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Kundendatenbank-Software

Kundendaten zu überwachen und zu verwalten, ist wichtig für das Wachstum und den Erfolg von Unternehmen. Kundendatenbank-Software verbessert Kundenbeziehungen und so letztendlich auch die Umsätze.

Ein Leitfaden für die beste Kundendatenbank-Software

Zuletzt aktualisiert: 20. November 2023

Der Wert von Kundendaten für Unternehmen ist nicht in Gold aufzuwiegen – allerdings nur dann, wenn die Daten auch richtig organisiert und genutzt werden. Hier kommt CRM-Software ins Spiel. Egal, ob Sie Ihren Kunden über ein neues Angebot informieren oder sicherstellen möchten, dass Sie eine bestimmte Anzahl an Neukunden innerhalb eines Monat gewinnen – alles beginnt mit einem organisierten System. In diesem Beitrag erklären wir, auf was es bei einer Kundeninformationsdatenbank ankommt und stellen Ihnen unsere 10 Top-Empfehlungen vor.

In diesem Beitrag gehen wir auf Folgendes ein:

Was ist Kundendatenbank-Software?

Natürlich können Sie manuell alle Informationen über jeden Kunden manuell in einer Tabelle erfassen. Aber darauf hat doch niemand Lust. Eventuell ist das auch gar nicht umsetzbar. Kundendatenbank-Software hält all das fest, was Sie über einen Kunden wissen müssen und synchronisiert diese Informationen mit einem Profil in Ihrem System. Jede Kundeninteraktion wird dokumentiert. Kundeninformationsdatenbanken sind auch als Customer-Relationship-Management-Systeme (CRM) bekannt.

Welche Funktionen bietet eine Kundendatenbank-Software?

Verschiedene CRM-Systeme bieten eine Vielzahl an Funktionen, aber letztendlich beschränken sie sich alle auf einige wesentliche Hauptfunktionen.

  • Leads und Informationen sammeln: Eines der Hauptziele eines CRMs ist, Kundeninformationen und -interaktionen an einem zentralen Ort zu sammeln.
  • Pipeline-Management: Mit einer Kundeninformationsdatenbank können Sie die Vertriebspipeline visuell darstellen, sodass Supportmitarbeiter den Fortschritt von Leads nachverfolgen können.
  • Kommunikation mit (potenziellen) Kunden: Ein Kundendatenbank-Tool ermöglicht Ihnen, direkt über die Plattform mit Leads und Kunden zu kommunizieren.
  • Integrationen: Systeme können Ihnen beliebig viele native Integrationen zusammen mit API-Zugriff zur Verfügung stellen, damit Sie Ihre eigenen Integrationen bauen können.
  • Analysen und Berichte: Gute Kundendatenbank-Lösungen ermöglichen Ihnen die Anzeige und den Export von verschiedenen Berichten.
  • Mehrere Benutzer: Kundendatenprogramme unterstützen mehrere Benutzer, sodass Manager und Mitarbeiter mit ihren eigenen Login-Daten auf das Programm zugreifen können.

Wie erstellt man eine Kundenservice-Datenbank?

Nur weil Sie Kunden haben, haben Sie nicht automatisch eine Kundendatenbank. Für die Erstellung einer Datenbank müssen Sie Informationen über jeden Kunden systematisch sammeln und an einem zentralen Ort zusammenbringen. Dies sind einige beliebte Methoden zum Aufbau einer Kundendatenbank:

  • Sammeln von Information über bestehende Kunden und neue Leads über Webformulare.
  • Weiterleitung von Informationen von einer Unternehmens-E-Mail-Adresse in die Datenbank
  • Sammeln von Informationen über den Chat
  • Leads anrufen und Kundendaten über den Admin-Bereich oder Transkripte festhalten

Viele kleinere Unternehmen beginnen mit einer einfachen Tabelle für all Ihre Kunden. Das Gute ist, dass Sie Ihre CSV-Dateien direkt in ein modernes CRM-Software-System importieren können. Nachdem das geschehen ist, können Sie neue Leads sowie Informationen über bestehende Kunden hinzufügen.

Vorteile von Datenbank-Software für den Kundenservice

Der Unterschied zwischen der Verwaltung von Kundeninformationen in Tabellen und der Verwendung eines CRM ist so groß wie der Unterschied zwischen einem Spaziergang und einem Autorennen. Der Einsatz von Kundenservice-Software ist wie ein zusätzlicher Turbo für Ihren Vertrieb. Sie können in derselben Zeit eine sehr viel größere Strecke zurücklegen, wenn Sie ein Kundendatensystem nutzen. Hier sind einige wesentliche Vorteile von Kundendatenbank-Software:

  • Ihre Vertriebspipeline auf einen Blick
  • Umsatzprognosen mit akkuraten Daten
  • Automatische Aktualisierung von Kundendaten über Kanäle wie Webformulare und Chat
  • Erkenntnisgewinn durch akkurate Berichte
  • Automatisierung von zeitintensiven Aufgaben wie Folge-E-Mails
  • Zusammenarbeit mit anderen Teammitgliedern in Echtzeit
  • Daten, Notizen, Dokumente, Metriken, Kontaktinformationen und Protokolle an einem Ort

Best Practices für CRM-Datenbank-Software

Darauf kommt es bei einer Kundendatenbank-Lösung an.

Geschwindigkeit

Moderne Programme sollten eine kurze Aktualisierungsfrequenz haben. Das ist die Zeit, die benötigt wird, um Kundendaten im System zu aktualisieren. Dank schneller Systeme stehen Supportmitarbeitern aktuelle Informationen zur Verfügung, auch dann, wenn sie mit Kunden in Echtzeit sprechen. Das System sollte außerdem schnell genug sein, um das Datenvolumen zu verarbeiten, das Sie benötigen.

Effizienz

Durch die Verwendung einer Kundenservice-Datenbank können Ihre Teammitglieder ihre Effizienz verbessern, wenn es darum geht, Kundenbeziehungen zu pflegen und Geschäfte abzuschließen. Die Kundendatenbank-Software sollte den Transfer von Informationen innerhalb der Plattform und zwischen integrierten Apps automatisieren und vereinfachen.

Machbare Lernkurve

Was Sie auch berücksichtigen sollten ist, wie lange es dauern wird, bis Sie und Ihre Mitarbeiter mit dem neuen Kundendatenbankprogramm vertraut sind. Die Anzahl der verfügbaren Funktionen und Anpassungsoptionen und das, was Sie im täglichen Betrieb tatsächlich verwenden werden, sollten sich die Waage halten. Wenn Sie viel Schnickschnack benötigen, sollten Sie darauf achten, dass das Programm eine gute Produktdemo und einen Lernbereich anbietet, die die Zeit bis zum Einsatz verkürzen können.

Nahtlose Software für Kundendatenmanagement

Ihre Kunden sollten keinen Unterschied merken, wenn Sie ihre Informationen sammeln. Genauer gesagt: Die Formulare, Widgets und andere Kommunikationskanäle, die Sie über Ihre CRM-Software nutzen, sollten sich nahtlos in das Design Ihrer Seite einfügen. Gute Tools schaffen es außerdem, Bemühungen bezüglich Kundenzufriedenheit und Leadgenerierung in einem System zu vereinen.

Die 10 besten Kundendatenbank-Softwares für 2021

  1. Zendesk

  2. Zoho CRM

  3. HubSpot CRM

  4. Freshworks CRM

  5. Salesforce

  1. Bitrix24

  2. Pipedrive CRM

  3. Apptivo CRM

  4. Keap CRM

  5. Monday CRM

Heutzutage gibt es eine große Auswahl an Programmen für Ihre Kundendatenbank. Einige eignen sich besser für Kleinunternehmen und Start-ups, andere sind auf große Unternehmen spezialisiert. Hier kommen unsere 10 Top-Empfehlungen für Sie.

1. Zendesk

Zendesk bietet ein vollständiges System für CRM und Kundendatenbank-Management für Unternehmen aller Art.



Zendesk CRM Software

Die Kundendatenbank-Software von Zendesk bearbeitet täglich 4,6 Millionen Interaktionen zwischen Unternehmen und deren Kunden. Und mit unserer kostenlosen Bibliothek für CX-Ressourcen lernen Sie von den Best Practices von über 50.000 Unternehmen – einschließlich Unternehmen aus Ihrer Branche. So können Sie von den Besten lernen und diese Best Practices unmittelbar in Ihrem Unternehmen umsetzen.

Die CRM-Datenbank-Software von Zendesk hat das Ziel, Probleme zu reduzieren, Informationssilos zu eliminieren und die Effizienz zu steigern. Die Zeiten, in denen Sie sich durch unzählige Tabellen arbeiten mussten, sind vorbei. Mit Zendesk können Sie Ihre Berichte anpassen, Tabellen eliminieren und Insights über den Zustand Ihres Kundenstamms einholen. So erfahren Sie ganz leicht, wie Ihr aktueller Kunde funktioniert – und wie Sie und Ihr Supportteam ihm noch besser helfen können.

Falls Sie in der Umstellung auf eine Kundendaten-Software einen IT-Alptraum sehen, können wir Sie beruhigen: Die Software von Zendesk ist sofort einsatzbereit. Es gibt keine großen Unterbrechungen und Sie benötigen auch keine Hilfe aus der IT-Abteilung, um Ihr System upzugraden. Unsere Software-Integrationen funktionieren problemlos mit anderen Tools und lassen sich ganz leicht erweitern, damit sie zu Ihrem Unternehmen passen. Zendesk ist also nicht nur einfach zu integrieren, sondern auch designt, um mit Ihrem Unternehmen zu skalieren.

Zendesk Sell ist ein vollständiges CRM. Sie können es verwenden, um Leads zu generieren, die Kontaktaufnahme zu automatisieren, Ihre Produktivität zu steigern und um mehr Geschäfte abzuschließen. Zu den Funktionen zählen Anrufanalysen, SMS-Tracking, Skripte und mehr. Außerdem können Sie Ihr Engagement mit Reach noch weiter verbessern. Und das Beste: Das CRM funktioniert problemlos mit dem Rest von Zendesk. So können Sie alle Funktionen für das Ticketsystem und das Help Center gleichzeitig nutzen.

Zendesk-Funktionen

  • Vertriebspipeline-Builder
  • E-Mail-Tracking mit Push-Benachrichtigungen
  • Automatisierung des Engagements
  • App für Zugriff von unterwegs
  • Single-Sign-on
  • Zusammenarbeit im Team
  • Berichte und Analysen
  • Omnichannel-Plattform
  • Sichere Cloud-Lösung
  • API und native App-Integrationen
  • Notizen und Anruf-Skripte
  • Vollständiger Kundensupport von Zendesk

2. Zoho CRM

Das beliebte CRM von Zoho eignet sich für eine Reihe von Unternnehmen.



Zendesk CRM Software

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Zoho bietet eine Reihe von SaaS-Produkten und sein CRM war 2005 das ursprüngliche Produkt des Unternehmens. Falls Sie bereits andere Apps des Zoho-Ökosystems nutzen, funktioniert das Hinzufügen des CRMs problemlos. Zoho bietet eine komplette CRM-Lösung, die Unternehmen aller Größen hilft. Außerdem gibt es eine Vielzahl an Anpassungsoptionen für Workflows.

KMU können das CRM von Zoho nutzen, um Leads zu verwalten, Umsatzprognosen zu erstellen, Workflows zu automatisieren und Dokumente zu verwalten, die zu bestimmten Leads gehören. Das Dashboard ist benutzerfreundlich und hilft Vertriebsmitarbeitern dabei, sich auf ihre Aufgaben zu konzentrieren. Die kostenlose Version der Kundendatenbank ist auf 100.000 Einträge begrenzt. Höhere Tarifstufen bieten unbegrenzte Einträge. Eine praktische Funktion von Zoho ist die KI-Assistentin namens Zia, die Vertriebsmitarbeitern dabei hilft, Daten in ihrem CRM-System zu suchen.

Zoho-Funktionen

  • Omnichannel-Lösung
  • Analysen
  • Marketingautomatisierung
  • Automatisierung der Vertriebspipeline
  • Individuelle Anpassung
  • Vertriebsprozess-Builder
  • Native + API-Integrationen
  • Gamifizierung
  • Vertriebsprozess-Builder

Weitere Infos zur Zendesk-App für Zoho finden Sie hier

3. HubSpot CRM

Das CRM von HubSpot ist eine gute Wahl für kleine bis mittelständische Unternehmen.

Hubspot CRM

Bildnachweis



HubSpot hat sich seit der Gründung 2004 zu einer beliebten Marketing- und Vertriebsplattform für viele Unternehmen entwickelt. Die Plattform hilft separaten Abteilungen dabei, in den Bereichen Marketing, Kundenservice, Vertrieb und Content Management mit einem einzigen Tool-Set zusammenzuarbeiten. Das CRM von HubSpot richtet sich an kleine und mittelständische Unternehmen und bietet viele verschiedene Funktionen für diese Art von Unternehmen.

Mit HubSpot können Sie Ihren Vertriebsprozess organisieren und Leads direkt über die Kundendatenbank-Software kontaktieren. HubSpot bietet eine kostenlose CRM-Option an, die allerdings auf 15 Anrufminuten, 200 Benachrichtigungen, 5 E-Mail-Vorlagen und 5 Dokumente pro Benutzer pro Monat limitiert ist. Höhere Tarifstufen bieten höhere Begrenzungen und verfügen über Funktionen wie Analysen, Anruftranskripte und Leitlinien für den Vertrieb.

HubSpot-CRM-Funktionen

  • Geschäftspipeline
  • Live-Chat
  • Vertriebsanalysen
  • Individuelle Anpassung
  • Prognose
  • Automatisierung
  • Slack-Integration
  • Single-Sign-on

Weitere Infos zur Zendesk-App für HubSpot finden Sie hier

4. Freshworks CRM

Das CRM von Freshworks überzeugt Kleinunternehmen mit seiner Benutzerfreundlichkeit.



Freshworks CRM

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Das CRM von Freshworks (früher Freshsales) richtet sich an KMU, die es einfach halten wollen. Das System bietet vielleicht nicht ganz so viele Anpassungsoptionen wie andere auf dem Markt, aber Kunden schätzen an Freshworks, dass es sofort einsatzbereit ist. Die cleane Benutzeroberfläche legt den Fokus auf das Wesentliche. Außerdem hat das Programm viele Funktionen für das Tracking von Leads, die Interaktion mit potenziellen Kunden und die Verwaltung Ihrer Pipeline.

Eine praktische Funktion von Freshworks ist, dass die Datei eines Leads automatisch mit seinen Social-Media-Informationen ausgefüllt wird (falls verfügbar). Das kann Ihnen Erkenntnisse darüber geben, an was der Lead interessiert ist. Freshwork hat auch einen KI-Assistenten namens Freddy, der Kontakte hervorhebt, die gefährdet sind, und Vertriebsdaten analysiert.

Freshworks-Funktionen

  • Bis zu 5.000 aktive Kontakte
  • Lebenszyklusphasen für Kontakte
  • E-Mail-, Chat-, Web- und Telefonkontakte
  • Verhaltenssegmentierung
  • Scoring von Kontakten
  • Anpassbare Domains
  • Bots zur Leadgenerierung
  • Individuelle Anpassung
  • Vertriebsautomatisierung

5. Salesforce

Die altbekannte CRM-Software kann Unternehmen jeder Größe helfen.



Salesforce CRM

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Salesforce baute sein erstes CRM-Produkt 1999, als man noch nicht mal das Telefon und das Internet gleichzeitig nutzen konnte. Heutzutage bietet Salesforce Spitzenprodukte für Kundendatenbanken und eine Reihe von Backoffice-Apps für Unternehmen. Das CRM-Produkt nennt sich Sales Cloud und hat all das, was Sie von einer Vertriebsplattform auf Enterprise-Level erwarten.

Vom Kontaktmanagement und Marketing-Tools zu Umsatzberichten und anpassbaren Workflows: Salesforce bietet Unternehmen eine ganze Menge. So gut wie alles ist anpassbar, sogar der Startbildschirm. Manche Benutzer finden, dass es sehr viel Arbeit ist, bis alles läuft. Deshalb gibt es viele Online-Kurse für die Nutzung von Salesforce.

Salesforce-Funktionen

  • Content Management
  • Opportunity- und Lead-Management
  • Berichte und Dashboards
  • App
  • E-Mail-Integration
  • Umsatzprognosen
  • Angepasste Workflows
  • Datenmanagement

Hier erfahren Sie mehr über die Integration der Salesforce-App in Zendesk.

6. Bitrix24

Bitrix24 CRM ist eine kostenlose Option für kleinere Teams.



Bitrix24 CRM

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Bitrix24 existiert seit 2012. Es bietet eine vollständige Plattform für die Unternehmenskommunikation, einschließlich CRM, das Teilen von Dateien, Terminplanung, Projektmanagement und mehr. Das CRM ist ziemlich umfangreich und bietet eine Reihe von nützlichen Funktionen. Bitrix24 hat einen kostenlosen Tarif, der üblicherweise bis zu 12 Benutzer umfasst. Während der Covid-19-Pandemie erhöhte das Unternehmen diese Begrenzung, um Unternehmen in dieser Zeit zu unterstützen. Die kostenlose Version hat noch weitere Begrenzungen in den Bereichen Speicherplatz, Aufgaben und Kommunikation.

Zu den Funktionen gehören die Kontaktaufnahmeautomatisierung, unbegrenzte Leads, ein Kanban-Board-View und anpassbare Pipelines. Bitrix24 bietet auch die Option an, das System selbst zu hosten, falls Sie die Open-Source-Software auf Ihrer eigenen Hardware installieren möchten. Also, wenn Sie vertraut damit sind, Upgrades, Updates und die Instandhaltung des Servers selbst durchzuführen.

Bitrix24-Funktionen

  • Online-Speicherplatz
  • Kundenprofile
  • CRM-Zugriffsrechte
  • Live-Chat-Software
  • API- und native Integrationen
  • Berichte und Analysen
  • CRM-Marketing-Tools
  • Anruferfassung
  • E-Mail-Integration

7. Pipedrive CRM

Pipedrive ist ein benutzerfreundliches CRM-Tool für Kleinunternehmen.



Pipedrive CRM

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Pipedrive begann 2010 mit einem CRM-System, dessen Ziel es war, Vertriebsmitarbeitern die Arbeit zu erleichtern. Im Gegensatz zu Zoho und HubSpot, die viele verschiedene Tools anbieten, ist Pipedrive ein reines CRM. Deshalb ist es einfach einzurichten und lässt sich gut in eine Reihe von anderen Apps integrieren, um die Funktionalität zu erweitern. Pipedrive bietet vier Tarife und zwei Add-ons für die Leadgenerierung und Web-Analysen an.

Die Kundendaten-Software enthält Funktionen für das Geschäftsmanagement, Produktkataloge, anpassbare Pipelines, E-Mail-Integration und mehr. Wie bei den meisten CRMs können Sie auch hier eine Reihe von Aufgaben automatisieren, um den Vertriebsprozess effizienter zu gestalten. Im Allgemeinen ist Pipedrive ein nützliches Tool für KMU, die auf der Suche nach einer eigenständigen CRM-Option sind.

Pipedrive-Funktionen

  • Anpassbarer Chatbot und anpassbare Webformulare
  • Nachverfolgung des Kontaktverlaufs
  • Automatisieren von sich wiederholenden Aufgaben
  • Berichte und Insights
  • App
  • Aktivitätserinnerungen
  • Visuell dargestellte Vertriebspipeline
  • Single-Sign-on

Hier erfahren Sie mehr zur Zendesk-App für Pipedrive

8. Apptivo CRM

Apptivo bietet eine vielseitige Software für CRM-Datenbanken.



Apptivo CRM

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Seit der Gründung 2009 hat Apptivo eine Reihe von Apps rund um die Bereiche Kontaktmanagement, Projektmanagement, Rechnungsstellung und Kommunikation entwickelt. Ein Alleinstellungsmerkmal von Apptivo ist, dass es einen Basic-Kontaktmanager ohne eine Pipeline oder Rechnungsstellung anbietet. Das ist eine unkomplizierte Option für Kleinunternehmen, die lediglich ihre Kundeninteraktionen im Blick behalten möchten.

Darüber hinaus kann die Kundenservice-Datenbank von Apptivo größere und Enterprise-Unternehmen mit anpassbaren Workflows, mehreren Pipelines, E-Mail-Automatisierung und Datenmanagement überzeugen. Das System kann Leads über Webformulare, direkte E-Mails, CSV-Importe und manuelle Einträge generieren. Apptivo bietet außerdem eine Reihe von eigenen CRM-Apps, um die Funktionalität zu erweitern.

Apptivo-Funktionen

  • Anpassbarer Chatbot und anpassbare Webformulare
  • Nachverfolgung des Kontaktverlaufs
  • Automatisieren von sich wiederholenden Aufgaben
  • Berichte und Insights
  • App
  • Aktivitätserinnerungen
  • Visuell dargestellte Vertriebspipeline
  • Single-Sign-on

9. Keap CRM

Keap vereint CRM-Tools mit Marketing für KMU.



Keap CRM

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Keap (früher Infusionsoft) bietet eine Reihe von Tools rund um die Themen CRM und Marketing. Das Unternehmen basiert auf der Idee, dass Vertriebs- und Marketingabteilungen besser performen, wenn sie eng zusammenarbeiten. Eine Plattform für beide Bereiche kann zu einer höheren Effizienz führen. Ein Abonnement für die Kundendatenbank-Software von Keap enthält CRM, Marketingautomatisierung, Zahlungsabwicklung, E-Mail-Marketing und Vertriebspipeline-Management.

Der Einstiegstarif von Keap richtet sich speziell an Solopreneure und neu gegründete Unternehmen. Was vorher als Infusionsoft bekannt war, ist jetzt Keap Max Classic, das Angebot auf Enterprise-Level. Die Benutzeroberfläche von Keap ist ansprechend gestaltet und enthält ein einfaches Drag-and-Drop-System für das Erstellen von Workflows und Pipelines.

Keap-Funktionen

  • Visuell dargestellte Vertriebspipeline
  • Automatisierung für CRM und Marketing
  • Zahlungsabwicklung
  • App
  • SMS und Anrufe
  • Berichte und Analysen
  • E-Mail-Marketing
  • Terminvereinbarung

10. Monday CRM

Monday.com bietet ein Basic-CRM-System, das sich auf die Produktivität von Teams fokussiert.



Monday CRM

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Vielleicht benötigen Sie aktuell gar keine umfangreiche Kundendatenbank-Software für Ihr Unternehmen. Wenn Sie lediglich einige einfache Funktionen für Ihre Kundendatenbank in einer benutzerfreundlichen Plattform benötigen, ist Monday vielleicht das richtige für Sie. Das Unternehmen ist zwar eher für die Teamwork-Funktionen bekannt, aber auch das CRM-System eignet sich für die Verwaltung von Leads und Kundeninformationen in KMUs.

Monday.com bietet anpassbare Formulare für die Erfassung von Leads auf Ihrer Website und Ihren Landing-Pages. Außerdem können Sie Automatisierungen nutzen, um keine Zeit mit sich wiederholenden Aufgaben zu verlieren. Ein angenehmer Aspekt: Das Design der Vertriebspipeline, des Kontaktmanagements und der Geschäfts-Boards ähnelt dem Design für die Terminvereinbarung. Wenn Sie bereits vertraut damit sind, Monday für die Verwaltung Ihrer Aufgaben zu nutzen, werden Sie auch problemlos mit der Kudnendatenplattform zurechtkommen.

Monday-Funktionen

  • Vertriebspipeline
  • Content Management
  • Lead-Erfassung
  • Kundenprojekte
  • Marketing-Aktivitäten
  • Bestellungsverwaltung
  • Kundensupport
  • Team-Aufgaben und -Projekte

Hier erfahren Sie mehr zur Zendesk-App für Monday.com

Die 10 besten Softwares für Kundeninformationen: eine Übersicht

Und so schneiden unsere 10 Top-Empfehlungen im direkten Vergleich ab:



CRM
Konversationsverteilung
Live-Chat-Software
Native Integrationen
Dokumentenbibliothek
API
Zendesk

Zoho

HubSpot

Freshworks

X

Salesforce

Bitrix24

Pipedrive

Apptivo

X

Keap

X

X

Monday

X

X

Zendesk unterstützt native Integrationen für Zoho, HubSpot, Salesforce, Pipedrive und Monday. Zendesk lässt sich außerdem über die PieSync-Integration mit Freshworks, Bitrix24, Apptivo und Keap verknüpfen.

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