Menschenzentrierte KI im Personalwesen erklärt

Was ist menschenzentrierte KI im Personalwesen?

Menschenzentrierte KI im Personalwesen ist eine Mitarbeiterservice-(ES)-Lösung, die Technologie nutzt, um Menschen in den Mittelpunkt der HR-Abläufe zu stellen. Sie unterstützt HR-Fachkräfte, indem sie Aufgaben automatisiert, datenbasierte Einblicke für Entscheidungen bereitstellt und den Mitarbeiterservice personalisiert. Es geht nicht nur um Effizienz – menschenzentrierte KI im Personalwesen stellt das Wohlbefinden der Mitarbeiter:innen konsequent in den Fokus.

HR-Teams balancieren in ihrem Anspruch, hervorragenden Mitarbeiterservice zu bieten, ständig zwischen Effizienz und Empathie. Sie bearbeiten administrative Aufgaben, reagieren auf Anliegen von Mitarbeiter:innen und planen die Belegschaft – und müssen gleichzeitig immer größere und komplexere Belegschaften mit weniger Ressourcen betreuen.

Menschenzentrierte KI im Personalwesen kombiniert intelligente Automatisierung mit einem People-First-Ansatz. Sie schließt diese Lücke und unterstützt Sie dabei, schnellen und präzisen Mitarbeiterservice zu bieten. In diesem Leitfaden erläutern wir die wichtigsten Funktionen und Vorteile menschenzentrierter KI im Personalwesen und wie Sie Ihren Return on Investment (ROI) für KI am Arbeitsplatz messen.

Mehr in diesem Leitfaden:

• Wie menschenzentrierte KI HR-Teams unterstützt
• Top-Funktionen einer menschenzentrierten KI-Lösung für HR
• So messen Sie den ROI eines KI-gestützten HR-Tools
• Häufig gestellte Fragen
• Stellen Sie Ihre Mitarbeiter:innen in den Mittelpunkt mit KI-gestütztem Mitarbeiterservice

Wie menschenzentrierte KI HR-Teams unterstützt

KI reduziert zwar auch Kosten, doch sie steigert vor allem die Fähigkeit von HR-Vertreter:innen, Mitarbeiter:innen effektiv zu unterstützen. So transformiert KI im Personalwesen den Mitarbeiterservice.

Hyper-personalisiert den Mitarbeiterservice

KI-gestützte HR-Software analysiert individuelle Daten, Präferenzen und Verhaltensmuster von Mitarbeiter:innen, um personalisierte Erlebnisse im großen Maßstab zu ermöglichen. Von individualisierten Benefit-Empfehlungen bis zu maßgeschneiderten Lernpfaden steigert dieses Maß an Personalisierung die Mitarbeiterbindung, weil der Service relevanter und wertschätzender wirkt.

Statt Mitarbeiter:innen das Gefühl zu geben, dass sie Trainings oder Initiativen nur „durchlaufen“, hilft KI dabei, den Service zu personalisieren, sodass er sich wirklich an individuellen Bedürfnissen orientiert.

Verbessert die operative Effizienz

HR-Vertreter:innen übernehmen zahlreiche Aufgaben, die sich hervorragend automatisieren lassen, zum Beispiel:

• Beantworten zeitkritischer Fragen von Mitarbeiter:innen

• Planen von Interviews und Follow-ups

• Bearbeiten von Abwesenheitsanträgen

Dies sind typische Beispiele dafür, wie KI die Zeit, die HR-Teams für wiederkehrende Aufgaben aufbringen müssen, deutlich reduziert.

Automatisierung ersetzt HR-Mitarbeiter:innen nicht – sie verschafft ihnen Freiraum, sich auf komplexe Themen zu konzentrieren, die menschliches Urteilsvermögen benötigen. Daraus ergeben sich bessere strategische Ergebnisse, eine höhere Mitarbeiterzufriedenheit und mehr bedeutungsvolle, menschenzentrierte Interaktionen.

Erzeugt datenbasierte Einblicke für Workforce-Planung

Menschenzentrierte KI-Systeme analysieren große Datenmengen und identifizieren Muster, die manuell kaum erkennbar wären. Tools wie Zendesk analysieren 100 Prozent der Interaktionen – historisch und in Echtzeit –, sodass keine Workforce-Management-(WFM)-Einblicke verloren gehen.

Diese Erkenntnisse helfen Führungskräften, das HR-Management zu verbessern und fundierte Entscheidungen rund um Recruiting, Entwicklung und Bindung zu treffen. KI ermöglicht proaktives Handeln, indem sie zukünftige Bedürfnisse vorhersagt und Risiken frühzeitig sichtbar macht.

Vereinfacht Onboarding und Offboarding

KI-gestützte HR-Tools schaffen konsistente und personalisierte Erlebnisse für neue wie auch scheidende Mitarbeiter:innen. Der Nutzen ist erheblich: Workrise, ein führender Anbieter in der Energiebranche, nutzt Zendesk, um 20 Prozent aller Workflows – einschließlich Onboarding – zu automatisieren. Das führte zu beeindruckenden Einsparungen von 20.000 USD pro Quartal.

Neue Mitarbeiter:innen erhalten gezielte Informationen und Schulungen basierend auf Rolle, Team und Erfahrung. Austretende Mitarbeiter:innen profitieren von automatisierten Prozessen, die sicherstellen, dass alle Schritte korrekt ausgeführt werden. Diese strukturierten Abläufe steigern die Effizienz und bewahren gleichzeitig die menschliche Komponente in wichtigen Übergangsphasen.

Passt Lernmöglichkeiten für Mitarbeiter:innen an

Eine menschenzentrierte KI empfiehlt individuelle Entwicklungswege, indem sie Faktoren wie folgende analysiert:

• Kompetenzlücken

• Karriereziele

• Lernpräferenzen

• Coaching-Sessions

Dieser gezielte Ansatz stellt sicher, dass Schulungsressourcen effektiv eingesetzt werden und Mitarbeiter:innen genau die Fähigkeiten entwickeln, die für aktuelle und künftige Rollen entscheidend sind. Unternehmen profitieren von einer engagierten und leistungsfähigen Belegschaft.

Hilft dabei, HR-Trends vorherzusagen

Predictive Analytics ermöglichen HR-Teams, Trends bereits bei ihrer Entstehung zu erkennen. So können sie Chancen frühzeitig nutzen oder negativen Entwicklungen entgegenwirken. HR-Vertreter:innen beobachten Muster in WFM-Kennzahlen wie:

• Zufriedenheit

• Stimmung

• Fluktuationsrisiko

Diese Erkenntnisse helfen HR-Teams, potenzielle Probleme zu lösen, bevor sie Auswirkungen haben. Damit wird Mitarbeiterservice-Management proaktiv statt reaktiv. So entstehen stabilere Arbeitsumgebungen, in denen Mitarbeiter:innen sich wertgeschätzt fühlen.

Überwacht das Wohlbefinden der Mitarbeiter:innen

KI-Tools überwachen das Wohlbefinden der Mitarbeiter:innen kontinuierlich, indem sie Faktoren wie Stimmung und Engagement in Kommunikation und Feedback analysieren. Sie erkennen subtile Hinweise, die auf Risiken hindeuten können, etwa:

• Burnout

• Unzufriedenheit

• Herausforderungen bei der Work-Life-Balance

Frühe Warnsignale ermöglichen HR-Teams rechtzeitiges Eingreifen. Das schützt die mentale Gesundheit und reduziert Fluktuation. Unternehmen schaffen so eine gesunde, produktive Arbeitsumgebung und zeigen echte Wertschätzung für ihre Mitarbeiter:innen.

Automatisiert die Gehaltsabrechnung

Mit KI für den Mitarbeiterservice lassen sich viele manuelle und fehleranfällige Berechnungen in der Lohn- und Gehaltsabrechnung automatisieren. Systeme wie Zendesk berechnen komplexe Elemente wie Überstunden, Boni und Steuerabzüge automatisch – und passen sich laufend an gesetzliche Änderungen an.

Durch menschenzentrierte KI wird die Gehaltsabrechnung transparenter, da Mitarbeiter:innen über intuitive Self-Service-Portale auf Informationen zugreifen können. Genauigkeit, Effizienz und Transparenz erhöhen das Vertrauen und verringern den administrativen Aufwand.

Top-Funktionen einer menschenzentrierten KI-Lösung für HR

Bei der Bewertung von Lösungen für menschenzentrierte KI im Personalwesen unterscheiden sich leistungsstarke Plattformen deutlich von einfachen Automatisierungstools. Die besten Systeme kombinieren moderne Technologie mit einer nutzerfreundlichen Gestaltung, die menschliche Bedürfnisse in den Mittelpunkt stellt.

KI-Agenten und fortschrittliche Automatisierung

Fortgeschrittene KI-Agenten sind intelligente Bots, die komplexe Fragen und Aufgaben ohne menschlichen Eingriff bearbeiten können – von detaillierten Richtlinienfragen bis zur Begleitung durch mehrstufige Prozesse.

Diese Systeme automatisieren bis zu 80 Prozent aller Interaktionen und verbessern sich dabei kontinuierlich. Sie ermöglichen zudem Support rund um die Uhr, sodass Mitarbeiter:innen überall sofort Unterstützung erhalten.

Omnichannel-Agent-Workspace

Ein einheitlicher Workspace, der alle Kommunikationskanäle – E-Mail, Chat, Telefon und Self-Service-Portale – integriert, ermöglicht konsistenten Service, unabhängig davon, wie Mitarbeiter:innen Kontakt aufnehmen. Dieser Omnichannel-Ansatz bewahrt den Kontext, verhindert wiederholte Erklärungen und schafft nahtlose Erlebnisse.

KI-gestützte Self-Service-Optionen

Intuitive, KI-basierte Self-Service-Portale ermöglichen es Mitarbeiter:innen, Informationen zu finden oder Aufgaben selbstständig zu erledigen. Mithilfe von Natural Language Understanding (NLU) verstehen diese Systeme Fragen in Alltagssprache und liefern präzise Antworten. Dadurch steigt die Zufriedenheit, während wiederkehrende Routineanfragen sinken.

Ticketsystem

Ein leistungsfähiges Ticketsystem stellt sicher, dass komplexe Fälle automatisch an die richtigen HR-Spezialist:innen weitergeleitet und bis zur Lösung verfolgt werden. KI kategorisiert und priorisiert Anfragen, weist sie nach Expertise und Auslastung zu und überwacht die Einhaltung von Service Level Agreements (SLAs).

Mit Omnichannel-Routing werden Tickets sofort an die passenden Expert:innen geleitet. Automatisierte Follow-ups stellen sicher, dass nichts übersehen wird. Das führte beispielsweise bei DuPage County zu einer Reduzierung der Service-Desk-Bearbeitungszeit um 95 Prozent.

Unternehmenssicherheit auf Enterprise-Niveau

KI-Tools müssen sensible HR-Daten zuverlässig schützen. Beim Wechsel auf eine moderne Zendesk-Lösung konnte DuPage County seine alte On-Premises-Lösung ersetzen und gleichzeitig hohe Sicherheitsstandards beibehalten.

Enterprise-Sicherheitsfunktionen sorgen für geschützte, aber dennoch zugängliche Daten. Dazu gehören:

• Ende-zu-Ende-Verschlüsselung

• Rollenbasierte Zugriffskontrollen

• Einhaltung globaler Datenschutzrichtlinien

Diese Maßnahmen schaffen Vertrauen und schützen Organisationen vor Datenschutzverletzungen.

So messen Sie den ROI eines KI-gestützten HR-Tools

Die Einführung menschenzentrierter KI im Personalwesen erfordert eine Investition – je nach Tool unterschiedlich hoch. Einige Systeme wie Zendesk bieten eine geringe Time-to-Value (TTV), sodass HR-Teams schnell Verbesserungen spüren. Messen Sie Ihren ROI anhand quantitativer Leistungskennzahlen für Mitarbeiter-Performance-Management sowie qualitativen Rückmeldungen.

Bevor Sie starten, sollten Sie Basiswerte erfassen: Zeitaufwand für administrative Aufgaben, Zufriedenheitswerte der Mitarbeiter:innen und Reaktionszeiten auf HR-Anfragen. Nach der Einführung vergleichen Sie die Fortschritte und messen Effizienzgewinne und Qualitätsverbesserungen.

Überwachen Sie diese KPIs, um den vollständigen Wert Ihrer KI-Lösung zu erfassen:

• Reduktion der Lösungszeiten für Anfragen von Mitarbeiter:innen

• Anteil selbst gelöster Anfragen

• Zufriedenheitswerte für HR-Interaktionen

• Produktivität des HR-Teams (z. B. Fälle pro Mitarbeiter:in)

• Reduktion der Onboarding- und Offboarding-Dauer

• Bindungsrate der Mitarbeiter:innen und Gründe für Kündigungen

Zusätzlich sollten Sie den strategischen Effekt der gewonnenen Zeit messen: neue Initiativen, Verbesserungen im Talentmanagement und Beiträge des HR-Teams zu Unternehmenszielen.

Häufig gestellte Fragen

Stellen Sie Ihre Mitarbeiter:innen in den Mittelpunkt mit KI-gestütztem Mitarbeiterservice

Menschenzentrierte KI im Personalwesen ermöglicht bedeutungsvollere Interaktionen zwischen HR-Teams und Mitarbeiter:innen. Sie automatisiert Aufgaben wie Onboarding und liefert datenbasierte Einblicke, sodass HR-Fachkräfte sich auf das konzentrieren können, was sie am besten können: Menschen unterstützen, Talent entwickeln und Unternehmenskultur gestalten.

Erfolgreiche Implementierungen finden die Balance aus Effizienz und menschlichem Kontakt. Ziel ist es nicht, Menschen aus HR zu entfernen, sondern ihre Wirkung zu verstärken. Entdecken Sie, wie Zendesk KI-gestützten Mitarbeiterservice ermöglicht – effizienter und menschlicher als je zuvor.