Die beste Kundendatenbank Software 2025

Kundendaten sind für Unternehmen Gold wert – wenn man sie richtig lesen und ihr volles Potenzial nutzen kann. Hier kommt Kundendatenbank Software ins Spiel.

Um die Datenerfassung und -analyse zu vereinfachen, benötigen Sie ein strukturiertes System und eine leistungsstarke Kundenservice Software mit robusten Datenbankfunktionen. In diesem Leitfaden erfahren Sie, worauf Sie bei Kundendatenbank Software achten sollten, um in jeder Phase der Customer Journey herausragenden Service zu bieten.

Dies sind die Kundendatenbank Lösungen, auf die wir in diesem Leitfaden eingehen:

• Zendesk: Am besten geeignet für KI-gestützte CX
• HubSpot: Die beste Datenbank für Marketingautomatisierung
• monday.com: Ideal für kreative Teams
• Salesforce: Am besten geeignet für Vertriebsteams in Großunternehmen
• Freshsales: Am besten geeignet für einfache Anwendungsfälle
• Zoho CRM: Ideal zum Teilen von Datenbanken
• ClickUp: Am besten geeignet für das Projektmanagement
• Airtable: Am besten geeignet für den Vertrieb über mobile Geräte
• Keap: Ideal für Lifecycle Management
• Agile CRM: Das beste kostenlose CRM

Kundendatenbank-Software ist eine zentrale Komponente von Customer Experience Plattformen, mit der Unternehmen Kundeninformationen erfassen, speichern, verwalten und analysieren können. Durch die Integration mit Systemen wie CRM Software (Customer Relationship Management) und E-Commerce Tools werden Kundennamen, Kontaktdetails, Kaufhistorie, Interaktionen, Präferenzen und mehr in umfassenden Kundenprofilen zusammengefasst. Kundendienst-Mitarbeiter:innen können diese Insights dann nutzen, um den Support zu personalisieren und datengestützte Entscheidungen zu treffen, die den Kundenservice verbessern.

Auf dem Markt sind heute mehrere Programme mit Datenbanken für Kundendaten erhältlich. Nachfolgend finden Sie eine Übersicht mit zehn Softwarelösungen für Kundendatenbanken.

1. Zendesk

Am besten geeignet für KI-gestützte CX

Zendesk bietet eine KI-gestützte Kundendatenbank-Lösung, die speziell für die CX entwickelt wurde. Es ist benutzerfreundlich, skalierbar und wächst mit Ihrem Unternehmen und Ihrer Kundenbasis. Außerdem können Unternehmen mit unserem Add-on Erweiterter Datenschutz und Sicherheit darauf vertrauen, dass ihre Daten sicher bleiben.

KI ist in unsere Lösung integriert, einschließlich des branchenführenden Arbeitsbereichs für Agenten von Zendesk. Generative KI-Tools stellen Kundendienst-Mitarbeiter:innen vor dem Beginn von Interaktionen wichtige Kundendaten und Insights bereit. Gleichzeitig begleitet sie unser Agenten-Copilot in Echtzeit und stellt alle Informationen zur Verfügung, die sie zur schnelleren und effektiveren Reaktion auf Kund:innen benötigen.

Mit über 1.700 Anwendungen und Integrationen, die im Zendesk Marketplace verfügbar sind, können Unternehmen Kundendaten einfach systemübergreifend mit dem Arbeitsbereich für Agenten verbinden. Dadurch erhalten Kundendienst-Mitarbeiter:innen einen vollständigen Überblick über alle Kund:innen, was personalisierte Interaktionen und stärkere Beziehungen ermöglicht. AI Agents, die autonomsten Bots der Branche, können auch auf Kundendaten zugreifen, um personalisierten, automatisierten Support rund um die Uhr bereitzustellen.

Unsere Kundendatenbank Software umfasst zudem KI-gestützte Tools für Berichte und Analysen – einschließlich Zendesk QA und Zendesk Workforce Management – um Echtzeitdaten zur Teamleistung und zu Kundeninteraktionen zu liefern. Zusätzlich können mittels Omnichannel Reporting aktuelle und rückblickende Insights zum Kundenverhalten über alle Supportkanäle hinweg generiert werden, die sich schnell mit allen Beteiligten teilen lassen.

Funktionen:

• Anpassbares Dashboard
• Zentralisierte Kundenprofile
• KI-Unterstützung für Kundendienst-Mitarbeiter:innen
• Erweiterte Berichte und Analysen
• Automatisierung
• Nahtlose Integration
• Pipelineverwaltung
• Aufgabenverwaltung
• Sicherheit auf Enterprise-Niveau
• Kundensegmentierung

Preisinformationen: Pläne gibt es ab 19 USD pro Kundendienst-Mitarbeiter:in/Monat bei jährlicher Abrechnung. Es ist eine 14-tägige kostenlose Testversion verfügbar.

Erfahren Sie mehr unter Zendesk Preispläne.

2. HubSpot

Die beste Datenbank für Marketingautomatisierung

Seit seiner Gründung im Jahr 2004 ist HubSpot eine Marketing- und Vertriebsplattform für kleine und mittlere Unternehmen. Die Suite kostenloser und kostenpflichtiger Software-Tools ermöglicht es Unternehmen, Vertriebsprozesse zu organisieren und Leads innerhalb einer einzigen Kundendatenbanklösung zu kontaktieren. Außerdem können Teams Kontaktdatensätze verwalten, Kundenaktivitäten protokollieren und Interaktionen im historischen Verlauf nachverfolgen.

Das CRM-System für den Vertrieb von HubSpot bietet Benutzer:innen die Option für einen kostenlosen Account mit eingeschränkten Funktionen, darunter begrenztes Volumen für Anrufe, Benachrichtigungen, E-Mail-Vorlagen und Dokumente pro Benutzer:in und Monat. Eine kostenpflichtige Version der Kundendatenbank-Software von HubSpot umfasst den Zugriff auf zusätzliche Funktionen wie Analysen, Transkriptionen und Playbooks sowie 15 Millionen Kontakte und Unternehmensdatensätze.

Zudem ermöglicht die Kontaktmanagement-Software von HubSpot es Benutzern:innen, Vertriebsaufgaben zu verwalten und Unternehmensdaten mit Kontaktdatensätzen zu verknüpfen. Benutzer:innen können diese Software auch zur Pflege von Kundendaten, zur Erstellung und Protokollierung von Aktivitäten, zur Planung von Meetings und zur Integration mit anderen Tools verwenden.

Funktionen:

• Kundenprofile
• Automatisierung
• Integrationen
• Aufgabenverwaltung
• Pipelineverwaltung
• Zeitplanung
• Zusammenstellung kontextbezogener Inhalte

Preisinformationen: Kostenpflichtige Pläne gibt es ab 15 € pro Lizenz/Monat bei jährlicher Abrechnung. Es sind ein kostenloser Plan und eine 14-tägige kostenlose Testversion verfügbar.

Leseempfehlung: Erfahren Sie, wie sich HubSpot in Zendesk integrieren lässt und wie Zendesk im Vergleich zu HubSpot abschneidet.

3. monday.com

Ideal für kreative Teams

Seit der Einführung des ersten Workflow Management Produkts im Jahr 2014 ist monday.com zu einer Management Software Suite für kleine, mittlere und große Unternehmen herangewachsen. Die Kundendatenbank-Software dieses Unternehmens ermöglicht es Teams, Daten zu verwalten und Kundenbeziehungen in einer zentralen Datenbank nachzuverfolgen.

Zusätzlich versetzt das Kundenmanagementsystem von monday.com Teams in kleinen Firmen oder Großunternehmen in die Lage, Leads zu verwalten und Prozesse zu automatisieren.

Mit monday.com können Unternehmen die Kommunikation mit Kund:innen und Leads nachverfolgen, Daten organisieren und laufende und zukünftige Beziehungen verwalten.

Zudem können Benutzer:innen Daten auf verschiedene Arten anzeigen, von Dashboards bis zu Berichtsoptionen. Außerdem ermöglichen die vorgefertigten Vorlagen von monday.com es Benutzer:innen, einheitliche Workflows zu erstellen.

Diese Kundendatenbank-Software bietet auch Drag-and-Drop-Optionen mit bearbeitbaren Spalten, sodass Teams Daten zum Feedback von Kund:innen sammeln können, einschließlich Meinungen zu Produkten und Kundenservice. monday.com bietet darüber hinaus Automatisierungsoptionen für die Organisation von Daten.

Funktionen:

• Dashboard
• Datenberichterstattung
• Automatisierung
• Integrationen
• Pipelineverwaltung
• Verwendungsfertige Vorlagen
• Drag-and-Drop Funktionen

Preisinformationen: Kostenpflichtige Pläne gibt es ab 9 € pro Lizenz/Monat bei jährlicher Abrechnung. Es sind ein kostenloser Plan mit zwei Lizenzen sowie eine 14-tägige kostenlose Testversion verfügbar.

Leseempfehlung: Erfahren Sie, wie sich Monday.com in Zendesk integrieren lässt.

4. Salesforce

Am besten für Vertriebsteams in Großunternehmen geeignet

Salesforce hat 1999 sein erstes Produkt für Customer Relationship Management entwickelt. Heute umfasst die Produktpalette des Anbieters (die als Einstein 1 bekannt ist) Softwareoptionen, die für Marketing-, Vertriebs-, Kundenservice-, Commerce- und IT-Teams geeignet sind, einschließlich einer Option für eine Kundendatenbank-Software. Auf der Salesforce-Plattform können Teams wählen, welche webbasierten Produkte am besten zu ihren Anforderungen passen. Kundendaten werden in der Cloud gespeichert.

Mit der Kundendatenplattform von Marketing Cloud können Großunternehmen auf zentralisierte Daten aus mehreren Quellen zugreifen. Diese Plattform gibt Teams auch die erforderlichen Tools für Kontaktmanagement, Datenberichterstattung und Workflow-Management. Die Kundendaten-Software ist zudem direkt in das CRM von Salesforce integriert.

Obwohl Unternehmen, die Salesforce verwenden, Kundenprofile erstellen und in einer zentralen Datenbank arbeiten können, müssen Administrator:innen über ausreichende technische Kenntnisse verfügen, um Salesforce einzurichten, zu konfigurieren und zu verwalten. IT Support ist auch gefragt, um das System benutzerfreundlicher zu machen.

Funktionen:

• Dashboard
• Kundenprofile
• Datenberichterstattung
• Automatisierung
• Integrationen
• Kundensegmentierung
• Data Mapping

Preisinformationen: Pläne gibt es ab 1.250 € pro Organisation/Monat bei jährlicher Abrechnung. Eine 30-tägige kostenlose Testversion ist verfügbar.

Leseempfehlung: Erfahren Sie, wie sich Salesforce in Zendesk integrieren lässt und wie Zendesk im Vergleich zu Salesforce abschneidet.

5. Freshsales

Am besten geeignet für einfache Anwendungsfälle

Freshsales wurde 2016 gegründet und stellt eine cloudbasierte Business Management Lösung mit einer Kundendatenbank Software bereit, die Nutzerdaten erfasst und strukturiert. Mithilfe dieser Software können Unternehmen Daten über mehrere Kontaktpunkte hinweg sammeln. Außerdem bietet die Kundendatenbank-Software von Freshsales Optionen für Vertriebs-, Marketing- und Supportteams.

Freshsales kann Kund:innen auf der Grundlage spezifischer Filter und Bedingungen segmentieren. Benutzer:innen können Kundendaten auch in einer Aktivitätszeitachse anzeigen, die KI-Tools zur Organisation von Informationen verwendet Im Anschluss können Teams Freshsales nutzen, um Multi-Channel-Kampagnen unter Verwendung des Kontexts der Kund:innen zu initiieren.

Teams, die Freshsales einsetzen, können auch die Erfassung und Speicherung von Daten personalisieren. Die Plattform bietet jedoch weniger Möglichkeiten zur Anpassung als einige der Konkurrenten. Diese Kundendatenbank Software stützt sich zudem auf grundlegende demografische und verhaltensbezogene Informationen, um Kundenprofile zu erstellen, anstatt offene Felder für die Sammlung von Antworten bereitzustellen.

Funktionen:

• Dashboard
• Kundenprofile
• Datenberichterstattung
• Pipelineverwaltung
• Einheitlicher Posteingang
• Freddy KI

Preisinformationen: Pläne gibt es ab 9 € pro Benutzer:in/Monat bei jährlicher Abrechnung. Es sind ein kostenloser Plan und eine 14-tägige kostenlose Testversion verfügbar.

Leseempfehlung: Erfahren Sie, wie Zendesk im Vergleich zu Freshworks abschneidet.

6. Zoho CRM

Ideal zum Teilen von Datenbanken

Zoho CRM bietet eine Kundendatenbank Lösung für kleine und große Unternehmen. Mit Workflow- und Tool-Optionen können Kundendaten zentral verwaltet werden, einschließlich früherer Interaktionen mit dem Kundenservice. Zoho CRM verwendet auch Chatbots, um Fragen von Kund:innen zu beantworten und Kundeninformationen zu sammeln, die von der Kundendatenbank-Software strukturiert und verwaltet werden.

Mit der Software für Kundeninformationen von Zoho können Unternehmen alle gesammelten Daten in Abschnitten organisieren, die auf dem Kontext einzelner Daten basieren, wie geografischer Standort, Stufe des Abonnements, Produktnutzung und andere Parameter. Die Kundendatenbank-Software von Zoho kann auch in das CRM integriert werden, um einen einheitlichen Kundenservice über verschiedene Supportkanäle hinweg zu schaffen.

Mit Zoho können Benutzer:innen außerdem vorhandene Daten importieren und sie mit neuen Daten kombinieren, sodass Kundeninformationen an einem einzigen Ort gespeichert werden.

Funktionen:

• Dashboard
• Datenberichterstattung
• Automatisierung
• Integrationen
• Pipelineverwaltung
• Mobile App
• Inventarverwaltung

Preisinformationen: Pläne gibt es ab 14 € pro Benutzer:in/Monat bei jährlicher Abrechnung. Es ist eine 15-tägige kostenlose Testversion verfügbar.

Leseempfehlung: Erfahren Sie, wie sich Zoho in Zendesk integrieren lässt und wie Zendesk im Vergleich zu Zoho abschneidet.

7. ClickUp

Am besten für das Projektmanagement geeignet

ClickUp ist seit 2017 ein Anbieter von Produktivitätssoftware, der sich auf kleine Unternehmen und Großunternehmen spezialisiert hat. Die Plattform bietet mehrere Dashboards – einschließlich Kanban-Boards, Listen und Tabellen –, mit denen Teams Kundendaten in verschiedenen Formen anzeigen können. Mit den Dashboard-Widgets von ClickUp können Teams Kundeninformationen auch basierend auf dem Datenkontext in Kategorien organisieren.

Die CRM- und Kundendatenbank-Software von ClickUp gibt Teams zudem die Möglichkeit, das Onboarding von und den Kontakt mit Kund:innen über eine einzige Plattform abzuwickeln. Mithilfe dieser Datenbank für den Kundenservice können Unternehmen außerdem die gesamte Kommunikation mit Kund:innen an einem zentralen Ort speichern, sodass einzelne Benutzer:innen auf vergangene, laufende und bevorstehende Interaktionen zugreifen können. Zusätzlich können Teams über diese Plattform Kundeninteraktionen und -daten verschlagworten und nachverfolgen.

ClickUp bietet darüber hinaus Funktionen einer Kundendatenbank-Software wie Lead-Management, Berichterstellung und Datenanalyse sowie vorgefertigte CRM-Vorlagen. Unternehmen können ClickUp auch zur Erstellung von Datenbanksystemen für den Kundenservice nutzen, mit denen Teams das Verhalten und die Interaktionen von Kund:innen analysieren können.

Funktionen:

• Dashboard
• Kundenprofile
• Datenberichterstattung
• Automatisierung
• Integrationen
• Pipelineverwaltung
• Account Verwaltung
• Kundenworkflows

Preisinformationen: Pläne gibt es ab 7 € pro Benutzer:in/Monat bei jährlicher Abrechnung. Ein kostenloser Plan mit eingeschränkten Funktionen ist ebenfalls verfügbar.

Leseempfehlung: Erfahren Sie, wie sich ClickUp in Zendesk integrieren lässt.

8. Airtable

Am besten geeignet für den Vertrieb über mobile Geräte

Airtable ist ein zentralisiertes Verwaltungssystem, mit dem Unternehmen vernetzte Apps erstellen können. Diese Plattform erlaubt es Unternehmen, Arbeitsabläufe, Roadmaps, Kampagnen, Bewerber:innen und andere Projekte oder Personen nachzuverfolgen. Zudem können Teams Airtable verwenden, um mehrere Projekte miteinander zu verknüpfen, sodass ein zentraler Bereich für Aufgabenverwaltung und Zusammenarbeit entsteht.

Durch Automatisierungsoptionen unterstützt Airtable Teams dabei, Kundendaten zu Kaufhistorie, Arbeitsaufträgen und anderen Interaktionen zu verwalten. Mithilfe der von Airtable gesammelten Kundendaten können Teams außerdem Dashboards aktualisieren und Benutzer:innen in Echtzeit über Änderungen, Projekte und Fortschritte informieren. Diese Software für Kundeninformationen ermöglicht es Unternehmen außerdem, Anwendungen von Drittanbietern, bereits vorhandene Tools und andere Geschäftsprozesse zu integrieren.

Funktionen:

• Dashboard
• Automatisierung
• Integrationen
• Erstellung von Apps
• QA Tools

Preisinformationen: Kostenpflichtige Pläne gibt es ab 20 USD pro Lizenz/Monat bei jährlicher Abrechnung. Es ist ein kostenloser Plan verfügbar.

9. Keap

Ideal für Lifecycle Management

Keap ist eine Suite von CRM- und Marketingtools, einschließlich einer Datenbank für den Kundenservice. Der Fokus von Keap ist die Automatisierung bei Kleinunternehmen und CRM-Software. Keap sammelt, organisiert und verfolgt Kundendaten, wodurch Benutzer:innen allgemeine Prozesse im gesamten Unternehmen automatisieren können.

Das CRM von Keap umfasst eine Kundendatenbank-Software, sodass Benutzer:innen mit einem Abo für das Customer Relationship Management automatisch Zugriff auf die Daten erhalten. Die Plattform bietet auch Zugriff auf Optionen für die Zahlungsabwicklung, das E-Mail-Marketing und die Verwaltung der Vertriebspipeline. Mit Keap können Kleinunternehmen automatisierte Datenmanagementprozesse erstellen, Kundenaktivitäten und -historie verfolgen und Kundendatenberichte anzeigen.

Die Kundendatenbank-Software von Keap umfasst auch eine Automatisierung des Customer Lifecycle. Dieser Prozess erlaubt es Keap-Nutzer:innen, Customer Journeys basierend auf gesammelten Daten und Kontexten zu erstellen und zu verwenden. Zusätzlich erhalten Unternehmen mit Landing-Pages und Erfassungsformularen einen zentralen Ort, um Kundendaten zu sammeln und zu speichern.

Funktionen:

• Kundenprofile
• Datenberichterstattung
• Automatisierung
• Pipelineverwaltung
• Kalenderverwaltung
• Erfassungsformulare
• Nachverfolgung von E-Mails und Textnachrichten

Preisinformationen: Pläne gibt es ab 249 USD pro Monat für zwei Benutzer:innen und 1.500 Kontakte bei jährlicher Abrechnung Es ist eine 14-tägige kostenlose Testversion verfügbar.

10. Agile CRM

Das beste kostenlose CRM

Agile CRM ist eine Plattform für Vertriebsunterstützung, Marketingautomatisierung und Kundenservice, die auch eine Kundendatenbank Software bereitstellt. Mit dieser Plattform können Benutzer:innen Daten sammeln, Informationen organisieren und an einem einzigen Ort miteinander kommunizieren. Unternehmen, die Agile CRM als Kundendatensoftware verwenden, können auch auf die Cloud und eine mobile App zugreifen.

Mit Kontaktmanagement auf einer einzigen Seite, Nachverfolgung von Meilensteinen und Terminplanung haben Teams die Option, zentralisierte Projekte mit Agile CRM verwalten. Die Plattform versetzt Unternehmen außerdem in die Lage, Kund:innen über Omnichannel-Marketingoptionen zu erreichen, darunter soziale Medien, Landing-Pages, E-Mails und andere Kommunikationsformen. Und mit Feedback Optionen (wie Kundenumfragen) können Teams Daten direkt an der Quelle sammeln.

Funktionen:

• Dashboard
• Automatisierung
• Integrationen
• Pipelineverwaltung
• Intelligente Ansichten
• Cloudbasiert

Preisinformationen: Kostenpflichtige Pläne gibt es ab 9,99 USD pro Benutzer:in/Monat bei jährlicher Abrechnung. Es ist ein kostenloser Plan verfügbar.

Eine leistungsstarke Kundendatenbank-Software sollte Unternehmen dabei helfen, Kundeninformationen effektiv zu verwalten und zu analysieren. Wenn Sie verschiedene Kundendatenbanklösungen evaluieren, sollten Sie folgende Aspekte berücksichtigen:

• KI und Automatisierung: KI analysiert schnell große Mengen an Kundendaten, um Muster, Trends oder Präferenzen zu identifizieren. Mit den daraus generierten Insights können Sie Ihre Angebote entsprechend anpassen. Achten Sie auf Plattformen, die eine vortrainierte KI verwenden – wie die KI von Zendesk, die mit über 18 Milliarden echter Interaktionen trainiert wurde.
• Niedrige Gesamtkosten: Berücksichtigen Sie bei der Bewertung der Gesamtbetriebskosten einer Software die Lizenzgebühren, Implementierungskosten, Wartungskosten, Kosten für die Umstellung sowie eine transparente Preisgestaltung.
• Benutzerfreundlichkeit: Eine benutzerfreundliche Software minimiert Schulungskosten, erhöht die Akzeptanz bei Benutzer:innen und steigert die Zufriedenheit von Kundendienst-Mitarbeiter:innen, was zu besseren Geschäftsergebnissen führt.
• Skalierbarkeit und Agilität: Indem Sie sicherstellen, dass sich Ihre Software an das Wachstum und die veränderlichen Anforderungen Ihres Unternehmens anpassen lässt, kann es die Datenkapazität erhöhen und den Kundenservice in hochdynamischen Märkten verbessern.
• Sicherheit auf Enterprise Niveau: Kundendatenbank Software speichert sensible Daten. Daher verringert die Investition in Sicherheit auf höchstem Niveau die Gefahren, die von unbefugten Zugriffen und anderen Sicherheitsverletzungen ausgehen.

Durch die Auswahl einer Kundendatenbank-Software, die diese Funktionen und Merkmale aufweist, unterstützen Sie Ihr Team dabei, kundenorientierte Strategien zu entwickeln, die Produktivität zu steigern und das Beste aus Ihrer Investitionen herauszuholen.