E-Mail Management Software

Ein chaotischer Posteingang kann die Produktivität beeinträchtigen, zu langen Wartezeiten für die Kund:innen führen und für das Management den Einblick in wichtige Prozesse einschränken. Das erschwert die effektive Skalierung der Kommunikation per E-Mail. Mit der richtigen Software zur E-Mail-Verwaltung können Sie dagegen die Kommunikation optimieren, die Effizienz steigern und die Kundenzufriedenheit erhöhen.

Angesichts der entscheidenden Rolle von E-Mail Management Software im Kundenservice ist die Auswahl des richtigen Tools entscheidend. Dieser Artikel führt Sie durch verschiedene E-Mail-Management-Tools, stellt wichtige Funktionen vor, die Sie berücksichtigen sollten, und mehr.

Weiteres in diesem Leitfaden:

• Was ist E-Mail Management?
• Was ist E-Mail Management Software?
• Vorteile von Software für die E-Mail-Verwaltung
• Funktionen von Software zur E-Mail-Verwaltung
• Die 13 besten Softwarelösungen für die E-Mail-Verwaltung
• So wählen Sie die richtige Lösung für die Verwaltung von E-Mails aus
• Häufig gestellte Fragen
• Software von Zendesk für die E-Mail-Verwaltung kostenlos testen

E-Mail Management ist die systematische Organisation, Priorisierung und Reaktion auf eingehende und ausgehende E-Mails. In der Lösung sind Aufgaben enthalten, wie das Sortieren von E-Mails in Ordnern, das Markieren wichtiger Nachrichten, das Planen von Folgeaktionen und das Archivieren abgeschlossener Korrespondenzen. Eine effektive E-Mail-Verwaltung ist entscheidend für die Produktivität und die Vermeidung von Informationsüberlastung.

Was ist E-Mail Management Software?

Software zur E-Mail-Verwaltung ist ein Tool, mit dem Sie große Mengen von E-Mails verwalten, priorisieren, senden, nachverfolgen und organisieren können. Diese Software umfasst eine Vielzahl von Lösungen für Einzelpersonen, kleine Teams und große Organisationen.

Systeme für die E-Mail-Verwaltung können auf bestimmte Anwendungsfälle spezialisiert sein, darunter:

• Kundensupport
• Service für Mitarbeiter:innen
• Vertrieb
• Marketing
• Private Nutzung

Serviceteams benötigen eine Software zur E-Mail-Verwaltung, mit der sie Anfragen nachverfolgen, die Zusammenarbeit mit anderen Kundendienst-Mitarbeiter:innen verbessern und die Verteilung von E-Mails automatisieren können. Andererseits benötigen Expert:innen für E-Mail Marketing eine Software, mit der sie E-Mail-Kampagnen zur Kundenpflege strukturieren und automatisieren, Öffnungs- und Klickraten nachverfolgen sowie Massen-E-Mails versenden können. Sie können auch verschiedene E-Mail-Managementsysteme integrieren, um Daten für personalisiertere Customer Experiences zu optimieren.

Sobald Sie eine Software zur E-Mail-Verwaltung für den Kundenservice ausgewählt haben, die Ihren Anforderungen entspricht, werden Sie die Vorteile in vollem Umfang kennenlernen. Im Folgenden finden Sie einige der wichtigsten Vorteile, von denen Ihr Unternehmen profitieren kann:

• Höhere Produktivität: Software zur E-Mail-Verwaltung optimiert die Produktivität von Teams, indem sie Prozesse und Arbeitsabläufe verbessert. So verwendet etwa das britische Einzelhandelsunternehmen Liberty London Zendesk-KI, um Tickets automatisch Kategorien zuzuweisen und an die entsprechenden Kundendienst-Mitarbeiter:innen weiterzuleiten. So sinkt die Notwendigkeit, Anfragen manuell zuzuteilen, erheblich.
• Straffere Sicherheitsvorkehrungen: Sicherheitslücken können immer dann entstehen, wenn Informationen zwischen Ihrem Unternehmen und dem System eines Drittanbieters ausgetauscht werden – und das betrifft auch E-Mails. Systeme zur E-Mail-Verwaltung sollten über Sicherheitsfunktionen verfügen, die den Schutz von Kundendaten priorisieren, etwa eine Verschlüsselung zum Schutz sensibler Informationen.
• Besser skalierbare Abläufe: Im Gegensatz zu einem gemeinsam genutzten Posteingang können Sie mit Software zur E-Mail-Verwaltung Ihre Prozesse beim Versenden von E-Mails effektiv skalieren. KI-Agenten und Self Service-Tools ermöglichen es Supportteams, größere Mengen von Anfragen zu verwalten, ohne Kundendienst-Mitarbeiter:innen zu überlasten. Das führt zu erhöhter Produktivität und niedrigeren Supportkosten.
• Höhere Kundenzufriedenheit: Automatisierte Funktionen wie automatische Antwortbestätigungen und Verteilung stellen sicher, dass E-Mails von Kund:innen bestätigt und schnell an die entsprechenden Teams oder Kundendienst-Mitarbeiter:innen weitergeleitet werden. Die Software ermöglicht es Kundendienst-Mitarbeiter:innen auch, nahtlos auf Kundeninformationen zuzugreifen, um personalisierten Kundenservice zu bieten.

  Durch diese Vorteile wird die E-Mail-Verwaltung mit der richtigen Lösung von der täglichen Belastung zum strategischen Geschäftsnutzen.

Die richtige Mischung von Funktionen für Software zur E-Mail-Verwaltung hängt von Ihrem konkreten Anwendungsfall ab. Wenn Sie aber nach einer Software suchen, mit der Sie Ihre E-Mail-Anfragen im Kundenservice verwalten können, finden Sie hier einige Funktionen, auf die Sie achten sollten.

• Omnichannel Ticketsystem: Diese einheitliche Schnittstelle ermöglicht es Kundendienst-Mitarbeiter:innen, effizient auf Fragen von Kund:innen zuzugreifen und diese über alle Supportkanäle hinweg zu beantworten. Omnichannel Software sollte auch Kundenprofile enthalten, die den Kund:innen von Kanal zu Kanal folgen. So können die Kundendienst-Mitarbeiter:innen immer auf wichtige Informationen zugreifen und jede Interaktion personalisieren.
• KI-Unterstützung für Kundendienst-Mitarbeiter:innen: KI kann auch Tickets zusammenfassen, die Stimmungen und Absichten von Kund:innen ermitteln und den Tonfall von Kundendienst-Mitarbeiter:innen so anpassen, dass er freundlicher oder formeller ist, was die allgemeine Kommunikation verbessert. Ein Beispiel: Der Agenten-Copilot von Zendesk dient als intelligenter Assistent, der auf der Grundlage von Interaktionen mit Kund:innen kontextbezogene Antwortvorschläge und Aktionen anbietet.
• KI-Agenten: Diese intelligenten Assistenzprogramme können E-Mails automatisch sortieren und kategorisieren, wichtige Nachrichten priorisieren und sogar unabhängig auf E-Mails reagieren.
• Automatisierte Workflows: Wie alle Kundendienst-Mitarbeiter:innen, Administrator:innen oder Führungskräfte wissen, sind viele repetitive Prozesse erforderlich, um E-Mails in großem Umfang zu verwalten. Ein automatisiertes Ticketing-System ermöglicht es Ihrem Team, Anfragen per E-Mail nach festgelegten Regeln zu markieren, zu priorisieren und weiterzuleiten. Neueste Fortschritte in der KI-Technologie haben die Automatisierung der Workflows noch effektiver gemacht.
• Nachverfolgung und Berichte: Robuste Reporting-Tools sind für die Bewertung der Effektivität Ihrer E-Mail-Aktivitäten unerlässlich. Zum Beispiel benötigen Supportteams, die mit E-Mail arbeiten, Problemverfolgungssoftware, um verschiedene Kundenservicemetriken zu messen. Darüber hinaus bieten E-Mail-Verwaltungstools, die mit Lösungen für das Workforce Management ausgestattet sind, Einblicke in wichtige Metriken des Teams, etwa die Einhaltung von Zeitplänen.

Diese Funktionen greifen ineinander, um eine umfassende und effiziente Lösung für das E-Mail Management bereitzustellen.

Hier finden Sie eine umfassende Zusammenstellung von Software zur E-Mail-Verwaltung für verschiedene Anwendungsfälle, von Kundenservice und Marketing bis zum Mitarbeitersupport.

• Zendesk: Optimal für Customer Experience und Employee Service
• Brevo: Optimal zum Verenden von Massennachrichten
• SaneBox: Optimal für die Verwaltung persönlicher Posteingänge
• HubSpot: Optimal als kostenloses E-Mail-Tool
• Mailchimp: Optimal für E-Mail-Marketingkampagnen
• Hiver: Optimal für die Integration in Gmail
• LiveAgent: Optimal für die videobasierte Kommunikation
• Help Scout: Optimal für Self Service-Tools
• Microsoft Outlook: Optimal für Unternehmen, die Microsoft Dynamics 365 verwenden
• Gmail: Optimal für Unternehmen, die Google Workspace verwenden
• Klaviyo: Optimal für Marketingverantwortliche mit geringem E-Mail-Volumen
• Missive: Optimal für Marketingteams, die an E-Mails zusammenarbeiten
• Front: Optimal für die Segmentierung von Kundenkonversationen

1. Zendesk

Optimal für Customer Experience und Employee Service

Zendesk bietet eine Komplettlösung für den Kundenservice im KI-Zeitalter. Sie ist sicher, schnell zu implementieren und benutzerfreundlich, sodass Sie sofort loslegen können. Die Lösung beschleunigt die Arbeit von Kundendienst-Mitarbeiter:innen, ermöglicht eine personalisierte Customer Experience und hilft Administrator:innen, Arbeitsabläufe effizient zu optimieren.

Im Gegensatz zu herkömmlichen Lösungen mit gemeinsam genutzten Posteingängen ist unsere Software zur E-Mail-Verwaltung auf hohe Skalierbarkeit ausgelegt und kann an verschiedene Anwendungsfälle angepasst werden, etwa an den Support im Personalwesen. Das branchenführende Ticketsystem konsolidiert Anfragen über alle Supportkanäle hinweg und ermöglicht es Kundendienst-Mitarbeiter:innen, nahtlos über eine einheitliche Schnittstelle zu reagieren. Die Omnichannel-Lösung ist in Zendesk-KI integriert und verbessert die gesamte Kundenservice-Experience – von Kund:innen über Kundendienst-Mitarbeiter:innen bis zu Administrator:innen.

Der Copilot von Zendesk-KI bietet Kundendienst-Mitarbeiter:innen proaktiv hilfreiche Kontextinformationen und schlägt Aktionen vor, um die Problemlösung zu beschleunigen. Fortschrittliche Tools zur Workflow-Automatisierung verteilen E-Mails auf intelligente Weise, automatisieren die Klassifizierung von Anfragen und optimieren die Weiterleitung. Darüber hinaus arbeiten Zendesk AI Agents – hochentwickelte KI-gestützte Bots – über Chat und E-Mail, um Anfragen mithilfe von generativer KI autonom zu lösen und so die Effizienz zu steigern.

Zendesk enthält außerdem leistungsstarke Software für die Berichte und Analysen, mit der Sie Bereiche mit Verbesserungspotenzial ermitteln und Ihre Abläufe optimieren können. Von der Einhaltung des Dienstplans hin zu Lösungszeiten bieten Zendesk-Lösungen für das Workforce Engagement Insights in die Teamleistung und ermöglichen proaktive Maßnahmen, um Kundenabwanderung zu verhindern und die Qualität des Kundenservice zu verbessern.

Funktionen

• Omnichannel-Ticketsystem
• KI-Unterstützung für Kundendienst-Mitarbeiter:innen
• KI-Agenten
• Automatisierte Workflows
• Nachverfolgung und Berichte

Preisinformationen: Pläne gibt es ab 19 USD pro Kundendienst-Mitarbeiter:in/Monat bei jährlicher Abrechnung. Es ist eine 14-tägige kostenlose Testversion verfügbar.

Erfahren Sie mehr unter Zendesk Preispläne.

2. Brevo

Optimal zum Versenden von Massennachrichten

Brevo, ehemals Sendinblue, war ursprünglich ein Anbieter für den Versand von Newslettern, bietet aber inzwischen auch Funktionen für Vertrieb und Kundenservice an. Die Brevo-Marketingplattform bietet Transaktions-E-Mails und ein Tool zum Erstellen von E-Mails per Drag-and-drop, mit dem Sie benutzerdefinierte Kampagnen erstellen können. Die Server sorgen dafür, dass E-Mails in Posteingängen anstelle von Spam-Ordnern landen. Das macht sie für Unternehmen attraktiv, die Massen-E-Mails senden.

Das prädiktive E-Mail-Versendetool arbeitet mit KI, um das Empfängerverhalten und die Präferenzen zu analysieren und E-Mails entsprechend zu planen. Entwickler:innen können auch die Messaging-API nutzen. Dieser Plan umfasst die Verfolgung und Analyse von E-Mails sowie dynamische Vorlagen. Nutzer:innen können ein Upgrade auf einen kostenpflichtigen Tarif durchführen, wenn sie das tägliche E-Mail-Limit überschreiten.

Funktionen

• KI-Unterstützung für Kundendienst-Mitarbeiter:innen
• Automatisierte Workflows
• Nachverfolgung und Berichte

Preisinformationen: Kostenpflichtige Pläne gibt es ab 6,33 € pro Monat bei jährlicher Abrechnung. Es ist ein kostenloser Plan verfügbar.

3. SaneBox

Optimal für die Verwaltung persönlicher Posteingänge

SaneBox arbeitet mit einer einfachen Ordnerstruktur, um Benutzer:innen bei der Priorisierung ihrer E-Mail-Korrespondenz zu unterstützen. Die Software kann die persönlichen Posteingänge automatisch sortieren und E-Mails in Ordnern organisieren. SaneBox verschiebt E-Mails, die keine Reaktion erfordern, in separate Ordner, damit sich Benutzer:innen auf ihre dringendsten E-Mails konzentrieren können.

Die Software kann Newsletter erkennen und in einen Newsletter-Ordner sortieren. Es kann auch alle E-Mails finden, in die Sie in Kopie gesetzt wurden, und sie in einem „Zur Kenntnisnahme“-Ordner sortieren. Benutzer:innen können die E-Mail-Software SaneBox auch so trainieren, dass sie ihre Arbeitsweise an ihre Bedürfnisse anpasst.

Funktionen

• KI-Unterstützung für Kundendienst-Mitarbeiter:innen
• Automatisierte Workflows

Preisinformationen: Pläne gibt es ab 59 USD pro Jahr bei jährlicher Abrechnung. Es ist eine 14-tägige kostenlose Testversion verfügbar.

4. HubSpot Marketing Hub

Optimal als kostenloses E-Mail-Tool

HubSpot Marketing Hub ist eine Plattform für Unternehmen, um Kund:innen zu gewinnen und mit ihnen zu interagieren. Der kostenlose Plan stellt grundlegende Tools für das E-Mail-Marketing bereit, darunter E-Mail-Vorlagen, Automatisierungsworkflows und Analysen. Unternehmen können auch Formulare erstellen, um Leads zu erfassen und Informationen zu sammeln.

Für fortgeschrittenere Marketinganforderungen ermöglichen die kostenpflichtigen Pläne von HubSpot Funktionen wie Kampagnenmanagement, Lead-Scoring und nutzerdefinierte Berichte. Mit dem Kampagnenmanagement können Marketingverantwortliche Kampagnen über mehrere Kanäle planen, ausführen und verfolgen. Lead-Scoring hilft dabei, Leads basierend auf ihrem Engagement und ihrem potenziellen Wert zu priorisieren.

Funktionen

• Omnichannel-Ticketsystem
• KI-Unterstützung für Kundendienst-Mitarbeiter:innen
• Automatisierte Workflows
• Nachverfolgung und Berichte

Preisinformationen: Kostenpflichtige Pläne gibt es ab 45 € pro Monat bei jährlicher Abrechnung. Ein kostenloser Plan mit eingeschränkten Funktionen ist ebenfalls verfügbar.

5. Mailchimp

Optimal für personalisierte E-Mail-Marketingkampagnen

Mailchimp ist eine Software zur E-Mail-Verwaltung, die auf Marketingkampagnen spezialisiert ist. Unternehmen können gezielte E-Mails mithilfe von Segmentierungstools erstellen und automatische Folgenachrichten planen. Die Analysetools von Mailchimp liefern Daten zur Kampagnenleistung und schlagen mögliche Verbesserungen vor.

Unternehmen können A/B-Tests verwenden, um die E-Mail-Typen zu ermitteln, die die besten Ergebnisse erzielen, und den optimalen Zeitpunkt für den Versand an Kund:innen zu bestimmen. E-Mail-Vorlagen sind sofort einsatzbereit und können von Teams an das Branding ihres Unternehmens angepasst werden. Der Mailchimp Creative Assistant kann die Details Ihrer Marke erfassen und neue Designs mit Ihren Farben, Logos und Bildern erstellen.

Funktionen

• KI-Unterstützung für Kundendienst-Mitarbeiter:innen
• Automatisierte Workflows
• Nachverfolgung und Berichte

Preisinformationen: Pläne gibt es ab 12 € pro Monat. Es sind ein kostenloser Plan und eine 14-tägige kostenlose Testversion verfügbar.

Weitere Infos: Erfahren Sie, wie sich Mailchimp in Zendesk integrieren lässt.

6. Hiver

Optimal für die Integration in Gmail

Hiver ist eine App für die E-Mail-Verwaltung innerhalb des Gmail-Dashboards, mit der Unternehmen ihren Google Workspace wie einen Help Desk nutzen können. Je nach Bedarf können Unternehmen aus vier Produktpaketen wählen: Kundensupport, Buchhaltung, Personalwesen und IT-Service-Management.

Die Software unterstützt die Zusammenarbeit zwischen Kolleg:innen – auch wenn sie keinen Zugriff auf den gemeinsamen Posteingang haben – indem es ihnen einen Einladungslink zur Konversation schickt. Der „Pro“-Plan umfasst Softwareautomatisierungen, mit denen Nutzer:innen E-Mails basierend auf bestimmten Bedingungen zuweisen können. Unternehmen, die erweiterte Kontrollen benötigen, können den „Elite“-Plan verwenden, um den E-Mail-Zugriff und die Analyseberichte anzupassen.

Funktionen

• Omnichannel-Ticketsystem
• KI-Unterstützung für Kundendienst-Mitarbeiter:innen
• Automatisierte Workflows
• Nachverfolgung und Berichte

Preisinformationen: Kostenpflichtige Pläne gibt es ab 19 US-Dollar pro Benutzer:in/Monat bei jährlicher Abrechnung. Es sind ein kostenloser Plan und eine siebentägige kostenlose Testversion verfügbar.

7. LiveAgent

Optimal für die videobasierte Kommunikation

LiveAgent ist eine Lösung für den Help Desk, die eine Software zur E-Mail-Verwaltung für den Kundenservice umfasst. Die LiveAgent-Tools kombinieren E-Mails, Anrufe, Social-Media-Nachrichten und Live-Chats in einem universellen Posteingang. Administrator:innen und Kundendienst-Mitarbeiter:innen können Automatisierungs-Workflows einrichten und Integrationen konfigurieren, um ein maßgeschneidertes E-Mail-Managementsystem zu erstellen.

Da LiveAgent in erster Linie ein Help Desk ist, stehen Benutzer:innen auch Funktionen zur Verfügung, die sich nicht auf E-Mails beziehen, wie eine Wissensdatenbank, Live-Chat und ein Kundenportal. Falls die textbasierte Kommunikation nicht ausreicht, können Kundendienst-Mitarbeiter:innen Nachrichten so eskalieren, dass ein Videoanruf in Echtzeit in ihrem Browser geöffnet wird.

Funktionen

• Omnichannel-Ticketsystem
• KI-Unterstützung für Kundendienst-Mitarbeiter:innen
• Automatisierte Workflows
• Nachverfolgung und Berichte

Preisinformationen: Pläne gibt es ab 15 € pro Kundendienst-Mitarbeiter:in/Monat bei jährlicher Abrechnung. Es stehen kostenlose Testversionen für 14 bzw. 30 Tage zur Verfügung.

8. Help Scout

Optimal für Self Service-Tools

Help Scout bietet einen Helpdesk mit Tools zur Verwaltung von E-Mails. Benutzer:innen können über einen gemeinsamen Posteingang gemeinsam Nachrichten von Kund:innen bearbeiten Führungskräfte können E-Mails an bestimmte Personen oder Teams zuweisen. Teamkolleg:innen können interne Notizen hinzufügen, um Lösungen zu finden. Außerdem können Teams häufige Antworten in einer durchsuchbaren Bibliothek speichern, um sie in zukünftigen Konversationen zu verwenden.

Kundenserviceteams können auch auf Kundendaten in der Seitenleiste des Posteingangs zugreifen, um vergangene Aktivitäten anzuzeigen. Über das grundlegende E-Mail Management hinaus können Unternehmen ein Self Service-Helpcenter erstellen, in dem Kund:innen Wissensartikel finden und mit einem AI Agent interagieren können. Konversationen werden auch an einen zentralen Posteingang weitergeleitet, sodass Benutzer:innen innerhalb derselben Oberfläche zwischen E-Mails und Live-Chats wechseln können.

Funktionen

• Omnichannel-Ticketsystem
• KI-Unterstützung für Kundendienst-Mitarbeiter:innen
• KI-Agenten
• Automatisierte Workflows
• Nachverfolgung und Berichte

Preisinformationen: Kostenpflichtige Pläne beginnen ab 50 USD pro Monat für 100 Kontakte, bei jährlicher Abrechnung Ein kostenloser Plan sowie eine kostenlose Testversion sind verfügbar.

Weitere Infos:Erfahren Sie, wie Zendesk im Vergleich zu Help Scout abschneidet.

9. Microsoft Outlook

Optimal für Unternehmen, die Microsoft Dynamics 365 verwenden

Microsoft Outlook ist ein Standardsystem für die E-Mail-Verwaltung. Unternehmen können es einzeln oder als Teil der Microsoft 365-Suite kaufen. Outlook bietet E-Mail-Hosting mit 15–50 GB Speichervolumen für Postfächer, Tools zur Kalenderverwaltung, Schutz vor Spam und Malware sowie benutzerdefinierte Skripte.

Benutzer:innen, die Microsoft 365 kaufen, können das Copilot-Tool verwenden, um E-Mails zu priorisieren, lange Nachrichten zusammenzufassen und Antworten zu entwerfen. Ein Microsoft 365 Abonnement erlaubt es Benutzer:innen, zu chatten, zu telefonieren oder Besprechungen mit bis zu 300 Teilnehmer:innen abzuhalten. Das Abonnement umfasst den Zugriff auf andere Microsoft-Anwendungen, einschließlich Excel, Word, Teams, SharePoint, OneDrive und Exchange.

Funktionen

• KI-Unterstützung für Kundendienst-Mitarbeiter:innen
• Automatisierte Workflows
• Nachverfolgung und Berichte

Preisinformationen: Kostenpflichtige Business-Pläne gibt es ab 6 € pro Benutzer:in/Monat. Ein kostenloser Plan sowie eine 30-tägige kostenlose Testversion sind verfügbar.

Weitere Infos: Erfahren Sie, wie sich Microsoft Outlook in Zendesk integrieren lässt und wie Zendesk im Vergleich zu Microsoft abschneidet.

10. Gmail

Optimal für Unternehmen, die Google Workspace verwenden

Gmail ist das E-Mail-Verwaltungssystem von Google. Wie bei Outlook können Benutzer:innen Gmail als Einzelprodukt oder als Teil von Google Workspace verwenden. Einzelpersonen können ein kostenloses Gmail-Konto erstellen und auf Kalender-, Chat- und Video-Apps zugreifen. Unternehmen können Google Workspace kaufen, um Premium-Funktionen freizuschalten.

Die Pläne von Google Workspace bieten auf Unternehmen ausgerichtete Funktionen, wie eine größere Speicherkapazität in Google Drive, Support für Add-ons und benutzerdefinierte Domainnamen. Gmail kann auch Aktionen innerhalb einer E-Mail mit „Smart Reply“ und „Smart Compose" vorschlagen. Im Business Starter Plan können bis zu 100 Teilnehmer:innen an Videokonferenzen teilnehmen, im Enterprise Plan bis zu 1.000.

Funktionen

• KI-Unterstützung für Kundendienst-Mitarbeiter:innen
• Automatisierte Workflows
• Nachverfolgung und Berichte

Preisinformationen: Pläne für Unternehmen gibt es ab 6 € pro Benutzer:in/Monat bei jährlicher Abrechnung. Es sind ein kostenloser Plan und eine 14-tägige kostenlose Testversion verfügbar.

Weitere Infos: Entdecken Sie, wie sich Google Drive in Zendesk integrieren lässt.

11. Klaviyo

Optimal für Marketingverantwortliche mit geringem E-Mail-Volumen

Klaviyo ist ein E-Mail-Management-Tool, mit dem Vertriebs- und Marketingteams personalisierte E-Mail-Kampagnen versenden können. Die E-Mail-Pläne von Klaviyo umfassen Segmentierung, Automatisierung per Drag-and-drop, Datenanalyse, A/B-Tests und vorkonfigurierte Integrationen. Die Kundenprofile in Echtzeit von Klaviyo liefern Daten über Kundennachrichten, Interaktionen und bekannte Vorlieben.

Kleine Unternehmen können den kostenlosen Tarif verwenden, mit dem Benutzer:innen monatlich bis zu 500 E-Mails und 150 SMS/MMS-Nachrichten versenden können, aber die Funktionen sind eingeschränkt. Die Preise für Klaviyo hängen sowohl von der Anzahl der versendeten E-Mails als auch von der Anzahl der Kontakte ab, an die Sie die E-Mails senden, und steigen pro Preisklasse zwischen 10 und 15 US-Dollar pro Monat an.

Funktionen

• KI-Unterstützung für Kundendienst-Mitarbeiter:innen
• Automatisierte Workflows
• Nachverfolgung und Berichte

Preisinformationen: Bezahlte Pläne beginnen bei 20 US-Dollar pro Monat für 251–500 monatliche E-Mails. Es ist ein kostenloser Plan verfügbar.

Weitere Infos: Erfahren Sie, wie sich Klaviyo in Zendesk integrieren lässt.

12. Missive

Optimal für Marketingteams, die an E-Mails zusammenarbeiten

Die Software zur E-Mail-Verwaltung von Missive bietet Marketingteams Tools zur Automatisierung von und gemeinsamen Arbeit an Nachrichten. Mitarbeiter:innen können Regeln festlegen, um eingehende E-Mails zu verwalten, etwa das automatische Anbringen von Labels, wenn Kund:innen eines bestimmten Unternehmens Kontakt aufnehmen.

Teammitglieder können E-Mails gemeinsam entwerfen und dabei den Cursor und den hervorgehobenen Text des jeweils anderen sehen, wenn sie Änderungen vornehmen. Führungskräfte können die E-Mail-Verteilung steuern, indem sie E-Mails nach dem Zufallsprinzip, basierend auf der Verfügbarkeit oder im Rotationsverfahren zuweisen. Benutzer:innen können auch verhindern, dass Absender:innen ihre Aktivitäten in E-Mails nachverfolgen, wie Öffnungsraten und Klicks.

Funktionen

• Automatisierte Workflows
• Nachverfolgung und Berichte

Preisinformationen: Pläne gibt es ab 14 USD pro Benutzer:in/Monat bei jährlicher Abrechnung. Es ist ein kostenloser Plan verfügbar.

13. Front

Optimal für die Segmentierung von Kundenkonversationen

Front ist eine Plattform für die Kundenbetreuung, die Tools zur Verwaltung des Posteingangs bereitstellt. Unternehmen können ohne Programmierkenntnisse benutzerdefinierte Workflows erstellen, um Tickets zuzuweisen und zu eskalieren. Mit Front können Benutzer:innen auch lange E-Mail-Threads segmentieren, sodass neue Themen innerhalb derselben Konversation in Berichten separat gezählt werden.

Front bietet auch Multichannel-Kommunikation. Es teilt Kundenprofile mit Nachrichten und gibt Kundendienst-Mitarbeiter:innen Zugriff auf frühere Interaktionen und Kontoinformationen. Führungskräfte können mithilfe von Analysen die Teamleistung verfolgen und sicherstellen, dass Kundendienst-Mitarbeiter:innen die Service Level Agreements (SLAs) einhalten.

Funktionen

• Omnichannel-Ticketsystem
• KI-Unterstützung für Kundendienst-Mitarbeiter:innen
• KI-Agenten
• Automatisierte Workflows
• Nachverfolgung und Berichte

Preisinformationen: Pläne gibt es ab 19 US-Dollar pro Lizenz/Monat bei jährlicher Abrechnung. Es ist eine 14-tägige kostenlose Testversion verfügbar.

Ihr Team verwendet Ihr E-Mail-Managementsystem täglich, daher hat die Auswahl der richtigen Software weitreichende Konsequenzen. So stellen Sie sicher, dass Sie sich auf die wichtigsten Aspekte von Software zur E-Mail-Verwaltung konzentrieren:

• Betrachten Sie Ihren Anwendungsfall: Die von Ihnen gewählte Software sollte über die notwendigen Funktionen verfügen, um Ihnen beim Erreichen Ihrer Ziele zu helfen. Wenn Ihr primäres Ziel beispielsweise die Verbesserung Ihres Kundenservice ist, benötigen Sie Software, die auf CX spezialisiert ist und die die Effizienz von Kundendienst-Mitarbeiter:innen verbessern kann.
• Bewerten Sie die Amortisierungszeit (TTV) und die Benutzerfreundlichkeit: Die Amortisierungszeit bezieht sich auf die Geschwindigkeit, mit der die Software greifbare Vorteile bietet, wie etwa erhöhte Produktivität oder verbesserte Kommunikation. Eine benutzerfreundliche Oberfläche mit minimaler Onboarding-Zeit trägt zu einer schnelleren Amortisierungszeit bei.
• Priorisieren Sie KI und Automatisierung: Neue Automatisierungen reduzieren manuelle Aufgaben, verbessern die Reaktionszeiten und geben Mitarbeiter:innen mehr Zeit für strategische Aufgaben. Achten Sie auf Tools wie automatisierte E-Mail-Sortierung, intelligente Antwortvorschläge und KI-gestützte Weiterleitung.
• Stellen Sie sicher, dass die Gesamtbetriebskosten (TCO) niedrig sind: Auch wenn ein Ausgangspreis niedrig erscheint, wird die Berücksichtigung der laufenden Ausgaben ein genaueres Verständnis der tatsächlichen Kosten der Software ermöglichen. Dazu gehören ergänzende Kosten für wichtige Zusatzfunktionen, Mitarbeiterschulungen zur effektiven Nutzung des neuen Systems und potenzielle Entwicklungsressourcen für die Anpassung von Workflows.
• Bewerten Sie die Skalierbarkeit: Prüfen Sie, ob die Software mit einem wachsenden E-Mail-Aufkommen, einer wachsenden Anzahl von Benutzer:innen und sich ändernden Geschäftsanforderungen Schritt halten kann. Eine skalierbare Lösung sollte sich nahtlos an erhöhte Aktivitäten anpassen lassen, ohne dass zusätzliches Personal erforderlich ist.

Wenn Sie diese Kriterien von Anfang an priorisieren, stellen Sie sicher, dass Sie die richtige Software auswählen.