Personaleinsatzplanung: Definition und wie Sie sie optimieren

Stellen Sie sich vor, Sie sind Trainer:in eines Basketballteams, und Ihre Spielmacherin verletzt sich am Knöchel – eine große Lücke entsteht. Doch das Spiel steht bevor, und Sie müssen schnell reagieren und die Fähigkeiten Ihres Teams neu bewerten, um eine gewinnende Aufstellung zu finden.

Die Personaleinsatzplanung funktioniert ähnlich wie der Aufbau eines Teams – Lücken sind unvermeidlich. Manager:innen nehmen Urlaub, erfahrene Teammitglieder werden krank oder verletzt, und neue Kolleg:innen benötigen Schulungen, bevor sie Führungsverantwortung übernehmen können. Selbst Organisationen mit starker Workforce-Management-(WFM)-Struktur leiden unter mangelhafter Planung oder Ausfällen, was zu Kompetenzlücken im Team führen kann.

Um Ihr Team zu stärken und eine leistungsfähige Belegschaft aufzubauen, erfahren Sie in unserem Leitfaden, wie Sie Ihre Personaleinsatzplanung verbessern, verfeinern und optimieren können.

Mehr in diesem Leitfaden:

• Branchen, die Personaleinsatzplanung brauchen
• Vorteile der automatisierten Personaleinsatzplanung
• Personaleinsatzplanung: 11 Tipps zur Optimierung
• Funktionen von Personaleinsatzplanungssoftware
• Häufig gestellte Fragen
• Kundenservice-Teamplanung mit Zendesk WFM optimieren

Branchen, die Personaleinsatzplanung brauchen

Typische Branchen, die auf eine effektive Personaleinsatzplanung angewiesen sind:

• Einzelhandel
• Kundenservice
• Gesundheitswesen
• Gastgewerbe
• Kontakt- und Call Center
• Gastronomie
• Produktion
• Bauwesen
• Transportwesen
• Logistik und Lagerhaltung

Ganz gleich, ob ein Unternehmen Call-Center-Workforce-Management-Methoden, Prozesse aus dem Einzelhandel oder andere Strategien einsetzt – präzise und gut verwaltbare Einsatzpläne sind entscheidend für den Erfolg in diesen kundenzentrierten und lohnabhängigen Branchen.

Vorteile der automatisierten Personaleinsatzplanung

Die Personaleinsatzplanung kann zeitaufwendig sein. Unerwartete Krankheiten, Verletzungen oder andere Vorfälle bringen Pläne leicht durcheinander – insbesondere, wenn Manager:innen sie nicht rechtzeitig anpassen können. Automatisierung vereinfacht die Planung, steigert die Mitarbeiterzufriedenheit und bringt zahlreiche Vorteile, die die Produktivität direkt beeinflussen.

Nutzen von Prognosen

Personaleinsatzplanung gelingt besser mit einer fundierten Grundlage. Durch die Nutzung von Workforce-Management-Kennzahlen und historischen Daten können Unternehmen mit Workforce Forecasting ihren Personalbedarf vorhersagen und Einsatzpläne optimieren.

Prognosen helfen auch bei der Entscheidungsfindung über komplexe Schichten, harmonierende Teams und potenzielle Kompetenzlücken. Software wie Zendesk WFM liefert mithilfe von Echtzeitdaten verlässliche Prognosen, um Teampläne optimal zu gestalten.

Optimierte und vereinfachte Einsatzpläne

Einfachere Pläne sind meist bessere Pläne. Automatisierte Personaleinsatzplanung ermöglicht datenbasierte Entscheidungen über Personalbesetzung und verbessert die Service- und Supportqualität. Automatisierung berücksichtigt Verfügbarkeiten, Kundenservice-Fähigkeiten, sowie Hoch- und Ruhephasen – und hält den Prozess schlank und effizient.

Steigerung der Produktivität

Unternehmen nutzen Analysen, Trends und Automatisierung, um Einblicke in Teamaktivitäten zu gewinnen. Die automatisierte Personaleinsatzplanung kombiniert historische Daten und Prognosen, um die richtigen Personen zur richtigen Zeit einzusetzen – für maximale Produktivität.

Kostensenkung

Die Automatisierung analysiert vergangene Daten und schlägt auf dieser Basis optimale Schichtverteilungen vor. Dadurch werden Überbesetzungen in schwachen Phasen vermieden, sodass Unternehmen Kundenbedürfnisse erfüllen und gleichzeitig Budgets einhalten können.

Verbesserte Mitarbeiterbindung

Detaillierte, genaue Einsatzpläne geben Mitarbeiter:innen Klarheit und fördern ein ausgewogenes Arbeitspensum. Automatisierte Systeme, die Urlaubs- und Schichtwünsche berücksichtigen, erhöhen das Engagement und senken die Fluktuation.

Mehr Transparenz

Die Automatisierung bietet größere Transparenz. Mit klaren Plänen wissen Mitarbeiter:innen, was sie erwartet, und können Hindernisse oder Wünsche frühzeitig mitteilen.

Zeitersparnis für Teams

Vorlagen und Datenanalysen erleichtern die Planung zukünftiger Schichten und beschleunigen das Erkennen von Mustern. Automatisierung reduziert manuelle Aufgaben und spart so wertvolle Zeit.

Rechtskonformität

Gesetze und Vorschriften unterscheiden sich je nach Land. Ob DSGVO, Arbeitszeitgesetze oder Lizenzanforderungen – automatisierte Systeme stellen sicher, dass die Personaleinsatzplanung rechtskonform erfolgt.

Personaleinsatzpläne: 11 Tipps zur Optimierung

Da so viele Faktoren eine Rolle spielen, ist die Personaleinsatzplanung keine exakte Wissenschaft. Dennoch gibt es zahlreiche Möglichkeiten, den Prozess zu optimieren – etwa durch die Verwendung einer Workforce-Planning-Vorlage. Berücksichtigen Sie diese 11 Tipps, um Ihre Einsatzpläne effizienter zu gestalten.

1. Das gesamte Team einbeziehen

Optimierte Personaleinsatzpläne entstehen nur, wenn alle Teammitglieder eingebunden sind. Die Personaleinsatzplanung ist ein dynamischer Prozess von Anfang bis Ende. Teammitglieder müssen einbezogen werden, falls Änderungen an den Plänen Auswirkungen auf Abläufe oder Aufgaben haben.

2. Unternehmensbedürfnisse berücksichtigen

Gestalten Sie jeden Einsatzplan so, dass er die Anforderungen Ihres Unternehmens erfüllt und die Geschäftsentwicklung fördert. Vom langfristigen Wachstum bis hin zu saisonalem Support – ein Plan sollte effiziente Teams und reibungslose Schichten sicherstellen. Trendanalysen helfen, Phasen mit höherem oder geringerem Personalbedarf zu erkennen und Pläne entsprechend anzupassen.

3. Zeit während der Arbeitswoche einplanen

Die Planung kann mühsam sein, ist aber notwendig. Planen Sie feste Zeitblöcke in Ihrem Wochenkalender ein, um Einsatzpläne zu erstellen oder anzupassen. Wenn Sie Schwierigkeiten haben, dafür Zeit zu finden, blocken Sie diese bewusst in Ihrem Kalender. Scheuen Sie sich nicht, ausreichend Zeit einzuplanen – die Erstellung optimierter Einsatzpläne mit Automatisierung und Workforce-Management-Software erfordert Übung.

4. KI-gestützte WFM-Software verwenden

Um die besten Einsatzpläne zu erstellen, benötigen Sie die besten Tools. KI-gestützte Workforce-Management-Tools vereinfachen die Planung, indem sie historische Daten analysieren und die Präferenzen von Agent:innen berücksichtigen.

Tools zur Erfassung von Anwesenheit und Verfügbarkeit helfen Unternehmen, individuelle Pläne zu erstellen, gezielte Schulungen zu ermöglichen und das Wohlbefinden der Mitarbeiter:innen zu bewerten. Mit dem Fortschritt der künstlichen Intelligenz wird Automatisierung die betriebliche Effizienz und Produktivität weiter steigern – sie wird zur Notwendigkeit, nicht nur zur Option.

5. Eine Vorlage für die Personaleinsatzplanung erstellen

Vorlagen für die Personaleinsatzplanung stimmen Unternehmensanforderungen mit Verfügbarkeit und Qualifikationen der Mitarbeiter:innen ab. Sie reduzieren den Zeitaufwand für die Planung erheblich und können manuell oder mit Software erstellt werden. Individuelle Vorlagen für unterschiedliche Szenarien erleichtern den Prozess in Zeiten saisonaler Schwankungen oder personeller Veränderungen.

6. Den endgültigen Einsatzplan vereinfachen

Das mag selbstverständlich klingen, aber Mitarbeiter:innen schätzen leicht verständliche Einsatzpläne.

Um Pläne übersichtlicher zu gestalten, beachten Sie Folgendes:

• Wählen Sie eine klare Schriftart und verwenden Sie diese konsequent.

• Nutzen Sie eine gut lesbare Schriftgröße.

• Verwenden Sie farbliche Kennzeichnungen für bestimmte Mitarbeiter:innen oder Teams.

Wenn jemand mehr als 30 Sekunden benötigt, um einen Einsatzplan zu verstehen, sollten Sie ihn überarbeiten und vereinfachen.

7. Schichten anpassen, nicht Mitarbeiter:innen

Ein wesentlicher Bestandteil der Personaleinsatzplanung ist es, die Verfügbarkeit und Präferenzen der Mitarbeiter:innen nach Möglichkeit zu berücksichtigen. Planen Sie Schichten rund um Ihre besten Teammitglieder oder kombinieren Sie erfahrene Mitarbeiter:innen mit Kolleg:innen, die noch zusätzliche Schulung benötigen. Nutzen Sie Tools wie Zendesk, um flexible Pläne zu erstellen, die sich an Ihr Team anpassen – statt Mitarbeiter:innen in starre Schichtmuster zu zwingen.

8. Den Plan frühzeitig fertigstellen

Niemand mag das hektische Improvisieren, wenn ein Plan unvollständig oder fehlerhaft ist. Seien Sie proaktiv und finalisieren Sie Ihre Einsatzpläne frühzeitig. So haben Mitarbeiter:innen ausreichend Zeit, sich vorzubereiten, und Sie vermeiden kurzfristige Entscheidungen. Eine frühe Planung ermöglicht außerdem Schichttausch und stellt sicher, dass in Spitzenzeiten genügend Personal verfügbar ist.

9. Mitarbeitende an der Planung beteiligen

Die Planung kann komplex sein – insbesondere, wenn individuelle Präferenzen und Urlaubsanträge berücksichtigt werden müssen. Erwägen Sie, Mitarbeiter:innen die Möglichkeit zur Selbstplanung zu geben: Öffnen Sie den Plan für einen bestimmten Zeitraum und erlauben Sie Eintragungen, bevor Sie ihn schließen. Zwar müssen Manager:innen eventuelle Lücken füllen, aber Selbstplanung fördert Eigenverantwortung und Engagement.

10. Aufgabenmanagement priorisieren

Selbstorganisierte Teams benötigen nicht bei jeder Schicht Führungskräfte vor Ort, aber sie brauchen klar definierte Aufgaben. Ein gutes Aufgabenmanagement hilft Teams, Prioritäten zu setzen und Projekte effizient abzuschließen, ohne Mikromanagement. Unterstützungssysteme und Tools helfen Teams, Aufgaben zu identifizieren, zu erstellen und zu verfolgen, sodass jede:r weiß, was pro Schicht zu erledigen ist.

11. Ein Arbeitsbudget festlegen

Legen Sie ein Budget für Arbeitskosten fest – und halten Sie sich daran. Präzise Budgets helfen, den Cashflow zu steuern, Wachstum zu planen und Ineffizienzen zu erkennen.

Sie können Ihr Budget beispielsweise basieren auf:

• Einem Prozentsatz der täglichen Lohnsumme

• Oder einem festen Betrag, basierend auf dem durchschnittlichen Tagesaufwand

Auch wenn es verlockend scheint, dass Ihre erfahrensten Mitarbeiter:innen jede Schicht übernehmen, ist das meist nicht realistisch. Halten Sie die Teams ausgewogen – mit einer Mischung aus erfahrenen und neuen Mitarbeiter:innen – um qualitativ hochwertigen und kosteneffizienten Service sicherzustellen.

Funktionen von Personaleinsatzplanungssoftware

Software für Personaleinsatzplanung hat sich im Laufe der Zeit stark weiterentwickelt, um Planungsprozesse zu vereinfachen. Anstatt sich auf eine Kombination aus manuellen und mechanischen Lösungen zu verlassen, übernimmt die intelligente Automatisierung (IA) komplexe Aufgaben und zentralisiert Prognose- und Planungsdaten.

Um Planungsfehler und Verwirrung zu vermeiden, sollten Sie bei der Auswahl einer Personaleinsatzplanungssoftware auf die folgenden Funktionen achten:

• KI-gestützte Prognosen: Intelligent generierte Personal- und Branchenprognosen nutzen historische Daten und Geschäftsalgorithmen, um Hoch- und Ruhephasen zu identifizieren.
• Automatisierte Planung: Die automatisierte Personaleinsatzplanung berücksichtigt Verfügbarkeit, Nachfrage und Qualifikationsniveau der Mitarbeiter:innen. Diese Informationen können aus Prognosen und Mitarbeiterprofilen abgeleitet werden.
• Echtzeit-Tracking: Die Einsicht in die aktuelle Agentenplanung, Anwesenheit und Aktivität verbessert die Planung und steigert die interne Produktivität.
• Umfassendes Reporting: Detaillierte Berichte liefern wertvolle Einblicke in die Teamleistung und Aktivitäten – einschließlich Bereichen mit hoher und niedriger operativer Effizienz.

Während einige Softwarelösungen nur wenige dieser Funktionen bieten, stellt Zendesk WFM Kundenservice-Teams all diese Tools – und noch mehr – zur Verfügung.

Häufig gestellte Fragen

Kundenservice-Teamplanung mit Zendesk WFM optimieren

Personaleinsatzplanung ist eine Fähigkeit – sie erfordert strategisches Denken, Empathie und die richtigen Werkzeuge. Mit zuverlässigen Ressourcen und Workforce-Management-Tools treffen Sie fundierte, teamgerechte Entscheidungen.

Wie Trainer:innen, die Expert:innen engagieren, sollten auch Sie in Tools investieren, die entscheidend für die Optimierung Ihrer Planung sind – etwa KI-gestützte Prognosen, automatisierte Planung und Echtzeit-Tracking. Workforce-Management-Software wie Zendesk bietet all das und mehr und unterstützt Führungskräfte dabei, das Wohlbefinden ihrer Teams zu fördern.