4 Tipps eines Vice-President zum Thema „Wie führe ich ein erfolgreiches Sales Meeting durch“

Haben Sie je an einem Meeting des Salesteams teilgenommen und sich dabei gefragt „was soll das Ganze hier eigentlich?“ Man sitzt da und hört sich das Ganze an, aber das Meeting ist nicht wirklich durchstrukturiert und scheint von einem Thema zum anderen zu mäandern.

Das ist uns allen schon einmal passiert. Eine Umfrage der Harvard Business Review hat ergeben, dass 71 % der Senior Manager der Meinung sind, dass die meisten Meetings weder produktiv noch wirklich effizient sind.

Und für die Vertriebsteams sind unsinnige Meetings besonders ärgerlich. Die Vertriebsmitarbeiter brauchen so viel Zeit wie irgend möglich, um mit potenziellen Kunden zu sprechen, sie sollten ihre Zeit also sinnvoll nutzen.

Ein wirklich effizientes Sales Meeting durchzuführen kann einem ganz schön viel abverlangen, insbesondere, wenn die Teams während einer Pandemie von unterschiedlichen Standorten aus arbeiten. Aber keine Sorge, es gibt ein paar einfache Tipps und Tricks, wie man wirklich das Beste daraus machen kann.

1. Lassen Sie die Teammitglieder zu Wort kommen

Bevor Sie sich mit Ihrem Vertriebsteam treffen, fragen Sie die Teilnehmer, welche Themen sie gerne im Meeting besprechen würden. Schon allein durch diese Frage erhalten die Mitarbeiter das Gefühl, dass sie ernst genommen werden und das hebt automatisch die Moral der Gruppe. Und indem Sie diese ganzen Anregungen aufnehmen, erfahren Sie gleichzeitig mehr darüber, wo dem Team der Schuh drückt und wie die Mitarbeiter mit potenziellen Kunden umgehen.

Senden Sie den Teammitgliedern vorab eine E-Mail, in der Sie sie fragen, welche kundenspezifischen Probleme sie besprechen möchten. Oder vereinbaren Sie jede Woche ein schnelles Einzelgespräch vor dem Meeting, um einen Überblick über evtl. Probleme zu erhalten.

Sie haben keine Möglichkeit, vorab um Input zu bitten? Dann fragen Sie, welche Kundenfragen sie im Meeting besprechen möchten. Wenn jeder Vertriebsmitarbeiter etwas dazu schreibt/sagt, erkennen Sie am ehesten Kundenprobleme, die unbedingt angesprochen werden sollten.

Eine der besten Möglichkeiten, sich Input von den Teammitgliedern zu holen ist es, diese zu bitten, für das Meeting drei kundenspezifische Anfragen oder Herausforderungen vorzubereiten, denen sie sich stellen müssen.

Auf diese Weise können Sie wiederkehrende Themen und Problemstellungen identifizieren. Vielleicht gibt es zum Beispiel ein bestimmtes Problem in Bezug auf die Preisgestaltung, das von mehreren Vertriebsmitarbeitern im Gespräch mit potenziellen Kunden erkannt wurde. Dann könnte dies ohne Weiteres im Meeting angesprochen werden.

Wenn die kundenspezifischen Probleme oder Herausforderungen sich nicht über mehrere Teammitglieder erstrecken, dann könnte es sich um ein vereinzeltes Problem handeln, mit dem ein Vertriebsmitarbeiter sich konfrontiert sieht. In diesem Fall können Sie das entsprechende Teammitglied nach dem Meeting direkt darauf ansprechen, um weiterführende Informationen zu erhalten und das Ganze in seinem Kontext zu bewerten.

Um das Input zu erhalten ist es absolut wichtig, dass Sie eine einfühlsame Arbeitsumgebung schaffen, in der die Teammitglieder das Gefühl haben, dass es völlig in Ordnung ist, die eigene Meinung kundzutun. Wenn Sie die Ideen der Mitarbeiter ignorieren, wird es ihnen auch in Zukunft schwer fallen, ihre Gedanken offen anzusprechen. Gehen Sie respektvoll mit diesen Anfragen um (ganz egal, wie groß oder klein sie auch sein mögen), dann erhalten Ihre Teammitglieder unmittelbar das Gefühl, dass sie ernst genommen werden.

2. Wie sieht Erfolg aus — eine Definition

Legen Sie ein eindeutiges Ziel für Ihr Meeting fest, damit jeder der Teilnehmenden sich entsprechend darauf vorbereiten kann. Diese Art von Planung spart außerdem Zeit. Das Meeting wird schnell in die richtige Richtung gehen, wenn jeder wirklich versteht, worum es eigentlich geht.

Nehmen wir zum Beispiel an, dass Sie ein Prognose-Meeting durchführen möchten. Achten Sie darauf, dass die Teilnehmenden sich der Zielvorgabe für dieses Meeting bewusst sind und bitten Sie sie, sich darauf vorzubereiten, über bestimmte KPIs zu sprechen. Sie können sogar eine Agenda für Verkaufsgespräche für die erwarteten Aktivitäten zusammenstellen, aus der klar hervorgeht, wie viele Anrufe die Mitarbeiter voraussichtlich entgegennehmen oder wie viel Umsatz sie täglich oder monatlich einbringen werden.

Wenn Sie die Ziele für Ihr Meeting zusammenstellen, achten Sie darauf, diese nicht zu wage oder zu allgemein zu formulieren. Ein produktives Sales Meeting könnte einem bestimmten Zweck dienen, z. B.:

• Festlegung spezifischer Vertriebs-KPIs für das Team, die nachverfolgt und gemessen werden können
• Aktualisierung des Status aktueller Projekte im Vertrieb
• Individuelle und allgemeine Herausforderungen im Vertrieb

Nutzen Sie das SMART-Rahmenwerk—(smart, measurable, attainable, relevant, and time-bound = intelligent, messbar, erreichbar, relevant und zeitgebunden), um eindeutige Ziele für das Meeting festzulegen. Achten Sie darauf, dass die Zielvorgaben jedes dieser Kriterien erfüllen, bevor Sie das Meeting anberaumen.

3. Nur ein Thema pro Meeting

Halten Sie so selten wie möglich Meetings ab, die ein breites Spektrum an Themen ansprechen. Diese sind in der Regel nicht zielgerichtet und auf der Einladung stehen oft Leute, die eigentlich gar nicht dort sein müssten.

Meetings, die sich einem einzigen Thema widmen, sind deutlich einfacher durchzuführen. Wenn nur eine Idee auf dem Tisch liegt, dann können alle mitreden. Diese Meetings bieten den Vertriebsmitarbeitern auch mehr Möglichkeiten, sie terminlich einzuplanen. Es gibt wirklich keinen guten Grund, warum jemand an einem Meeting teilnehmen sollte, wenn er oder sie mit dem Thema nichts zu tun hat. Sie sollten nicht dazu gezwungen werden, ihre Arbeit zu unterbrechen, nur, um irgendwie anwesend zu sein.

Wenn Sie Meetings mit einem einzigen Thema einplanen, sollten Sie sicherstellen, dass jeder Vertriebsmitarbeiter die Möglichkeit erhält, mit anderen Teammitgliedern in Kontakt zu treten. Wegen der COVID-19-Pandemie arbeiten viele Menschen derzeit von Zuhause aus. Das hat die Bedeutung dieser Meetings noch gesteigert. Sie ermöglichen es den Vertriebsmitarbeitern, miteinander in Verbindung zu bleiben. Diese Interaktionen können auch zufällige Brainstorming-Sitzungen ersetzen, die sie in einem normalen Bürobetrieb regelmäßig abhalten würden.

4. Achten Sie darauf, dass Ihr Vertriebsteam weiterhin engagiert bleibt

Wenn die Mitarbeiter unmotiviert arbeiten, leidet Ihr Geschäft. Eine schlechte Moral innerhalb des Teams führt häufig zu Einbußen bei der Produktivität. Ganz zu schweigen von den Kosten der Mitarbeiterfluktuation, die sich zwischen 75–150 % des Jahresgehalts bewegen kann.

In Anbetracht dieser Faktoren ist es im besten Interesse Ihres Unternehmens, dafür zu sorgen, dass Ihr Vertriebsteam weiterhin motiviert bleibt.

Bereiten Sie Ihre Meetings so vor, dass die Vertriebsmitarbeiter das Gefühl erhalten, ein wichtiger Bestandteil des Teams zu sein. In einer Welt, in der COVID-19 dominiert, bedeutet das auch, sich mit der Remote-Kommunikation auseinanderzusetzen.

In einem Einzelgespräch erlauben Sie den Mitarbeitern vielleicht, Sie per Telefon anzurufen, um ein ungezwungenes Gespräch abseits des Bildschirms zu führen. Ihre Remote-Mitarbeiter leiden vermutlich schon an Zoomitis: Bei so vielen Videochats, die derzeit durchgeführt werden, wissen sie diese Flexibilität sicher durchaus zu schätzen. Sie können ihnen sogar vorschlagen, während des Gesprächs um den Block zu laufen, um etwas frische Luft zu schnappen.

Neben den Einzelgesprächen sollten Sie regelmäßige virtuelle „Kaffeemaschinenschwätzchen“ abhalten, bei denen die Vertriebsmitarbeiter sich über ihr Leben außerhalb des Unternehmens austauschen können. Die Teammitglieder werden deutlich motivierter sein, wenn sie einander auch auf persönlicher Ebene kennenlernen. Idealerweise emulieren diese Chats die normalen Bürogespräche und helfen ihnen dabei, eine engere Verbindung zu den Teammitgliedern herzustellen.

Flexibilität ist Trumpf

Die Sales Meetings sollten strukturiert sein, ja, aber die Tagesordnungspunkte müssen nicht in Stein gemeißelt werden. Sie können die einzelnen Meetings an die Zeitpläne und Arbeitslast ihrer Teammitglieder anpassen.

Diese Flexibilität wird dann besonders wichtig, wenn Ihr Vertriebsteam ohnehin schon viel zu tun hat und entsprechend erschöpft ist. Sprechen Sie mit den einzelnen Teammitgliedern, um zu erfahren, wo sie gerade stehen und beurteilen Sie dann, ob ein weiterer Termin auf dem Kalender noch tragbar ist. Wenn Sie die Meetings mit einem derartigen Feingefühl angehen, dann fühlen sich Ihre Vertriebsmitarbeiter deutlich ernster genommen.