Beitrag | 4 Min. Lesezeit

Knowledge-Management: Erfolg dank Wissensmanagement

Von Christin K. Sander, Web Marketing Manager, Zendesk

Veröffentlicht 27. Januar 2022
Zuletzt aktualisiert: 2. September 2022

Wissen effizient zu nutzen, wird immer mehr zum Wettbewerbsvorteil. Die Art und Weise, wie ein Unternehmen das vorhandene Wissen optimal nutzt, ist entscheidend für seinen finanziellen und geschäftlichen Erfolg.

Das Wissen, das für die erfolgreiche Bewältigung verschiedener Aspekte eines Unternehmens erforderlich ist, sollte immer leicht zu finden und für alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zugänglich sein. Hier kommt Knowledge-Management (oder auch Wissensmanagement) ins Spiel. Warum ist es wichtig, für den Erfolg Ihres Unternehmens, und welche Tools gibt es? Lesen Sie hier weiter und erfahren Sie mehr darüber.

Tools für das Wissensmanagement: Schlüssel zum Erfolg Ihrer Strategie

Neben Ihrer Wissensmanagement-Strategie ist natürlich auch die richtige Software von Bedeutung. Mit Tools für das Wissensmanagement, können die Mitarbeitenden in Unternehmen Wissen, Informationen oder Daten speichern und abrufen, Inhalte zusammenfassen, Wissensquellen erschließen und den Informationsfluss rationalisieren. Wirksame Wissensmanagement-Tools verbessern die Zusammenarbeit, sparen Zeit und Ressourcen und helfen Mitarbeitenden und Führungskräften, bessere Geschäftsentscheidungen zu treffen.

Außerdem stellen sie sicher, dass Ihr Unternehmen Informationen erfasst und aus diesem Wissen maximalen Nutzen zieht. Verschiedene Tools für das Wissensmanagement dienen für unterschiedliche Arten von Wissen und sind darauf ausgelegt, die Effizienz in bestimmten Bereichen Ihres Unternehmens zu verbessern:

Wissensdatenbanken
Eine Wissensdatenbank ist ein durchsuchbarer Informationsspeicher, in dem die Daten Ihres Unternehmens für den internen oder externen Zugriff gespeichert werden. Sie dient der Erfassung, Verwaltung und Organisation wichtiger Unternehmensinformationen, damit Ihre Teams oder Kunden die benötigten Informationen zum richtigen Zeitpunkt finden. Es gibt zwei Arten von Wissensdatenbanken. Die maschinenlesbare Wissensdatenbank speichert Daten, die nur von Systemen mit künstlicher Intelligenz analysiert werden können. In einer von Menschen lesbaren Wissensdatenbank werden Dokumente und physische Texte gespeichert, die für Menschen zugänglich sind. Solche von Menschen lesbaren Wissensdatenbanken sind interaktiver, aber die Suche ist oft zeitaufwendiger.

Lernmanagementsysteme (LMS)
Lernmanagementsysteme helfen Unternehmen, eine solide Grundlage für das Wissensmanagement zu schaffen, indem sie die Erstellung maßgeschneiderter Schulungs- und Ausbildungsprogramme ermöglichen. Mithilfe solcher Systeme können Unternehmensleiter Lektionen, Kurse, Quizfragen und andere Schulungsmaterialien entwerfen und verwalten und diese Ressourcen an Mitarbeitende, Studierende oder Partner weitergeben.

Kundenbeziehungsmanagement (CRM)
CRM-Systeme unterstützen alle Teams in den Bereichen Marketing, Vertrieb und Kundenservice und speichern Informationen über Interessenten und Kunden im Laufe der Kundenbeziehung, sodass sie nachvollziehbar sind. Mit einem CRM-System kann Ihr Unternehmen alles nachverfolgen, vom ersten Kontakt mit einem potenziellen Kunden und wie dieser zustande kam, über die Interaktionen mit Ihrem Vertriebsteam während des Kaufprozesses bis hin zu Wiederholungskäufen. Diese Kundendaten werden im CRM-Tool gespeichert, auf das Ihr Team nun jederzeit zugreifen kann, um den Kontext der Beziehung zu verstehen und angemessen auf alle auftretenden Anliegen zu reagieren. Dadurch bieten Sie ein besseres Kundenerlebnis.

Content-Management-Systeme
Content-Management-Systeme (CMS) umfassen die Tools zur Erstellung, Verwaltung und Verteilung Ihrer Unternehmensinhalte im Intranet oder auf der Website Ihres Unternehmens. Ein effektives Content-Management-System bietet Vorlagen für die Veröffentlichung von Inhalten, ermöglicht die einfache Bearbeitung und Kennzeichnung von Metadaten und ermöglicht das Nachverfolgen von Änderungen sowie den Zugriff auf verschiedene Inhaltsversionen. Außerdem fördert ein CMS-Tool die Zusammenarbeit und die parallele Entwicklung von Inhalten. In ein Content-Management-System lassen sich auch Dokumentenverwaltungssysteme, Erweiterungen und Plug-ins für erweiterte Funktionen integrieren.

Rolle der Automatisierung beim Knowledge-Management

Mithilfe der heutigen Service-Desk-Tools finden Nutzer die Informationen, die sie suchen. Das bedeutet, dass Sie keinen Techniker mehr brauchen, der die täglich per E-Mail eingehenden Anfragen überwacht, und dass Ihre Mitarbeitenden die Antworten selbst finden können. Und das gilt nicht nur für die IT-Abteilung.

Wenn Sie die Wissensdatenbank mit neuen Artikeln und Ressourcen füllen, kann Ihr Portal Nutzern diese Lösungen vorschlagen, bevor sie sich die Mühe machen, ein Ticket zu erstellen. Dank moderner Suchfunktionen und intelligenter Technologie sind die Nutzer stärker als je zuvor mit Ihrer Wissensdatenbank verbunden.

Die Realität in einem modernen Unternehmen ist, dass alle Beteiligten zusammenarbeiten müssen. Das ist leichter gesagt als getan, vor allem, wenn Sie mehrere Büros an verschiedenen Standorten haben. Das bedeutet aber nicht, dass Sie alles, was Sie wissen, weitergeben müssen. Sie können die Informationen auswählen, die andere Abteilungen häufig benötigen.

Angenommen, Sie benötigen einen Dienst, für den mehrere Berechtigungen erforderlich sind. Anstelle des mühsamen Hin- und Herschickens von E-Mails können Sie die Berechtigungen für das Wissensmanagement auf der Grundlage des in der Wissensdatenbank beschriebenen Prozesses automatisieren. Sie können auch Automatisierungen erstellen, die Anfragen auf der Grundlage der Abteilungen und Antragsteller, von denen sie stammen, weiterleiten und nach Priorität ordnen.

Fazit

Unternehmen mit gutem Wissensmanagement haben automatisch einen Wettbewerbsvorteil. Das erreichen sie, indem sie Teams aufbauen, die die Inhaltsstrategie verstehen, die relevanten Prozesse mit der geeigneten Technologie automatisieren und, was vielleicht am wichtigsten ist, Wissen und Informationen als wertvolles Gut behandeln.

Durch Wissensmanagementsysteme erlangen Unternehmen Wettbewerbsvorteile und verbessern ihre Leistungen im Vergleich zu anderen Organisationen. Das Projektmanagement benötigt effiziente Projektmanager, die jederzeit und überall über wertvolles Wissen und Erkenntnisse verfügen.

Eine gut ausgebaute Wissensmanagement-Lösung erfüllt die Anforderungen Ihres Unternehmens durch die Verwaltung von Verfahren, Tools und Mitarbeitenden. Sie verbessert den Fokus auf implizite sowie explizite Informationen. Sie deckt sowohl strukturelle als auch kulturelle Veränderungen, Entwicklungsprozesse und operative Werkzeuge ab, die Sie im Umgang mit technischen, personellen und interaktiven Anliegen benötigen.