KI-Wissensdatenbank: Ein umfassender Leitfaden für 2025

Damit eine Wissensdatenbank ihren eigentlichen Zweck erfüllt – nämlich Kund:innen und Mitarbeiter:innen in die Lage zu versetzen, sich selbst zu helfen –, braucht es bestimmte Funktionen, die nur KI leisten kann. Eine KI-Wissensdatenbank ist ein zentraler Informationsspeicher, der von Machine Learning (ML) und Natural Language Processing (NLP) unterstützt wird. Mit generativer Suche, KI-Agenten, No-Code-Tools und plattformübergreifender Inhalteabrufung verwandelt die passende Software die Reise von der Frage zur Antwort.

In diesem Leitfaden erfahren Sie alles, was Sie über KI-Wissensdatenbanken wissen müssen. Lesen Sie weiter, um die neuesten Entwicklungen dieser sich rasant weiterentwickelnden Technologie, führende Produkte auf dem Markt, Best Practices für den Aufbau einer eigenen KI-Wissensdatenbank und zukünftige Trends zu entdecken.

Mehr in diesem Leitfaden:

• Was ist eine KI-Wissensdatenbank?
• Funktionen von KI-Wissensdatenbanken
• Die Vorteile einer KI-gestützten Wissensdatenbank
• Arten von KI-gestützten Wissensdatenbank-Inhalten
• Vergleichstabelle für KI-Wissensdatenbank-Software
• Top-KI-Wissensdatenbank-Software
• So nutzen Sie eine KI-Wissensdatenbank
• Eine KI-Wissensdatenbank aufbauen
• Zukunftstrends bei KI-Wissensdatenbanken
• Häufig gestellte Fragen
• Optimieren Sie den Kundenservice mit einer KI-Wissensdatenbank

Was ist eine KI-Wissensdatenbank? Eine KI-Wissensdatenbank ist ein zentraler Hub, der KI und Machine Learning (ML) nutzt, um auf Abruf präzise und relevante Informationen für Nutzer:innen zu verstehen, zu verarbeiten und bereitzustellen. Das System organisiert, speichert und verwaltet Daten und Informationen. KI-Wissensdatenbanken können den Kundensupport optimieren, Nutzererlebnisse verbessern und die Entscheidungsfindung unterstützen.

Kernaufgabe einer KI-gestützten Wissensdatenbank ist es, Fragen von Kund:innen und Mitarbeiter:innen zu beantworten, indem sie Informationen aus zahlreichen Quellen zieht – darunter Blogartikel, FAQs, Richtlinien, Community-Foren und vieles mehr. Die Funktionen, die Customer Experience (CX) und Employee Experience (EX) wirklich verändern und Unternehmen einen unmittelbaren Mehrwert bieten, sind die folgenden:

• Natural Language Processing: NLP spielt eine zentrale Rolle in KI-Wissensdatenbanken. Die Technologie versteht Nuancen in Tonfall und Formulierungen – selbst dann, wenn Anfragen keine Schlüsselwörter enthalten oder sprachliche Fehler aufweisen.
• Machine Learning: ML arbeitet Hand in Hand mit NLP. Es analysiert und kategorisiert Inhalte und stellt sicher, dass die bereitgestellte Antwort der Bedeutung und Intention der Frage von Kund:innen oder Agent:innen entspricht. Aus Interaktionen lernt das System kontinuierlich dazu, erhöht die Genauigkeit und erfüllt Bedürfnisse von Nutzer:innen immer besser.
• Automatisierung: ML ist auch entscheidend für die automatische Organisation, Sammlung und Verschlagwortung unterschiedlicher Inhaltstypen und Themen. Darüber hinaus kann KI erkennen, wann ein Artikel aktualisiert werden muss, und dies markieren, damit Inhalte aktuell und korrekt bleiben.
• KI-Agenten und KI-Copilots: Das mühsame Durchklicken durch Seiten einer Wissensdatenbank ist nicht mehr nötig. Software wie Zendesk Knowledge stattet Kund:innen mit KI-Agenten und Agent:innen mit einem KI-Copilot aus. So werden relevante Informationen sofort angezeigt und die richtige Antwort mit minimalem menschlichen Eingriff geliefert.
• Omnichannel-Support: Die Verknüpfung von KI-Agenten mit Ihrer Wissensdatenbank öffnet den Zugang zum Support auf allen Kanälen – Social Media, Web, Mobile, Voice und E-Mail.
• Personalisierte Antworten: KI-Wissensdatenbanken ersetzen generische, unpassende Antworten durch hochgradig personalisierte Reaktionen, die direkt auf den Punkt kommen. Wenn Quellen wie CRM-Systeme integriert werden, kann die Technologie ihre Antwort anhand von Kundenkontexten wie offenen Tickets oder Tarifart anpassen.

Eine KI-gestützte Wissensdatenbank ist mehr als nur ein automatisiertes System. Sie bietet eine Vielzahl von Vorteilen für Kund:innen, Agent:innen und Geschäftsprozesse. Hier sind einige davon.

Sorgt für konsistente Customer Experience und Antwortgenauigkeit

KI-gestützte Wissensdatenbanken helfen dabei, einen einheitlichen Ton und präzise Inhalte in allen Help-Center-Artikeln sicherzustellen. So wird gewährleistet, dass Informationen, die Kund:innen an verschiedenen Kontaktpunkten erhalten, konsistent und korrekt sind. Diese Konsistenz stärkt das Vertrauen von Kund:innen, verbessert die Markenreputation und fördert positive Kundenerlebnisse – was wiederum zu höherer Kundenbindung und Markentreue führt.

Ermöglicht Self-Service für Kund:innen

KI-gestützte Wissensdatenbanken versetzen Kund:innen in die Lage, eigenständig Lösungen zu finden. Customer Self-Service wird durch intuitive Suchfunktionen und KI-basierte Empfehlungen ermöglicht. Nutzer:innen können schnell auf relevante Informationen, FAQs, Fehlerbehebungsanleitungen und Tutorials zugreifen. Self-Service steigert die Kundenzufriedenheit, da er unmittelbaren, rund um die Uhr verfügbaren Support bietet.

Optimiert Inhalte und Content-Erstellung

KI-Algorithmen können beim Content-Management helfen, indem sie Inhaltslücken aufdecken, veraltete Ressourcen identifizieren und neue Themen auf Basis von Kundenfeedback und Ticketanfragen vorschlagen. Erkennt KI beispielsweise vermehrte Anfragen zu Passwort-Resets im Live-Chat, kann sie Content-Management-Teams darauf hinweisen und empfehlen, entsprechende Wissensdatenbank-Artikel zu erstellen.

Beschleunigt Onboarding und Schulungen von Agent:innen und Mitarbeiter:innen

KI-gestützte Wissensdatenbank-Systeme können das Onboarding neuer Agent:innen und Mitarbeiter:innen und deren Schulung vereinfachen, indem sie umfassende, aktuelle Ressourcen bereitstellen. Ein zentraler Hub ermöglicht neuen Mitarbeiter:innen, schnell Trainingsunterlagen, Dokumente und wichtige Kundeninformationen zu finden. Das verkürzt die Lösungszeiten. Zusätzlich können KI-Algorithmen passende Materialien für Agent:innen vorschlagen, Artikel in Tickets empfehlen und bei der Erstellung von Inhalten unterstützen.

Senkt Betriebskosten

KI-gestützte Wissensdatenbanken reduzieren Betriebskosten deutlich. Self-Service-Funktionen können die Anzahl der Support-Tickets verringern und den Bedarf an großen Support-Teams senken. Zudem hilft die Fähigkeit des Systems, mehr Anfragen zu bearbeiten, dabei, Betriebskosten zu kontrollieren und die Produktivität von Agent:innen zu steigern.

KI-gestützte Wissensdatenbanken sind umfassende Informationsquellen, die aus unterschiedlichen Arten von Inhalten bestehen. All diese Informationen ermöglichen es Unternehmen, verschiedenste Datenformen effizient zu verwalten, darauf zuzugreifen und sie zu nutzen, um Kundensupport, Entscheidungsfindung und operative Leistungsfähigkeit zu verbessern.

Strukturierte Wissensinhalte

Strukturierte Wissensinhalte sind Informationen, die systematisch organisiert und formatiert werden. Dazu gehören typischerweise Artikel, FAQs, Handbücher und Anleitungen. Diese Inhalte werden in der Regel in einer durchdachten Hierarchie angeordnet, bei der die wichtigsten oder nützlichsten Informationen oben stehen. Strukturierte Inhalte mit einheitlichen Formaten, konsistenter Terminologie und optimierten Stichwörtern oder Kategorien erleichtern effiziente Suchvorgänge in der Wissensdatenbank.

Unstrukturierte Wissensinhalte

Unstrukturierte Wissensinhalte umfassen Informationen ohne feste Form oder vordefinierte Struktur. Dazu zählen:

• E-Mails von Kund:innen
• Chat-Transkripte
• Interaktionen in Social Media
• Diskussionen in Foren
• Multimedia-Dateien (z. B. Audioaufnahmen oder Bilder)

Unstrukturierte Inhalte sind aufgrund ihrer unterschiedlichen Formate und fehlenden Standardisierung schwieriger zu organisieren und zu analysieren. KI-gestützte Systeme nutzen jedoch NLP- und ML-Algorithmen, um Erkenntnisse und Bedeutungen aus unstrukturierten Daten zu extrahieren und sie in der Wissensdatenbank nutzbar zu machen.

Automatisierte Wissensinhalte

Automatisierte Wissensinhalte sind Informationen, die von KI-Algorithmen automatisch generiert oder kuratiert werden. Diese Inhalte werden fortlaufend auf Basis von Nutzerinteraktionen, Feedback und Datenanalysen aktualisiert, verfeinert oder neu erstellt.

So können KI-Algorithmen beispielsweise automatisch Vorschläge für Antworten auf häufige Fragen von Kund:innen erstellen, lange Dokumente zusammenfassen oder Empfehlungen geben, wie bestehende Inhalte auf Basis von Engagement-Metriken verbessert werden können. Automatisierte Inhalte vereinfachen die Content-Erstellung, stellen Relevanz sicher und verbessern Genauigkeit und Effizienz der Wissensdatenbank.

Hier sehen Sie die 10 wichtigsten KI-Wissensdatenbank-Tools auf dem Markt.

Software	Am besten geeignet für	Startpreis	Kostenlose Testversion
Zendesk	Vereinheitlichung von Service-Inhalten	55 $ pro Nutzer:in / Monat	14 Tage
Capacity	Zugriffs- und Zugriffskontrollsicherheit	Kontakt zum Vertrieb	Nicht verfügbar
Slack	Native Integrationen	18 $ pro Nutzer:in/Monat (ohne native Data-Loss-Prevention)	30 Tage
Document360	Erstellung von Wissensinhalten	Kontakt zum Vertrieb	14 Tage
Guru	Interne Wissensabfrage	25 $ pro Nutzer:in/Monat	30 Tage
ClickUp	KI-gestützte Contenterstellung	7 $ pro Workspace-Mitglied/Monat	14 Tage
Slite	Teamzusammenarbeit	8 $ pro Nutzer:in/Monat	14 Tage
Starmind	Internes Wissenssharing	6 $ pro Nutzer:in/Monat	Nicht verfügbar
Tettra	Abteilungsübergreifende Zusammenarbeit und Dokumentation	4 $ pro Nutzer:in/Monat	30 Tage
Korra	Multimedia-Inhalte	Kontakt zum Vertrieb	Nicht verfügbar

1. Zendesk: Am besten für die Vereinheitlichung von Service-Inhalten
2. Capacity: Am besten für Zugriffskontrollsicherheit
3. Slack: Am besten für native Integrationen
4. Document360: Am besten für die Erstellung von Wissensinhalten
5. Guru: Am besten für interne Wissensabfrage
6. ClickUp: Am besten für KI-Contenterstellung
7. Slite: Am besten für Teamzusammenarbeit
8. Starmind: Am besten für internes Wissenssharing
9. Tettra: Am besten für abteilungsübergreifende Zusammenarbeit und Dokumentation
10. Korra: Am besten für Multimedia-Inhalte

1. Zendesk-KI

Am besten für die Vereinheitlichung von Service-Inhalten

Startpreis	Kostenlose Testversion	Wichtigste Funktionen
55 $ pro Agent:in/Monat (jährliche Abrechnung) Erfahren Sie mehr über die Zendesk-Preispläne.	14 Tage	Generative Suche Agent Workspace Knowledge Builder Sofort einsatzfähige Konnektoren Generative KI für Knowledge

Zendesk-KI setzt mit Zendesk Knowledge Maßstäbe – der KI-Wissensdatenbank, die alle Service-Inhalte auf einer Plattform vereint. Diese funktionsreiche Erweiterung der Zendesk Suite-Pläne ermöglicht es Unternehmen, mit KI-Agenten, KI-Copilots und generativer Suche die Lösungszeiten deutlich zu verkürzen.

Damit nicht genug: Out-of-the-box-Konnektoren ermöglichen nahtlose Integrationen mit anderen Tools, sodass Agent:innen, Mitarbeiter:innen und Kund:innen sofort kontextreiche Antworten auf ihre Fragen erhalten. Agent:innen profitieren außerdem von direkten Schnellantworten im Agent Workspace, was die Bearbeitungszeit weiter reduziert.

Zendesk Knowledge eignet sich für Unternehmen jeder Größe und mit jedem Erfahrungslevel. Der No-Code-Knowledge-Builder generiert etwa automatisch eine fertige Wissensdatenbank auf Basis Ihres Geschäftskontexts und historischer Tickets. Zendesk Knowledge lässt sich unkompliziert aufbauen und skalieren – als neue KI-gestützte Wissensdatenbank oder zur Optimierung Ihres bestehenden Help Centers. Testen Sie die Lösung 14 Tage lang kostenlos.

Vorteile	Nachteile
Für Kund:innen, Mitarbeiter:innen und Agent:innen konzipiert Schneller Return on Investment Hoher Anteil automatisierter Lösungen	Keine eigenständige Wissensdatenbank

Was Nutzer:innen sagen:

• „Es lässt sich leicht skalieren, wenn das Team wächst, und Funktionen wie Automatisierung, Makros und Wissensdatenbank-Management steigern die Effizienz des Teams.“
• „Die integrierte Wissensdatenbank hilft außerdem, Tickets dank Self-Service drastisch zu reduzieren.“
• „Die Support Suite von Zendesk erweist sich als äußerst wertvoll und effektiv für unser Unternehmen – insbesondere dank Help Center und Wissensdatenbank-Funktionen.“

Mehr erfahren: Zendesk-Preispläne entdecken.

2. Capacity

Am besten für Zugriffskontrollsicherheit

Startpreis	Kostenlose Testversion	Wichtigste Funktionen
Kontakt zum Vertrieb	Nicht verfügbar	Automatischer Anfragen-Generator Drag-and-drop-Organisation Machine Learning

Capacity bietet eine KI-gestützte Wissensdatenbank, die Informationen intelligent organisiert, speichert und abruft. Sie stellt ein zentrales Repository für Informationen über verschiedene Systeme hinweg bereit, damit Mitarbeiter:innen und Kund:innen alles an einem Ort finden. Nutzer:innen können Informationen mit Ordnern und Dialogen strukturieren und sie per Drag-and-drop teilen. Zugriffsrechte lassen sich nach Kriterien wie Abteilung, Rolle, Standort oder Mitarbeiter:in einschränken.

Die Suche verfügt über einen automatischen Anfragen-Generator, der gezielt Informationen für alle bereitstellt, die auf die Wissensdatenbank zugreifen. Veraltete Inhalte werden automatisch hervorgehoben, damit Teams Aktualisierungen effizient planen können. Für Preisinformationen ist der Kontakt zum Vertrieb erforderlich.

Vorteile	Nachteile
Anpassbar Unterstützendes Team Regelmäßige Verbesserungen	Langsame Einrichtung Erfordert Expertise beim Aufbau

Was Nutzer:innen sagen:

• „Die Wissensdatenbank hilft Anfragenden, sofort Antworten zu erhalten, statt auf eine Live-Person warten zu müssen.“
• „Wenn Sie keine internen Ressourcen zum Aufbau Ihrer Wissensdatenbank und zur Personalisierung Ihres Bots haben, müssen Sie sich stärker auf das Capacity-Team für die Implementierung verlassen.“
• „Der Aufbau der ersten Wissensdatenbank nimmt Zeit in Anspruch.“

Mehr erfahren: So integriert sich Capacity in Zendesk.

3. Slack

Am besten für native Integrationen

Startpreis	Kostenlose Testversion	Wichtigste Funktionen
18 $ pro Nutzer:in/Monat (ohne native Data-Loss-Prevention)	30 Tage	Slackbot Natural-Language-Suche Inhaltszusammenfassungen

Slack ist zwar keine klassische eigenständige Wissensdatenbank, aber die integrierten KI-Funktionen können Unternehmenswissen über Kanäle und angebundene Tools hinweg sichtbar machen. Slack integriert sich nativ in zahlreiche Plattformen – etwa CRM-Systeme, Workflow-Tools und Wissensdatenbank-Software. So können Nutzer:innen verschiedenste Informationen direkt in Slack suchen.

Mit etwas Konfiguration kann Slackbot – der eigene KI-Agent von Slack – Dokumente und Wissensquellen in Nachrichtenverläufen anzeigen und Nutzer:innen Zeit sparen, indem die Suche in einer Plattform bleibt. Slack unterscheidet sich jedoch von typischen Wissensdatenbanken, da es kein Speichersystem ist und keine umfangreichen Funktionen für Inhaltsorganisation oder generative Suche mitbringt.

Vorteile	Nachteile
Leistungsstarke Integrationen Suche innerhalb von Slack	Teuer in der Skalierung Begrenzte Suchfunktionen

Was Nutzer:innen sagen:

• „Das Beste an Slack ist, dass es alle Arbeitstools an einem Ort zusammenführt.“
• „Die Kosten sind für Freelancer:innen hoch. Auch für größere Teams ist der Premium-Plan sehr teuer.“
• „Obwohl Slack eine Suchfunktion hat, fällt es manchen Nutzer:innen schwer, bestimmte Informationen in alten Unterhaltungen zu finden – vor allem, wenn sie sich nicht sicher sind, nach welchen Schlüsselwörtern oder welchem Kontext sie suchen sollen.“

Mehr erfahren: So integriert sich Slack in Zendesk.

4. Document360

Am besten für die Erstellung von Wissensinhalten

Startpreis	Kostenlose Testversion	Wichtigste Funktionen
Kontakt zum Vertrieb	14 Tage	KI-Chatbot KI-Suchfunktion Dokumentspeicherung

Document360 versteht sich als KI-gestützte Dokumentationssuite, die einen Raum bietet, um Wissensdatenbank-Inhalte für Kund:innen und Mitarbeiter:innen zu erstellen, zu verwalten und zu veröffentlichen. Eine KI-Schreibassistenz, ein KI-Chatbot und ein KI-Glossar helfen Unternehmen, das Management der Wissensdatenbank zu vereinfachen.

Die KI-Suche „Eddy“ nutzt NLP, sodass Nutzer:innen ihre Suchbegriffe nicht mühsam optimieren müssen, um passende Antworten zu finden. Lob verdient Document360 auch für seine Analytics- und Monitoring-Funktionen – Agent:innen können Content-Lücken, Nutzerverhalten und Aufrufe pro Artikel leicht verfolgen. Es gibt eine 14-tägige Testversion, aber für Preisinformationen müssen Sie den Vertrieb kontaktieren.

Vorteile	Nachteile
Aussagekräftige Analytics Einfache Bedienung Aufgeräumtes Interface	Hohe Preise für kleine Teams Berichte über langsame Ladezeiten

Was Nutzer:innen sagen:

• „Die Plattform bietet zudem hilfreiche Analytics, etwa meistgelesene Artikel, Likes und Dislikes sowie Suchverhalten.“
• „Die KI-Suche funktioniert, ist aber nicht wirklich wirtschaftlich. Zu wenig ROI, um sie zu rechtfertigen.“
• „Ein weiterer Punkt ist das Pricing, das sich für kleine Teams oder Start-ups recht hoch anfühlen kann.“

Mehr erfahren: So integriert sich Document360 in Zendesk.

5. Guru

Am besten für interne Wissensabfrage

Startpreis	Kostenlose Testversion	Wichtigste Funktionen
25 $ pro Nutzer:in/Monat	30 Tage	Knowledge Agents Tools für Content-Management Dokumentenorganisation

Die KI-gestützte Wissensdatenbank von Guru bietet eine zentrale Plattform, auf der vor allem interne Teams Fragen stellen, Informationen finden und teilen sowie personalisierte Empfehlungen erhalten können. Das System nutzt Machine-Learning-Algorithmen, um Suchergebnisse zu verfeinern und Inhalte in der Wissensdatenbank zu prüfen und zu validieren. Die Browser-Erweiterung von Guru integriert sich in bestehende Tools und ermöglicht den Echtzeitzugriff auf verifizierte Informationen direkt in Anwendungen.

Die Knowledge Agents von Guru unterstützen Mitarbeiter:innen bei der Suche nach korrekten Antworten auf unternehmensrelevante Fragen. Es ist möglich, über die Guru-App oder integrierte Software wie Slack oder Microsoft Teams mit diesen Agenten zu interagieren.

Vorteile	Nachteile
Einfache Implementierung Reibungslose Integrationen	Langsamer Kundensupport Analytics mit Ausbaupotenzial

Was Nutzer:innen sagen:

• „Das Setup war einfach, sodass die Implementierung nicht viel Zeit in Anspruch genommen hat.“
• „Der Kundensupport muss wirklich verbessert werden.“
• „Mehr Individualisierung bei Analytics und Reporting würde es erleichtern, den direkten Einfluss von Guru auf die Produktivität zu messen.“
  

Mehr erfahren: So integriert sich Guru in Zendesk.

6. ClickUp

Am besten für KI-Contenterstellung

Startpreis	Kostenlose Testversion	Wichtigste Funktionen
7 $ pro Workspace-Mitglied/Monat	14 Tage	KI-generierte Inhalte Bearbeitungstools Automatische Aktualisierungen

ClickUp bietet ein komplettes Paket für die KI-Wissensdatenbank mit Fokus auf der automatisierten Erstellung von Support-Inhalten auf Basis bestehender Unternehmensdaten. Das Ziel ist, den manuellen Aufwand für Aufbau und Pflege der Wissensdatenbank zu reduzieren.

Das KI-Tool ClickUp Brain spielt eine zentrale Rolle bei der Erstellung und Organisation von Wissensdatenbank-Inhalten. Nachdem Nutzer:innen Prompts und vorhandene Inhalte eingegeben haben, erstellt ClickUp Brain sofort einen neuen Entwurf, der anschließend bearbeitet und im Team geteilt werden kann. Zur Unterstützung im Bearbeitungsprozess schlägt die KI Verbesserungen vor.

ClickUp Brain automatisiert auch Aktualisierungen von Inhalten, sodass Teams nicht mehr manuell prüfen müssen, wann ein Artikel überarbeitet werden sollte. Ändern sich Richtlinien oder Prozesse, werden Anpassungen an Wissensdatenbank-Inhalten automatisch ausgelöst. Zwar gibt es einen kostenlosen Plan, aber KI-Funktionen stehen erst in den kostenpflichtigen Abonnements zur Verfügung.

Vorteile	Nachteile
All-in-One-Lösung Stark anpassbar Integrationen	Paywalls für fortgeschrittene Tools Umfangreiche Nachbearbeitung nötig

Was Nutzer:innen sagen:

• „Die Integration mit Tools wie Google Calendar und Cloud-Speichern hält alles verbunden, und Automatisierung reduziert wiederkehrende manuelle Schritte.“
• „Ihre Wissensdatenbank ist umfangreich, was den direkten Supportverzug teilweise ausgleicht.“
• „Die KI-Qualität ist uneinheitlich. Brain glänzt bei Zusammenfassungen, aber lange „Writer“-Outputs brauchen viel Nachbearbeitung, und Antworten für die Wissensdatenbank sind nicht mehr so präzise wie vor einem Jahr.“

Mehr erfahren: So integriert sich ClickUp in Zendesk.

7. Slite

Am besten für Teamzusammenarbeit

Startpreis	Kostenlose Testversion	Wichtigste Funktionen
8 $ pro Nutzer:in/Monat	14 Tage	Templates für Wissensdatenbanken Ask-Suchfunktion Analytics-Tools

Slite ist eine KI-Wissensdatenbank, die Zusammenarbeit und Informationsaustausch in Remote-Teams erleichtert. Zahlreiche Templates für verschiedene Arten von Wissensdatenbank-Inhalten beschleunigen und vereinfachen die Erstellung. Slite liefert zudem KI-generierte Vorschläge, um Inhaltslücken zu schließen und die Qualität Ihrer Wissensdatenbank zu sichern.

Bei der Antwortsuche kommt Slites KI-gestützte Suche „Ask“ zum Einsatz, die mit NLP arbeitet und Fragen in jeder Sprache beantworten kann, in der sie gestellt werden. Externe Apps lassen sich anbinden, um den Wissenspool zu erweitern, aus dem Ask Informationen zieht. Abschließend liefern Analytics-Tools Einblicke in die Content-Nutzung, etwa welche Dokumente am häufigsten gelesen und gesucht werden.

Vorteile	Nachteile
Aufgeräumtes Interface Einfache Einrichtung Unkomplizierte Integrationen	Begrenzte Workflows Einfache Anpassungsoptionen

Was Nutzer:innen sagen:

• „Slite überzeugt mit einer klaren, intuitiven Oberfläche, die das Verlinken von Dokumenten und die Navigation zwischen ihnen sehr einfach macht.“
• „Während Slite für strukturierte Dokumentation hervorragend geeignet ist, fühlt es sich für komplexere Workflows etwas eingeschränkt an.“
• „Bei vielen verknüpften Dokumenten wünsche ich mir manchmal eine strukturiertere Oberfläche, um mich nicht von der Menge an Inhalten überwältigt zu fühlen.“

8. Starmind

Am besten für internes Wissenssharing

Startpreis	Kostenlose Testversion	Wichtigste Funktionen
6 $ pro Nutzer:in/Monat	Nicht verfügbar	Knowledge Engine Expert Finder Generative KI

Die KI-Wissensdatenbank von Starmind nutzt ML-Algorithmen, um Wissensaustausch unter Mitarbeiter:innen zu unterstützen. Über ein unternehmensweites Verzeichnis – die Knowledge Engine – bezieht das Tool Informationen von Fachexpert:innen, basierend auf Suchanfragen von Mitarbeiter:innen.

Wenn eine Anfrage in der Knowledge Engine keine Ergebnisse liefert oder zusätzliche Informationen nötig sind, findet Starmind eine interne Expert:in und stellt in Echtzeit eine Verbindung her. Sobald die Frage beantwortet ist, speichert die Plattform die Antwort zur späteren Nutzung.

Die Knowledge Engine integriert sich mit gängigen Kollaborationstools wie Slack, sodass Mitarbeiter:innen von überall aus auf Wissen zugreifen können.

Vorteile	Nachteile
Vereinfacht internes Wissenssharing Benutzerfreundlich Integrationen	Suchfunktion mit Verbesserungspotenzial

Was Nutzer:innen sagen:

• „Ich erhalte schnell Unterstützung von Expert:innen in Bereichen, in denen ich niemanden kenne – und diese Unterstützung steht dann auch allen anderen zur Verfügung.“
• „Manchmal finde ich bei der Suche nach Stichwörtern nicht die Antworten, nach denen ich suche.“
• „Die Suchfunktion könnte mit Filteroptionen noch besser werden.“

9. Tettra

Am besten für abteilungsübergreifende Zusammenarbeit und Dokumentation

Startpreis	Kostenlose Testversion	Wichtigste Funktionen
4 $ pro Nutzer:in/Monat	30 Tage	KI-Assistent Dashboard für Wissensmanagement Routing von Anfragen

Tettra ist ein KI-gestütztes Wissensmanagement-System, das Unternehmen bei Dokumentation und Zusammenarbeit unterstützt. Teams können Unternehmensinformationen organisieren und Inhalte in einer internen Wissensdatenbank erstellen. Der KI-Assistent Kai beantwortet Anfragen von Nutzer:innen. Findet der Bot keine Antwort in der Wissensdatenbank, leitet er die Anfrage an eine menschliche Agent:in weiter.

Tettra verfügt über eine KI-gestützte Suchmaschine und Tagging-Funktionen, dank derer Teams Wissensdatenbank-Informationen effizient finden, freigeben und gemeinsam bearbeiten können. Außerdem bietet Tettra ein Wissensmanagement-Dashboard, das Informationen auf Richtigkeit prüft, Wissenslücken aufzeigt und Änderungs­empfehlungen gibt. Mit Hilfe der KI kann das Dashboard eine Liste verifizierter Inhalte, veralteter Seiten und öffentlicher Inhalte kuratieren, die Nutzer:innen außerhalb des Unternehmens sehen.

Vorteile	Nachteile
Intuitive Oberfläche Einfacher Zugriff auf Artikel Zentrale Plattform	Zusammenarbeit mit Verbesserungspotenzial Einfache Formatierungsoptionen

Was Nutzer:innen sagen:

• „Die Benutzeroberfläche macht es sehr leicht, sich durch Inhalte zu navigieren und sogar Fragen zu stellen, um neue Artikel für die Unternehmens-Wissensdatenbank anzufordern.“
• „Tettra würde von mehr Optionen für Diagramme, Schriftarten und Farbformatierung profitieren.“
• „Zusammenarbeit auf Tettra-Seiten ist schwierig. Wenn jemand seine Arbeit nicht speichert, bleibt sie zwar im Entwurf, aber Änderungen sind erst nach der Veröffentlichung sichtbar.“

10. Korra

Am besten für Multimedia-Inhalte

Startpreis	Kostenlose Testversion	Wichtigste Funktionen
Kontakt zum Vertrieb	Nicht verfügbar	Semantische KI-Suche Content-Clustering Analytics-Dashboards

Die KI-Wissensdatenbank von Korra unterstützt Kund:innen und Support-Teams, indem sie relevante Informationen bei Bedarf bereitstellt. Die Software verfügt über eine intelligente Suchmaschine, die ML-Algorithmen und NLP nutzt, um Kund:innen und Support-Agent:innen passende Empfehlungen und präzise Informationen zu liefern.

Der KI-Wissenshub von Korra kann Daten aus verschiedenen Systemen und Formaten automatisch finden und zusammenführen. Er importiert fragmentierte Inhalte aus unterschiedlichen Quellen, interpretiert die Absicht der Nutzer:innen und versieht die Wissensdatenbank mit passenden Tags und Workflows. Suchergebnisse liefern Informationen in vielen Formaten – von Dokumenten bis hin zu Videos und Bildern. Korra kann zudem Kundeninteraktionen analysieren, um Inhalte der Wissensdatenbank aktuell zu halten. Für Preisinformationen ist der Kontakt zum Vertrieb nötig.

Vorteile	Nachteile
Multimedia-Suche Starke Suchfunktionen	Versteckte Preise Mehr Kontrolle über Features wünschenswert

Was Nutzer:innen sagen:

• „Genauere Ergebnisse als bei anderen – die Antworten werden im Dokument hervorgehoben – unterstützt PDFs, DOC und PPTs.“
• „Ich hätte gerne mehr Kontrolle über Funktionen – etwa, wie viele Ergebnisse angezeigt werden. Es gibt Portal-Bausteine, die wir nicht brauchen, und bei PPT-Präsentationen gibt es gelegentlich Probleme mit den Schriftarten.“

Unternehmen können KI-Wissensdatenbanken strategisch einsetzen, um CX und EX zu verbessern. Einige Beispiele:

• KI-Agenten einsetzen: Wenn Sie KI-Agenten mit Supportseiten und Kundenportalen verknüpfen, können mindestens 30 % der Anfragen ohne Eingreifen von Agent:innen gelöst werden.
• Self-Service fördern: Sobald Ihre KI-Wissensdatenbank vollständig eingerichtet ist und getaggte sowie kategorisierte Inhalte aus zahlreichen Quellen enthält, kann die Software das Ruder übernehmen. Mit Hilfe von KI-Agenten sollten Kund:innen, Agent:innen und Mitarbeiter:innen alle benötigten Informationen ohne Eskalation finden.
• Interne Hubs zentralisieren: KI-Wissensdatenbanken sind nicht nur für Kund:innen gedacht. Sie können extrem hilfreich für Onboarding und kontinuierliche Schulung über Abteilungen hinweg sein – von HR und IT bis hin zu Vertrieb und Kundensupport. KI stellt die richtigen Informationen zur richtigen Zeit im richtigen Kontext bereit.
• Inhalte regelmäßig aktualisieren: Zendesk Knowledge liefert Echtzeitdaten und Einblicke – etwa zur KI-Lösungsrate und zum Self-Service-Anteil. Konzentrieren Sie sich auf diese Kennzahlen, um Lücken zu erkennen und Content-Updates zu planen.
• Decision-Support-Systeme (DDS) stärken: Heben Sie Ihre DDS auf das nächste Level, indem Sie unstrukturierte Daten wie Support-Tickets und Community-Foren einbinden – all das lässt sich in KI-Wissensdatenbanken finden.

Nachdem Sie jetzt wissen, worauf Sie bei einer Wissensdatenbank achten müssen und einige der besten KI-gestützten Systeme kennen, gehen wir die Schritte zum Aufbau durch. Diese Schritte führen Sie durch den kompletten, manuellen Prozess – von Anfang bis Ende. Wenn Sie das Ganze beschleunigen möchten, hilft der Knowledge Builder von Zendesk, den Erstellungsprozess zu starten.

1. Ziele und Umfang definieren

Beginnen Sie damit, die konkreten Ziele und den Umfang Ihrer KI-Wissensdatenbank festzulegen. Definieren Sie Zweck, Zielgruppen und erwartete Ergebnisse. Legen Sie die wichtigsten Funktionen fest, etwa Self-Service, Support-Automatisierung oder internes Wissenssharing. Klare Ziele und ein klarer Rahmen helfen bei allen weiteren Entscheidungen und Implementierungen.

2. Wissensdatenbank-Software recherchieren und auswählen

Recherchieren Sie eine geeignete KI-gestützte Wissensdatenbank-Software, die zu Ihren Zielen und Anforderungen passt. Berücksichtigen Sie Faktoren wie KI-Fähigkeiten, Benutzerfreundlichkeit, Integrationsmöglichkeiten, Skalierbarkeit und Kosten. Nutzen Sie kostenlose Testversionen, um unterschiedliche Softwarelösungen auszuprobieren. Zendesk bietet beispielsweise eine 14-tägige Testversion, mit der Sie alle Funktionen erkunden können.

3. Daten sammeln und vorbereiten

Sammeln Sie relevante Datenquellen – darunter bestehende Dokumente, FAQs, Kundeninteraktionen und andere Informationen, die für Ihre Wissensdatenbank wichtig sind. Bereiten Sie die Daten auf, indem Sie sie bereinigen, organisieren und für die KI-Analyse strukturieren. Achten Sie auf Datenqualität und Genauigkeit, um die Leistungsfähigkeit Ihres KI-Modells zu erhöhen.

4. Die richtige Struktur wählen

Gestalten Sie Ihre Wissensdatenbank mit einer geeigneten Struktur zur Organisation Ihrer Inhalte. Wählen Sie je nach Datenart und Präferenzen Ihrer Nutzer:innen zwischen strukturierten und unstrukturierten Formaten. Entwickeln Sie eine Taxonomie, Kategorien oder ein Tagging-System, um Informationen effizient wiederzufinden.

5. Hochwertige Inhalte erstellen und aktualisieren

Füllen Sie Ihre Wissensdatenbank mit hochwertigen, präzisen und relevanten Inhalten. Konzentrieren Sie sich auf nützliche Inhalte wie Artikel, Anleitungen, häufig gestellte Fragen oder Tutorials, die typische Anfragen und Bedürfnisse Ihrer Kund:innen adressieren. Aktualisieren und pflegen Sie Inhalte regelmäßig, um ihre Relevanz sicherzustellen.

6. Ihr KI-Modell implementieren

Implementieren Sie KI-Modelle wie Natural Language Processing und Machine Learning in Ihre Wissensdatenbank-Software. Systeme wie Zendesk-KI kommen vortrainiert und ersparen Ihnen zeitaufwendige (und kostenintensive) manuelle Trainingsphasen. Sie können Algorithmen feinjustieren, um die Genauigkeit und Relevanz von Antworten und Empfehlungen weiter zu steigern.

7. KI-Systeme testen und verfeinern

Überprüfen Sie die Leistung Ihrer KI-gestützten Wissensdatenbank und stellen Sie sicher, dass sie wie gewünscht funktioniert. Testen Sie Genauigkeit, Reaktionsgeschwindigkeit und Benutzerfreundlichkeit in unterschiedlichen Szenarien und Kundeninteraktionen. Sammeln Sie Feedback von Nutzer:innen, um Optimierungspotenziale zu identifizieren und Ihre KI-Systeme fortlaufend zu verbessern.

8. KI-gestützte Tools integrieren

Erweitern Sie Ihr System mit weiteren KI-basierten Tools, um Funktionen und Leistungsfähigkeit zu steigern. Dazu gehören etwa Chatbots für den Kundenservice und generative KI-Tools, die Ihre Wissensdatenbank zusätzlich aufwerten. Achten Sie auf nahtlose Integration in bestehende Systeme und Workflows, um die bestmögliche Performance zu erzielen.

9. Benutzerfreundliche Oberfläche gestalten

Entwickeln Sie eine benutzerfreundliche Oberfläche, die eine einfache Navigation und einen leichten Zugang zu Informationen in Ihrer Wissensdatenbank ermöglicht. Setzen Sie auf intuitives Design, optimierte Suchfunktionen und personalisierte Nutzererlebnisse, um Engagement und Nutzbarkeit zu erhöhen.

10. Leistung überwachen und Feedback für kontinuierliche Verbesserung einholen

Überwachen Sie die Performance Ihrer KI-Wissensdatenbank kontinuierlich mit Analytics und Metriken. So können Sie Nutzerinteraktionen, Content-Nutzung und Genauigkeit der KI-Modelle verfolgen und Optimierungspotenziale erkennen. Sammeln Sie zusätzlich Feedback von internen Nutzer:innen und Stakeholdern, um Ihre Wissensdatenbank langfristig zu verbessern.

Wissensdatenbanken sind längst mehr als reine Speicherorte für Unternehmensressourcen. Mit der Einführung von KI hat sich ihre Funktionalität stark erweitert – und diese Entwicklung wird sich fortsetzen.

Zu den wichtigsten Trends, die sich bei KI-gestützten Wissensdatenbanken abzeichnen, gehören:

• Multimodale Formate: Wissensdatenbanken werden sich nicht mehr nur auf Text beschränken. Künftig werden Fragen zunehmend in Form von Bildern, Videos und anderen grafischen Formaten beantwortet. Es könnte sogar möglich sein, eine Frage per Sprache zu stellen und eine Videoerklärung als Antwort zu erhalten.
• Automatische Inhaltsaktualisierungen: Teams werden Inhalte immer seltener manuell prüfen und aktualisieren müssen. Stattdessen identifiziert KI veraltete Inhalte, schlägt eigenständig Aktualisierungen vor und erstellt bei Bedarf Entwürfe.
• Proaktive Unterstützung: Generative KI-Wissensdatenbanken werden immer einen Schritt voraus sein. Noch bevor eine Frage gestellt wird, liefert die Technologie die Informationen, die voraussichtlich benötigt werden, und schlägt konkrete Verbesserungsmaßnahmen vor.
• Konversationelle Interfaces: Im Gegensatz zu klassischen Suchfeldern werden Nutzer:innen nicht mehr auf sorgfältig gewählte Stichwörter angewiesen sein. Dank NLP kann KI dialogartige Interaktionen verstehen, Rückfragen stellen und so lange nachfassen, bis die relevanteste Antwort gefunden ist.