Aufbau und Verwaltung eines virtuellen Supportteams

Veröffentlicht 18. September 2013
Zuletzt geändert 18. September 2013

Virtuelle Teams stehen vor ganz anderen Herausforderungen und ihnen bieten sich andere Chancen als denen eines Teams vor Ort. Absolutes Vertrauen und eine gute Kommunikation sind das A und O für Manager und Mitarbeiter, die sich nicht regelmäßig sehen. Und aus genau diesem Grund ist es auch so wichtig, vertrauenswürdige Menschen einzustellen, die Wert auf eine gute Zusammenarbeit legen. Leider ist es nicht immer leicht, diese zu finden.

Die besten virtuellen Mitarbeiter verfügen über ganz bestimmte Fähigkeiten, mit denen sie sich von anderen abheben. Da sie selbstständig arbeiten, können sich die Manager darauf konzentrieren, eine Arbeitsumgebung zu schaffen, in der virtuelle Teams nicht nur funktionieren, sondern sogar florieren. Unter „virtuell“ versteht man in der Regel das Arbeiten von Zuhause aus; es kann sich aber auch ein „verteiltes“ Team beziehen, also ein Team, dessen Mitglieder von verschiedenen Standorten aus arbeiten. In jedem Fall ist die Verwaltung der Mitarbeiter an unterschiedlichen Standorten eine Fähigkeit, die erlernt oder weiter verfeinert werden kann, wenn man bedenkt, was einen erfolgreichen virtuellen Mitarbeiter ausmacht, wenn man lernt, wie man gute Kommunikation und Engagement fördert, und wenn man Tools einführt, die Effizienz und Transparenz fördern.

Inhaltsverzeichnis:

Was ist ein virtuelles Team?

Unter „virtuell“ versteht man in der Regel das Arbeiten von Zuhause aus; es kann sich aber auch ein „verteiltes“ Team beziehen, also ein Team, dessen Mitglieder von verschiedenen Standorten aus arbeiten.

Die Vorteile eines virtuellen Teams

Ein virtuelles Team bietet einige Vorteile, egal ob Sie ein virtuelles Team von Grund auf neu aufbauen, ein Team übernommen haben, das bereits verteilt ist, oder ob Sie ein traditionelles Team aus dem Büro in die digitale Welt verschieben.

  • Zeitnaher und umfassender Support für Ihre Kunden
  • Für Support-Teams, die z. B. Tier-1-Support rund um die Uhr anbieten, kann es ein Segen sein, jemanden zu haben, der aktiv in der Zeitzone arbeitet, in der eine entsprechende Abdeckung erforderlich ist. Dabei müssen Manager möglicherweise Anrufe mit entfernten Mitarbeitern rund um den Globus in der späten Nacht oder am frühen Morgen einplanen, aber das Team wird weniger ermüdet sein und kann bei der Interaktion mit Kunden Höchstleistungen erbringen.

  • Mehr Flexibilität, höhere Lebensqualität.
  • Die Flexibilität erhöht sich für beide Seiten. Wenn Sie Mitarbeitern an anderen Standorten oder im Homeoffice die Flexibilität geben, ihre Arbeitszeiten selbst zu verwalten oder zu gestalten oder außerhalb der Arbeitszeit zu arbeiten, bedeutet dies auch, dass Sie eine zusätzliche Abdeckung bereitstellen können. Wenn die Mitarbeiter nicht mehr pendeln müssen, kann dies den Tag unter Umständen um Stunden verlängern und gleichzeitig den Mitarbeitern die Möglichkeit bieten, sich besser um ihre Familien und ihr Privatleben zu kümmern, sei es, dass sie ein Kind von der Schule abholen, gemeinsam als Familie zu Abend essen oder Zeit für Sport freischaufeln können. Vielen Personen macht es nichts aus, wenn sie zu ungewöhnlichen Zeiten arbeiten müssen, wenn sie dafür eine höhere Flexibilität bei der Gestaltung ihres Alltags gewinnen.

Welche Herausforderungen bietet ein virtuelles Team?


Neben den Vorteilen müssen virtuelle Teams sich aber auch einigen Herausforderungen stellen.

  • Die Vereinsamung nimmt zu.
  • Einige Mitarbeiter können allein im Homeoffice besonders gut arbeiten. Andere vermissen das soziale Umfeld im Büro. Und jeder fühlt sich irgendwann einmal einsam. Die Kameradschaft und das Gemeinschaftsgefühl sind ein grundlegendes Element jedes gesunden Teams. Die Manager können zusätzliche Teambesprechungen per Videokonferenz vereinbaren und ihre Teams dazu ermutigen, miteinander Kontakt aufzunehmen und ihre Arbeit in gemeinsam genutzten Tools zusammenzutragen. Der menschliche Kontakt ist Teil Ihres Ökosystems. Aber ...

  • Oft lässt sich jemand leicht ablenken und kämpft dann mit dem Zeitmanagement.
  • Natürlich passiert das auch im Büro, was oft der Grund dafür ist, dass jemand von Zuhause aus arbeiten möchte. Aber der Abwasch, die Spielkonsole und die Wäsche gehören dann zu den Herausforderungen, denen man sich dort stellen muss. Auf Twitter läuft die Diskussion, ob man sich im Homeoffice so anziehen sollte, als wolle man ins Büro gehen, oder ob es völlig okay ist, im Jogginganzug zu arbeiten. Das sind persönliche Vorlieben, auf die es im Grunde nicht ankommt. Viel wichtiger ist es, die Arbeit von der Hausarbeit oder den sozialen Aktivitäten zu trennen und das den Mitarbeitern auch entsprechend zu vermitteln.

  • Die Kommunikation kann zu einer Herausforderung werden
  • Der innere Tastaturkrieger kann zum Leben erweckt werden, wenn wir zu lange alleine bleiben. Eine Faustregel für Manager und alle anderen besagt: Immer gute Absichten voraussetzen. Setzen Sie voraus, dass Ihre Kollegen wirklich ihr Bestes geben, so, wie Sie das auch tun. Melden Sie sich per Telefon oder Videokonferenz, wenn E-Mail oder Slack zu einem verminten Gebiet werden. Ermutigen Sie Ihre Mitarbeiter, Sie um Rat zu fragen oder sich auch einfach mal auszusprechen. Regen Sie das Team dazu an, sich öfter zu melden, miteinander zu kommunizieren und alle auf dem Laufenden zu halten. Selbst, wenn Mitarbeiter sich ein wenig isoliert fühlen, arbeiten auch in einem virtuellen Team am Ende des Tages alle zusammen.

Unbedingtes Vertrauen und eine gute Kommunikation sind das A und O für Manager und Mitarbeiter, die einander nicht regelmäßig sehen. Stellen Sie Kommunikation, Engagement und selbstbestimmtes Arbeiten in den Vordergrund. Die Förderung dieser Eigenschaften unterstützt die Manager dabei, sich auf die Schaffung einer Umgebung zu konzentrieren, in der das Team nicht nur funktioniert, sondern auch gedeiht.

Ein virtuelles Team einstellen und schulen


Die Zusammenstellung eines virtuellen Support-Teams beginnt mit dem Anwerben und Onboarding. Die gute Nachricht ist, dass Supportagenten sich oft sehr gut für die Telearbeit eignen, da viele der Tools ohnehin cloudbasiert sind und die Mitarbeiter nur einen Laptop und ein Headset benötigen. Die Agenten arbeiten in den Tools ohnehin zusammen und benötigen eine gezielte Arbeitszeit. Beachten Sie dabei, dass ihre Agenten, wenn sie von einem Vor-Ort-Modell zu einem Modell mit Fernzugriff wechseln, oft zusätzlich geschult werden müssen, um sie mit den Abläufen, den Tools und den Best Practices für Remote-Teams vertraut zu machen. Weitere Informationen darüber finden Sie unten.

Das kleine Einmaleins des Einstellens

Während es zunächst verführerisch erscheinen mag, die Auswahl der Kandidaten auf, nun, jedermann auszuweiten, ähneln sich die Einstellungspraktiken im Wesentlichen. Die besten Kandidaten findet man nach wie vor in den eigenen Netzwerken und die traditionelle Rekrutierung. Dabei werden eine Reihe von Sondierungsgesprächen am Telefon, virtuelle Interviews und persönliche Vorstellungsgespräche (so die Umstände dies erlauben) durchgeführt.

Berücksichtigen Sie bei der Bewertung der Kandidaten für eine virtuelle Support-Rolle folgende Eigenschaften, die oft dazu beitragen, dass ein Agent in einem virtuellen Arbeitsumfeld erfolgreich ist:

  • Muss in der Lage sein, seine Zeit selbst einzuteilen
  • Muss sich sowohl schriftlich als auch mündlich hervorragend ausdrücken können
  • Muss wissen, wann er Hilfe braucht
  • Muss ehrlich sein und wissen, was richtig und falsch ist
  • Muss in der Lage sein, selbstständig zu arbeiten
  • Muss in der Lage sein, auch ohne ständige Präzenz eines Vorgesetzten gute Leistung zu erbringen
  • Muss in der Lage sein, ohne das soziale Umfeld eines Büros auszukommen

Diese Eigenschaften sind nicht immer leicht zu erkennen. Nutzen Sie also die Telefongespräche und Videointerviews während des Einstellungsprozesses, um herauszufinden, wie sich die Kandidaten in einer virtuellen Umgebung verhalten. Haben die Kandidaten zum Beispiel proaktiv andere Termine vorgeschlagen, wenn es bei der Terminierung der Gespräche zu Konflikten kam? Haben die Kandidaten, wenn sie eine Frage nicht verstanden haben, um weiterführende Informationen gebeten, bevor sie geantwortet haben? Diese Verhaltensweisen geben Ihnen Hinweise darauf, ob sich jemand für den virtuellen Support eignet oder nicht.

Wenn Sie Zweifel hegen, dann geben Sie ihnen trotzdem eine Chance. Selbststarter, die sich ihre Zeit einteilen und Prioritäten festlegen können, sind in der Regel gute Mitarbeiter, unabhängig davon, ob sie vor Ort oder im Homeoffice arbeiten.

Die Bedeutung von Onboarding und Schulung


Unabhängig vom Standort sollten Sie jeden Mitarbeiter gründlich einarbeiten. Damit die Mitarbeiter in virtuellen Teams erfolgreich arbeiten können, müssen Sie ihnen dieselben Ressourcen verfügbar machen, die auch die Mitarbeiter vor Ort erhalten. Außerdem benötigen sie zusätzliche Unterstützung, damit sie sich innerhalb des Teams willkommen und geschätzt fühlen.

Im Idealfall verfügen Sie über eine digitale Bibliothek mit schriftlichen oder Video-Onboarding-Ressourcen, das u. a. folgende Dinge enthalten könnte:

  • Gründliche Überprüfung der Unternehmenskultur und -abläufe
  • Einführung in die Teams und Vorstellung bei den wichtigsten Entscheidungsträgern innerhalb des Unternehmens
  • Erläuterung der Produkt-/Serviceangebote und Positionierung
  • Intensive, auf die jeweilige Abteilung und Rolle ausgerichtete Schulung
  • Hardware- und Softwaretools (inkl. angemessene Schulung zu deren Verwendung)

Das persönliche Onboarding neuer Mitarbeiter kann von Vorteil sein, ist aber nicht immer praktikabel. Wenn Sie virtuelle Mitarbeiter einstellen und schulen, fördern Sie die Verwendung von Tools, die die gemeinsame Bildschirmnutzung ermöglichen, und ermutigen Sie die Durchführung von Videokonferenzen, wann immer dies möglich ist. Wenn man die Gesichter der Menschen sieht, kann man persönliche Verbindungen aufbauen, was entscheidend ist, wenn man nicht die naturgegebenen „Kaffeemaschinen-Momente“ hat, die in einem gemeinsam genutzten, physischen Raum an der Tagesordnung wären. Dasselbe gilt für Mitarbeiter, die in eine virtuelle Umgebung wechseln: bieten Sie ihnen die Tools und das Training, die sie benötigen, um sich immer noch der Gruppe zugehörig zu fühlen. Idealerweise implementieren Sie eine Wissensdatenbank, auf die jeder zugreifen und damit auch erweitern kann.

Ob jemand jetzt aber neu in der Firma ist oder ab jetzt per Fernzugriff arbeitet: beide werden vermutlich eine Menge Fragen haben. Durch die Implementierung einer „offenen Tür“ im virtuellen Raum, fällt es ihnen leichter, um Unterstützung zu bitten. Vermitteln Sie Ihren Mitarbeitern, dass jeder von ihnen selbstverständlich per E-Mail, Telefon, Video oder der Messaging-Plattform Ihres Unternehmens (Slack, Microsoft Teams, usw.) Kontakt mit Ihnen aufnehmen kann, wenn sie Fragen haben. Kommunikation sollte frühzeitig, häufig und ohne Zögern erfolgen. Beachten Sie dabei aber, dass die Mitarbeiter genau wissen, wo sie im Notfall am schnellsten Hilfe bekommen, wenn es mehrere Tools und Kommunikationsmöglichkeiten gibt.

Tipps für die Verwaltung eines virtuellen Teams

Eigenverantwortung steht hoch im Kurs

Die Arbeit vom Homeoffice aus erfordert, dass die Mitarbeiter ihre Zeit selbst organisieren, sich motivieren, diszipliniert und organisiert zu arbeiten. Das kann für einige, die es gewohnt sind, klare Anweisungen mit persönlicher Interaktion zu bekommen, zunächst einmal eine Veränderung bedeuten. Eine asynchrone Kommunikation wird jetzt zum Kommunikationsstandard und das kann durchaus eine Herausforderung darstellen, insbesondere auch für die Manager. Kurz gesagt: erwarten Sie nicht, dass Ihre Mitarbeiter immer sofort antworen. Konzentrieren Sie sich auf die zu erbringenden Leistungen als Leistungsmaßstab.

Probieren Sie es mit folgenden spezifischen Strategien:

  • Festlegung spezifischer Grenzen für die Arbeitszeiten durch die Festlegung eines festgelegten Kommunikationskalenders, wie z. B. ein morgendlicher Kontakt zur Aufgabenverteilung oder eine Kontrolle am Ende des Arbeitstages.
  • Legen Sie fest, wer für die Wartung der Tools verantwortlich ist und wie die Richtlinien aussehen, wenn etwas passiert, während die Person, die für das Tool verantwortlich ist, gerade offline ist.
  • Wie sehen Ihre Supportzeiten aus? Brauchen Sie bei einem virtuellen/verteilten Team einen Bereitschaftsplan?

Produktivität steigern

Viele werden sich fragen, ob virtuelle Teams mit der Produktivität kämpfen werden: wenn ihnen kein Manager über die Schulter schaut, werden die Mitarbeiter dann nicht durch das Internet, Videospiele und die Versuchung, ein langes Nachmittagsschläfchen zu halten, abgelenkt? Einige Teammitglieder werden sich sicher davon ablenken lassen, die meisten werden jedoch ihre Aufgaben erledigen. Und mit etwas Voraussicht unterstützen die Manager ihre virtuellen Teams auch dabei.

Führen Sie ein morgendliches Meeting im Sinne eines Scrum-Modells ein: Dabei handelt es sich um einen kurzen Videoanruf, in dem jeder Mitarbeiter angibt, woran er oder sie arbeitet, welche Probleme aufgetreten sind, und so weiter. Abgesehen davon, dass dieses Meeting den Führungskräften ein Gefühl dafür vermittelt, woran alle arbeiten, kann es auch ein Gefühl der Verantwortlichkeit vermitteln, da es beim Treffen am nächsten Morgen darum gehen wird, ob die heutigen Aufgaben erledigt wurden oder nicht. Beraumen Sie in der Zwischenzeit unbedingt Einzelgespräche an, damit Sie sich intensiver damit beschäftigen können, was jeder Mitarbeiter zu bewältigen hat. Gleichzeitig bietet sich Ihnen hier die Gelegenheit, sensiblere Themen anzusprechen und ein wenig zu coachen.

Setzen Sie Grenzen: Dies ist von entscheidender Bedeutung; virtuelle Teams sehen sich oft mit E-Mails und Anrufen nach Geschäftsschluss konfrontiert, wenn sie eigentlich nicht im Dienst sein sollten. Wenn Ihre Mitarbeiter keine Trennung von Beruf und Familie/Freizeit durchführen können, sind Burnout und geringere Produktivität oft die Folge. Achten Sie auch darauf, nicht zu viele Meetings anzuberaumen, denn genau wie bei den Mitarbeitern vor Ort beeinträchtigen unnötige Meetings möglicherweise die Produktivität.

Es ist jedoch wichtig, dass die Mitarbeiter im virtuellen Team genau wissen, wo ihre Verantwortung liegt, um engagiert und produktiv zu arbeiten. Eigenmotivation, Disziplin und Organisationstalent sind innere Werte und Best Practices unterstützen die Mitarbeiter dabei, sich nicht dauernd ablenken zu lassen. Dazu gehört das Einplanen von Pausen zu bestimmten Zeiten, die Einrichtung eines Arbeitsplatzes abseits von Fernsehen, usw. und dass Sie sich anziehen, als würden Sie ins Büro gehen.

Wenn Ihr Team erst kürzlich zur virtuellen Arbeit übergegangen ist, dann geraten Sie nicht in Panik, wenn ihre Berichterstattungstools anzeigen, dass die Produktivität gesunken ist. Das ist zunächst einmal völlig normal. Die Teams müssen sich an die neue Arbeitsumgebung gewöhnen. Behalten Sie aber die Analysen im Auge, um zu bewerten, ob die Produktivität wieder auf das vorherige Niveau zurückkehrt oder ob sie weiter sinkt.

Zusammenarbeit fördern

Zusammenarbeit ist ein wichtiger Bestandteil einer gesunden Arbeitsumgebung. Bei der Arbeit mit Fernzugriff ist sie jedoch nicht immer einfach zu bewerkstelligen. Oft treffen sich die Mitglieder des virtuellen Teams gar nicht physisch und selbst wenn sie sich treffen, wird das nicht gewährleisten, dass die zukünftige Zusammenarbeit zwischen ihnen reibungslos und effizient verläuft. Die gute Nachricht ist, dass es Tools und Abläufe gibt, die Manager einsetzen können, um eine erfolgreiche Zusammenarbeit zwischen den Teammitgliedern zu fördern.

Zunächst einmal sollten Sie darüber nachdenken, welche Art der Zusammenarbeit sich für Ihr Team am besten eignet. Diese Fragen sollten Sie dabei unterstützen:

  • Welche Kombination von E-Mail, Telefon und/oder Videokonferenz ist am effektivsten?
  • `Welche Tools sollte das Team nutzen? Überlegen Sie, ob Skype, GoToMeeting, Google Hangouts oder Zoom sind eignen.
  • Welche weiteren Ressourcen zur Zusammenarbeit stehen zur Verfügung? Oder gibt es dafür eine App? Vielleicht beziehen Sie einen Slack-Kanal für Teams oder ein freigegebenes Trello-Board das Richtige für Sie.

Sobald Sie sich für die passenden Tools entschieden haben, die die Zusammenarbeit Ihres Teams fördern sollten, können Sie festlegen, wie oft die einzelnen Mitarbeiter andere Teammitglieder kontaktieren sollten und wiederkehrende Besprechungen (virtuelle Meetings) einplanen, um dieses Ziel zu erreichen. Nutzen Sie die Besprechungszeiten, um zu erfahren, woran jeder arbeitet und die Zusammenarbeit an Projekten zu fördern. Dabei kann es sich um ein Eins-zu-Eins-Gespräch oder eines mit mehreren Teammitgliedern handeln, je nachdem, welches Ziel damit erreicht werden soll.

Beachten Sie, dass die meisten Remote-Mitarbeiter in unterschiedlichen Zeitzonen arbeiten. Planen Sie Besprechungen, die allen Teilnehmern gerecht werden und innerhalb der normalen Arbeitszeit liegen. Natürlich ist dies nicht immer möglich, wenn das Team in unterschiedlichen Ländern auf der ganzen Welt arbeitet. In diesem Fall empfiehlt es sich, die wiederkehrenden Besprechungen zu rotieren, damit jeder ab und an ein kleines Opfer bringen muss, wenn ein Meeting zum Beispiel auf 6 Uhr morgens fällt. Ein hervorragendes Tool für die Planung von Meetings in mehreren Zeitzonen ist der World Clock Meeting Planner auf timeanddate.com.

Fördern Sie eine gesunde Kommunikation


Ein guter Manager sorgt nicht nur dafür, dass sich seine Mitarbeiter geschätzt fühlen, sondern legt den Grundstein für gute Kommunikation. Manager sollten so oft und so proaktiv kommunizieren, wie sie es von ihrem Team erwarten. Bemühen Sie sich, den Kontakt untereinander zu fördern, teilen Sie den Status von Arbeitsprojekten proaktiv mit, halten Sie sich an diese wiederkehrenden Besprechungen und zeichnen Sie die Sitzungen auf, wenn sie für künftige Bezugnahmen benötigt werden.

Manager müssen sich zunächst einmal daran gewöhnen, sich auf das Schreiben als Kommunikationsform zu verlassen. Das bedeutet aber auch, dass wir oft den Ton, die feinen Nuancen und die nichtverbale Kommunikation verlieren, die wir sonst einsetzen, um unsere Ideen auszudrücken. Daher ist es besonders wichtig, empathisch zu bleiben und von einer positiven Absicht auszugehen, um potenzielle Missverständnisse zu vermeiden.

Machen Sie sich bewusst, dass für viele diese Art der Arbeit zunächst neu ist. Versetzen Sie sich in ihre Lage und bleiben Sie geduldig. Manager können die Empathie fördernde Fragen einsetzen, um den unterschiedlichen Kommunikationsstil der einzelnen Mitarbeiter besser zu verstehen. Stellen Sie Ihren Kollegen persönliche Fragen, wie es ihnen geht, woran sie gerade arbeiten usw. Eine effektive Kommunikation zielt vor allem darauf ab, zu verstehen, welche Art von Mensch Ihre Kollegen sind.

Motivieren Sie die Mitarbeiter dazu, Unsicherheiten kreativ zu nutzen.


Eine hohe Motivation treibt die Entscheidungsfindung voran. Dazu gehört aber auch, die Mitarbeiter nicht nur dazu zu motivieren, weiterhin gute Arbeit abzuliefern, sondern auch innerhalb der Unsicherheiten, die sie haben, kreativ zu bleiben, unabhängig davon, ob es sich um eine allgemeine Unsicherheit handelt, oder ob sie das Gefühl haben, an den Entscheidungen nicht wirklich beteiligt zu werden. Mit diesen Ideen können Sie dies in die Praxis umsetzen:

  • Belohnen Sie Überstunden.
  • Remote-Mitarbeiter mögen zwar Experten im Bewältigen ihrer Arbeit sein, sie freuen sich aber trotzdem, wenn sie für außerordentliche Leistungen oder lange Überstunden honoriert werden.

  • Belohnen Sie Teammitglieder für besonders gute Arbeit mit einer Geschenkkarte per E-Mail.
  • Fördern und unterstützen Sie die Teilnahme an virtuellen Schulungsveranstaltungen, bei denen persönliche Versionen von Weiterbildungsangeboten die Mitarbeiter dazu ermutigen können, anders zu denken und Probleme auf neue Weise anzugehen, können virtuelle Veranstaltungen dasselbe tun.

  • Konzentrieren Sie sich auf die Kontaktpflege.
  • Obwohl das Treffen an der Kaffeemaschine jetzt so nicht möglich ist, können Sie immer noch die Beziehungspflege zwischen den Mitarbeitern fördern. Sie müssen lediglich gezielter vorgehen. Veranstalten Sie regelmäßig eine virtuelle Happy Hour für ein Team oder eine Organisation, trinken Sie virtuell Kaffee mit jemandem oder schaffen Sie neue Möglichkeiten, sich am „Kaffeeautomaten“ zu treffen, um den Kontakt zu Ihrem Team nicht abreißen zu lassen.

Zufriedenheit am Arbeitsplatz ist Trumpf

Der Mensch ist von Natur aus ein geselliges Tier. Von einer Notwendigkeit zusammenzuarbeiten, miteinander zu kommunizieren und Mitgefühl auszudrücken, fühlen wir uns zueinander hingezogen. Für Remote-Mitarbeiter können diese Notwendigkeiten schwerer zu erfüllen sein, was sich letztendlich katastrophal auf die Moral und Zufriedenheit am Arbeitsplatz auswirken kann. Was kann der Manager eines virtuellen Teams also tun, um dies zu verhindern?

Denken Sie zunächst an das persönliche Gespräch. Kontaktieren Sie Ihre einzelnen Teammitglieder regelmäßig (einmal am Tag, wenn das möglich ist) und lassen Sie sie wissen, dass Sie jederzeit zur Verfügung stehen. Und dabei sollte es nicht nur um die Arbeit gehen. Wenn Sie Ihre Mitarbeiter nur ansprechen, wenn Sie den Status eines Projektes abfragen wollen, vergeben Sie eine gute Möglichkeit, sie auf emotionaler Ebene zu erreichen. Denken Sie daran, dass Sie Ihre Mitarbeiter nicht, wie vor Ort, einfach auf die Schulter klopfen und sie zu einem ungezwungenen Mittagessen oder einer Tasse Kaffee einladen können.

Aber das bedeutet ja nicht, dass Sie diese „Kaffeezeit“ nicht mit Ihren virtuellen Mitarbeiten weiter pflegen können. Die Technologie selbst ermöglicht es, diese physische Kluft problemlos zu überbrücken. Werden Sie kreativ, wenn es darum geht, wiederkehrende Videoanrufe einzuberufen und nutzen Sie diese Zeit, um gegen die Isolation anzukämpfen und eine stärkere Bindung zwischen den Teammitgliedern aufzubauen.

Nutzen Sie in diesem Zusammenhang auch Tools für die Zusammenarbeit, wie z. B. Slack. Beispielsweise können Tools für die Zusammenarbeit per Fernzugriff Mitarbeiter aus verschiedenen Teams für ein Gespräch nach dem Zufallsprinzip zusammenbringen, was dazu beitragen kann, dass sich Ihre virtuellen Mitarbeiter stärker mit dem Unternehmen insgesamt verbunden fühlen.

Allerdings wird die gesamte Technologie der Welt die Herausforderungen der Verwaltung eines virtuellen Teams nicht bewältigen können. Es ist unbedingt erforderlich, die Mitarbeiter von Zeit zu Zeit im Büro für regelmäßige Teambuilding-Events oder Offsites einzuladen. Versuchen Sie, pro Quartal ein unterhaltsames Treffen mit geselligen Aktivitäten einzuplanen. Das könnte zum Beispiel ein Ausflug zum Axtwerfen sein oder eine Einführung ins Töpfern. Diese Möglichkeiten des geselligen Beisammenseins sorgen dafür, dass Ihr Team zufrieden und motiviert bleibt.

Machen Sie Ihr Team zum Goldstandard

Wie bei jedem Team müssen sich daheim arbeitende Manager und Mitarbeiter aktiv bemühen, offene Kommunikation – Lob wie auch konstruktives Feedback – zu fördern und ein Klima des Vertrauens zu schaffen. Wenn Manager den Schwerpunkt auf erbrachte Leistung und Resultate legen und dafür sorgen, dass ihre Mitarbeiter optimal geschult sind, kann ein virtuelles Team hocheffizient funktionieren.

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