bereitstellen, wie Outplacement-Services, wenn das angemessen ist. Hören Sie ihre Bedenken und erkennen Sie ihre Gefühle an – sie könnten Licht auf Bereiche werfen, in denen Sie sich verbessern können.

Wie man eine Mitarbeiterin oder einen Mitarbeiter verabschiedet

Nachdem wir die Mitarbeiter-Offboarding-Best-Practices behandelt haben, ist es Zeit, in die Einzelheiten einzutauchen. Hier sind sieben Schritte, um eine Mitarbeiterin oder einen Mitarbeiter effektiv und effizient zu verabschieden.

1. Setzen Sie den Ton für ein effizientes Offboarding

Klare Richtlinien und Erwartungen setzen den Ton für Offboarding, bevor Gespräche überhaupt beginnen. Je definierter Ihr Offboarding-Prozess ist, desto klarer werden die Erwartungen für alle Beteiligten.

Führungskräfte können auch den Ton setzen, indem sie eine unterstützende und respektvolle Umgebung für das ausscheidende Teammitglied fördern. Die Anerkennung der Beiträge der Mitarbeiterin oder des Mitarbeiters und der Ausdruck von Dankbarkeit für ihren oder seinen Service sind einige der direktesten Wege, dies zu tun. Dennoch können Sie auch weiter gehen, indem Sie ihnen beim Übergang zu ihrer oder seiner nächsten Rolle helfen, was Empathie während einer Entlassung zeigen kann.

2. Erfassen Sie wertvolles Unternehmenswissen

Ihre Mitarbeiterin oder Ihr Mitarbeiter könnte auf lukrativem Wissen bezüglich ihrer oder seiner Arbeitsabläufe, Kund:innen oder einem anderen Aspekt der Operationen sitzen. Bevor sie oder er geht, sollten Sie dieses Unternehmenswissen erfassen, dokumentieren und sicherstellen, dass es nicht im Übergang verloren geht, um Kontinuität zu gewährleisten.

Wissensübertragungssitzungen sind großartige Wege, diese Informationen zu erfassen. Jedoch ist der beste Weg, diese Informationen zu erhalten, mit einem Wissensmanagement-System, das das Unternehmenswissen in der gesamten Organisation erfasst, organisiert und verteilt. Auf diese Weise müssen Sie sich keine Sorgen machen, dass wichtige Informationskerne durch die Ritzen schlüpfen. KI für EX kann Ihnen dabei helfen, dieses Unternehmenswissen zu pflegen, indem sie markiert, wann es veraltet ist.

3. Bearbeiten Sie Papierkram und administrative Aufgaben

Ordnungsgemäße Verfahren während des Offboardings erfordern, dass Sie jeden notwendigen Schritt unternehmen, um die Interessen der Organisation zu schützen. Papierkram und administrative Aufgaben helfen sicherzustellen, dass dies erledigt wird:

• Aktualisieren Sie Unterlagen, um das Ausscheiden der Mitarbeiterin oder des Mitarbeiters zu reflektieren.

• Stellen Sie sicher, dass die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter ihre oder seine Abschlusszahlung und Leistungen erhält, plus Fortsetzungsoptionen wie das Consolidated Omnibus Budget Reconciliation Act (COBRA).

• Stellen Sie alle rechtlichen oder Compliance-Dokumente bereit, wie ein Kündigungsschreiben.

Mit schrittweisen Anweisungen für den Prozess können Sie Rätselraten darüber eliminieren, welche administrativen Aufgaben die höchste Priorität haben.

4. Kommunizieren Sie mit IT und sammeln Sie Firmenausrüstung

Sie sollten sich mit IT-Teammitgliedern verbinden, um Firmenvermögen zu schützen, Datensicherheit zu gewährleisten und einen reibungslosen Übergang zu erleichtern. Sie müssen bei bestimmten Folgeaufgaben helfen:

• Widerruf des Mitarbeiter-Zugangs zu Firmensystemen und -konten

• Verhinderung des Verlusts oder Diebstahls von Firmeneigentum wie Laptops oder anderer Hardware

• Entfernung von Gelegenheiten zum Zugang zu sensiblen Daten

Klare Kommunikation hilft dabei, alle über ausstehende Aufgaben auf dem Laufenden zu halten. Eine IT-Helpdesk-Lösung entfernt Barrieren für den Zugang zu IT-Teammitgliedern und schafft einen einfachen Weg, IT-spezifische Offboarding-Aufgaben zu verfolgen.

5. Planen Sie ein Austrittsgespräch für Feedback

Offboarding Gespräche können Goldgruben für wertvolle Informationen über die Erfahrungen der Mitarbeiterin oder des Mitarbeiters mit Ihrer Organisation sein. Sie können Gelegenheiten für Feedback bezüglich Unternehmenskultur, Führungspraktiken und Mitarbeiter-Entwicklung erkennen. Sie könnten sogar Gründe für Mitarbeiter-Fluktuation entdecken, was dabei hilft, das Problem zu korrigieren und die Mitarbeiterbindung zu verbessern.

Wenn das Ausscheiden nicht im Guten erfolgt, stimmt Ihre Mitarbeiterin oder Ihr Mitarbeiter möglicherweise nicht einem Austrittsgespräch zu. Aber wenn sie oder er es tut, versuchen Sie Fragen zu stellen, die offene, informative Antworten ermöglichen, die Mitarbeiter-Engagement befragen und Mitarbeiter-Zufriedenheit:

• Welche Faktoren beeinflussten Ihre Entscheidung, das Unternehmen zu verlassen?

• Welche Aspekte der Unternehmenskultur fanden Sie am ansprechendsten und am wenigsten ansprechend, und warum?

• Haben Sie Vorschläge, wie die Employee Experience verbessert werden kann?

Austrittsgespräche sind nicht nur der Schlüssel für Ihre eigenen Einblicke, sondern können auch ausscheidenden Mitarbeiter:innen helfen, sich gehört und geschätzt zu fühlen, selbst wenn sie die Organisation verlassen. Dies kann weiter dabei helfen, Ihre Marke und Ihren Ruf auf dem Arbeitsmarkt zu stärken.

6. Erstellen Sie einen Plan für Ihr Team

Sobald sich das Kündigungsdatum nähert, sollten Sie die Auswirkungen auf verbleibende Teammitglieder berücksichtigen, besonders wenn sie eng mit der ausscheidenden Mitarbeiterin oder dem ausscheidenden Mitarbeiter gearbeitet haben. Sie müssen möglicherweise kritische Aufgaben oder Projekte ansprechen, die sofortige Aufmerksamkeit benötigen. Das Vorausschauen ist einfach, wenn Sie Workforce-Planungsvorlagen verwenden, um Ihre zukünftigen Bedürfnisse und wie Sie sie erfüllen werden, zu definieren.

Sie sollten auch berücksichtigen, wie Sie den letzten Tag der Mitarbeiterin oder des Mitarbeiters Ihrem Team ankündigen werden und wie Sie lose Enden während des Übergangs zusammenbinden werden. Machen Sie sich verfügbar, um Fragen oder Bedenken zu beantworten, und aktualisieren Sie den Projektstatus regelmäßig während des Offboardings.

Ein solider, gut kommunizierter Plan kann Ihre verbleibenden Teammitglieder zum Erfolg einrichten und vermeiden, Produktivität oder Moral zu stören.

7. Stellen Sie einen Ersatz ein und führen Sie ihn ein

Dieser Schritt ist möglicherweise nicht für Sie notwendig, und das ist in Ordnung. Wenn Sie einen Ersatz finden müssen, sind die Schritte für Mitarbeiter-Onboarding vs. Offboarding ziemlich unterschiedlich.

Jedoch kann ein starker Offboarding-Prozess, der von einer intuitiven internen Helpdesk-Lösung unterstützt wird, Sie darauf vorbereiten, neue Angestellte effizient einzuführen, selbst zur gleichen Zeit wie der laufende Offboarding-Prozess. Dies gewährleistet einen schnellen Neustart des Mitarbeiter-Lebenszyklus, wenig bis keinen Produktivitätsverlust und effiziente Hochfahrung für zukünftige Angestellte.

Häufig gestellte Fragen

Rationalisieren Sie den Offboarding-Prozess mit Helpdesk-Software

Mitarbeiter-Offboarding signalisiert das Ende eines Kapitels und den Beginn eines neuen – sowohl für Sie als auch für Ihre ehemalige Mitarbeiterin oder Ihren ehemaligen Mitarbeiter. Mit der richtigen Sorgfalt und Aufmerksamkeit können Sie den Onboarding-Prozess reibungslos ablaufen lassen und Risiken und Fehler im Prozess vermeiden.

Rationalisieren Sie Ihren Offboarding-Prozess mithilfe einer KI-gestützten internen Helpdesk-Lösung wie Zendesk, die es einfach macht, IT und HR zu kontaktieren, Daten zu diesen Anfragen zu sammeln und Wissen über ein Help Center zu erfassen. Auf diese Weise haben alle relevanten Parteien die Informationen, die sie benötigen, zur Hand und müssen den Prozess nicht wegen Verfahrensfragen aufhalten.