Warum Ihr Unternehmen einen Change-Management-Plan braucht

Von Erin Hueffner, Content Marketing Manager @erinhueffner

Veröffentlicht 2. Juni 2020
Zuletzt geändert 16. Juni 2020

Änderungen können Angst machen. Wir durchleben eine globale Pandemie, SpaceX schießt neue Raketen in den Weltraum und Wissenschaftler haben eine Methode entwickelt, aus Hautzellen Mini-Gehirne zu schaffen. Da kann es einem schon mulmig werden. Menschen mögen Routine – Dinge, die sie kennen und die ihnen vertraut sind, zum Beispiel ihre kuscheligen Wollsocken oder Mamas Marmorkuchen. Selbst wenn eine Änderung Gutes bewirkt, stößt sie zunächst oft auf Angst und Abwehr. Auch Unternehmen müssen erkennen, dass sich die menschliche Seite von Änderungen auf das Ergebnis auswirken kann.

Wenn Menschen zur Arbeit kommen, lassen sie ihre Emotionen nicht einfach zu Hause. Und wenn Ihr Unternehmen florieren soll, müssen Sie Ihren Mitarbeitern helfen, Neues zu akzeptieren. Ein guter Plan für das Change Management ebnet den Weg zur Implementierung einer neuer Technologie, einer neuen Strategie oder einer betrieblichen Neuorganisation.

Was ist Änderungsmanagement?

Unter Change Management versteht man den Prozess, die Kommunikationsmethoden und die Tools, die erforderlich sind, um die menschliche Seite von Änderungen zu steuern, um das gewünschte Geschäftsergebnis zu erzielen. „Change Mmanagement berücksichtigt den menschlichen Aspekt von Änderungen und sichert den langfristigen Erfolg“, sagt Rachel Breitbach, Senior Advisor für Veränderungsagilität, Programmmanagement und Organisationsstrategie bei FarWell. Unter Change Management versteht man eine Strategie, die Menschen in den Mittelpunkt rückt, untersucht, wie sie mit Neuem umgehen, und ihnen hilft, Änderungen zu akzeptieren.

Für welche Änderungen empfiehlt sich ein Change-Management-Prozess?

Kurz gesagt: alle. „Es kann eine Lebensveränderung sein oder eine Prozessänderung in Ihrer Organisation, die absolut nichts mit Technologie zu tun hat“, erklärt Breitbach. „Vielleicht ist es eine technologische Umwälzung oder eine Anpassung der organisatorischen Struktur, bei der sich Rollen und Zuständigkeiten ändern. Vielleicht ist es die Fusion von zwei Unternehmen, bei der sich die Frage stellt, wie sich die Kulturen integrieren lassen. Wie integriert man Richtlinien? Geschäftsprozesse? Alle diese Dinge sind denkbar.“

Warum ist eine Change Management-Strategie wichtig?

Wir leben in einer Zeit des konstanten Wandels. Um zu überleben, müssen Unternehmen blitzschnell komplexe Änderungen umsetzen. Laut einer Studie des Change-Management-Unternehmens Prosci ist die Erfolgswahrscheinlichkeit deutlich höher, wenn es einen Plan für das Change Management gibt. Selbst wenn organisatorischen Veränderungen alle technischen Anforderungen erfüllen, können sie fehlschlagen. Es ist möglich, dass Sie absolut brillante neue Geschäftsprozesse und überzeugende neue Technologien haben und trotzdem auf die Nase fallen. Erfolg ist abhängig von den Menschen, die diese Veränderungen in ihren Alltag einbauen – ob sie wollen oder nicht. Das bedeutet aber noch lange nicht, dass sie damit glücklich sind. „Die Annahme einer Änderung heißt nicht, dass Menschen sie gutheißen“, sagt Dana Otto, Senior Manager of Change Management bei Zendesk. „Es bedeutet nur, dass sie sie akzeptieren“.

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Wie Unternehmen sich auf erfolgreiches Change Management vorbereiten können

Wenn sich eine Änderung lohnen soll, muss man ausreichend Vorbereitungszeit einräumen. Hier einige Tipps zur Erstellung eines sinnvollen Change-Management-Plans:

Die Änderung definieren

Was möchte Ihr Unternehmen genau ändern? Was ist der aktuelle Status und wie sähe eine erfolgreich implementierte Änderung aus? Welche Initiativen könnte Ihr Unternehmen angehen, wenn die Änderung übernommen wird? Die Antworten auf diese Fragen sind ausschlaggebend, damit alle am gleichen Strang ziehen.

Benchmarks festlegen

Wenn Sie sich kopfüber in den Änderungsprozess stürzen und nicht konkret messen, wie es aktuell läuft, meinen Ihre Mitarbeiter vielleicht, dass alles bisher wunderbar geklappt hat. Wenn nach der Änderung nicht alles wie am Schnürchen läuft, möchten sie vielleicht lieber zur alten Vorgehensweise zurückkehren. Genau dieser Widerstand ist es, der selbst den besten Plan im Sand verlaufen lässt. Erfassen Sie alle relevanten Metriken, bevor Sie eine organisatorische Änderung in die Wege leiten, damit Ihre Mitarbeiter sehen, welchen Mehrwert sie bringt. „So können wir sagen: soundsoviele Fehler haben wir mit der alten Methode gemacht, und mit der neuen machen wir nur noch halb so viele“, erklärt Breitbach.

Change-Management-Team identifizieren

Wer sind die Sponsoren und Stakeholder? Wer muss am Änderungsplan mitarbeiten? Diese Gruppe sollte ein Querschnitt Ihres Unternehmens sein, nicht nur Leute aus der Führungsetage. Die Mitglieder dieser Gruppe spielen eine wichtige Rolle, denn sie sorgen als Akteure des Wandels dafür, dass Ihr Plan auf der Spur bleibt.

Kommunikationsplan

„Es ist ausschlaggebend, mit den Gruppen zu kommunizieren, die von der Änderung betroffen sind“, sagt Otto. Verfassen Sie einen genauen Plan zum Kommunizieren der Änderung, damit Mitarbeiter und Stakeholder immer informiert sind, und vergessen Sie nicht: Der Kommunikationsfluss muss in beide Richtungen gehen. Sorgen Sie für eine Feedbackschleife während des gesamten Prozesses und stellen Sie unterschiedliche Kommunikationskanäle zur Verfügung. Je nach der Komplexität der organisatorischen Änderung gibt es zahlreiche Optionen: von Town-Hall- und Team-Meetings über E-Mails von Senior Executives und Updates von der Projektleitung bis hin zu Pulsumfragen. Seien Sie so offen und ehrlich wie möglich, aber geben Sie nicht zu viele Informationen preis, besonders, wenn die endgültigen Entscheidungen von oben noch ausstehen. Wenn es im letzten Moment noch eine Kursabweichung gibt, würden Sie bei den Mitarbeitern möglicherweise nur Unsicherheit stiften.

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Was zeichnet einen Change Management-Plan aus?

Sobald Sie die Weichen gestellt haben, konzentrieren Sie sich darauf, Mitarbeiter zielgerichtet durch die Änderung zu führen.

Mitarbeiterschulung

Jede Veränderung bringt neue Aufgaben mit sich, die erst erlernt werden müssen. Geben Sie allen betroffenen Personen die Möglichkeit, sich die Kenntnisse und Fertigkeiten anzueignen, die sie brauchen, um erfolgreich zu sein. Gute Kommunikation ist ausschlaggebend: Bei jedem sinnvollen Change-Management-Plan steht Schulung im Mittelpunkt. Aber überstürzen Sie nichts! Schulungen sollten aber erst dann stattfinden, wenn die Betroffenen wissen, was auf sie zukommt, denn sonst stiften Sie nur Verwirrung, und Ihr Änderungsplan schlägt möglicherweise fehlt.

Change-Management-Schulung für Manager

Vorgesetzte und Manager spielen beim Change Management eine wichtige Rolle, denn sie üben Einfluss auf Mitarbeiter aus. Wenn die Manager nicht an Bord sind, werden sich auch die Mitarbeiter nicht überzeugen lassen. „Beim Durchsetzen von Veränderungen muss die Unternehmensleitung unbedingt mit von der Partie sein“, meinte Breitbach. „Sie muss in jeder Phase dabei sein und kann bei der Kommunikation eine wichtige Rolle spielen.“

Widerstand den Luft aus den Segeln nehmen

Keine Änderung ist leicht, und es ist mit Widerstand von Mitarbeitern und Management zu rechnen. Ihr Change- Management-Team muss herausfinden, wo die Hindernisse liegen und wie sie aus dem Weg geräumt werden können. Sie werden vielleicht überrascht sein: Manchmal sind Mitarbeiter der Veränderung gegenüber von Anfang an aufgeschlossen. Oder sie wittern etwas, was gar nicht eintreten wird, und lehnen deswegen die Veränderung ab. „Stellen Sie keine Vermutungen darüber an, was Ihre Mitarbeiter von einer bestimmten Änderung halten“, sagt Otto. „Ich sehe leider immer wieder, dass Führungskräfte es vermeiden, mit ihren Mitarbeitern zu sprechen, und dann Entscheidungen treffen, die mit der Realität wenig zu tun haben.“

Erfolge anerkennen und feiern

Erfolgreiches Change Management ist harte Arbeit. Feiern Sie den Start neuer Initiativen und rücken Sie alle Erfolge, ob kurz- oder längerfristig, ins rechte Licht. Kategorisieren und kommunizieren Sie sie frühzeitig und oft, um den Fortschritt zu messen und Ihrem Team neue Energie zur Umsetzung der Veränderungen zu geben.

Änderungen gehören zum Alltag

Wandel kann Angst machen, denn es ist immer ein Sprung ins Ungewisse. Die menschliche Seite von Änderungen ist im Geschäftsleben genauso wichtig wie zu Hause. Jeder reagiert anders auf Änderungen, und nichts passiert über Nacht. Aber eine Welt, in der sich nichts ändert, ist eine Welt ohne Fortschritt.

Die Erwartungen von Mitarbeitern entwickeln sich parallel zu den steigenden Kundenerwartungen. Weiterlesen.