Digitales Onboarding: Darauf kommt es an

Veröffentlicht 23. November 2021
Zuletzt aktualisiert: 23. November 2021

Das Onboarding eines Mitarbeiters gibt den Ton für seine Karriere und seinen Weg in Ihrem Unternehmen vor. Als Personalverantwortlicher oder Unternehmensleiter möchten Sie sicherstellen, dass sich jeder neue Mitarbeiter vom ersten Tag an willkommen und gut orientiert fühlt.

Bis vor kurzem bedeutete dies für die meisten Unternehmen, eine traditionelle Onboarding-Strategie zu entwickeln und zu verfolgen, die in der Regel ein erstes persönliches Gespräch, eine Führung durch das Büro, eine Vorstellung des Teams und eine Menge Papierkram beinhaltete.

Mit der fortschreitenden Verlagerung zu Remote-Work sehen sich jedoch immer mehr Unternehmen gezwungen, diese traditionellen Prozesse zu überdenken und zu verstehen, wie sie an die neue Realität angepasst werden können, in der wir leben - und genau hier kommt das digitale Onboarding ins Spiel. Welche Herausforderungen gibt es, wie können diese überwunden werden und worauf sollte man sonst noch beim digitalen Onboarding achten? Lesen Sie hier weiter, um mehr darüber zu erfahren.

Warum ein guter Onboarding-Prozess wichtig ist

Das Onboarding ist wichtig, weil es die Mitarbeiter an ihre Rolle, die Unternehmensphilosophie und das Angebot des Unternehmens gewöhnt. Es bindet die Mitarbeiter ein, motiviert sie sich für den Erfolg des Unternehmens zu engagieren, und trägt dazu bei, neue Mitarbeiter an das Unternehmen zu binden, indem es ihnen das Gefühl gibt, ein Mitglied des Teams zu sein.

Onboarding ist mehr als nur neue Mitarbeiter willkommen zu heißen

Ein Onboarding-Programm für neue Mitarbeiter ist von entscheidender Bedeutung, da es ihnen einen Vorsprung verschafft und ihnen die Möglichkeit gibt, sich im Unternehmen einzugewöhnen.

Die Eingewöhnung geht weit über das bloße Aufzeigen der Toiletten oder den Hinweis darauf, wo der neue Mitarbeiter sein Mittagessen aufwärmen kann, hinaus.

Bei der Eingewöhnung gibt der Arbeitgeber dem neuen Mitarbeiter einen umfassenden Überblick über die Ziele und Philosophien des Unternehmens.

Insbesondere können der Arbeitgeber und der Arbeitnehmer besprechen, wie der neue Mitarbeiter in seiner Rolle zu den Zielen des Unternehmens beitragen kann. Wenn neue Mitarbeiter wissen, was das Unternehmen von ihnen erwartet, lässt sich Erfolg vorbereiten und Vertrauen aufbauen.

Bedeutung des Onboardings für den Erfolg Ihres Unternehmens

Herausforderungen beim Onboarding von Mitarbeitern können das Wachstum einer Organisation behindern. Eine der grundlegenden Aufgaben des HR-Teams eines Unternehmens und der jeweiligen Manager ist es, eine reibungslose Einarbeitung neuer Mitarbeiter zu gewährleisten.

Das Hauptproblem besteht darin, dass die Unternehmen das Onboarding als einen höchstens einwöchigen Prozess betrachten. In Wirklichkeit handelt es sich jedoch um einen langfristigen Prozess, der einige Wochen bis Monate dauern kann, bis sich die Mitarbeiter in ihrer Rolle wohlfühlen.

Ein zusätzlicher Faktor, der das Onboarding erschwert hat, war die Pandemie vergangenes Jahr. Viele Unternehmen haben sich für eine Remote-First-Strategie entschieden (müssen), daher ist vieles, was man früher persönlich machte, nicht mehr möglich. Dabei ist der “Personal Touch” ein wichtiger Aspekt beim Onboarding. Dank der digitalen Tools, die es heutzutage aber auf dem Markt gibt, können Unternehmen auch virtuelle effiziente Onboarding-Prozesse erstellen. Tech-Giganten wie Slack haben bereits bewiesen, dass es auch mit digitalen Prozessen klappt und persönlich sein kann.

Im Folgenden sehen wir uns die Herausforderungen des Onboardings an und wie Sie diese am besten lösen.

Die größten Herausforderungen beim digitalen Onboarding

Mit dem Wandel in der Onboarding-Landschaft mussten die Unternehmen viele Herausforderungen meistern, um ein reibungsloses Onboarding zu gewährleisten. Die größte davon ist, wie bereits erwähnt, der menschliche Faktor - das Kennenlernen des Teams, die persönlichen Treffen, das Gefühl der Zugehörigkeit zum Unternehmen usw. Hier sind einige Herausforderungen, die Unternehmen besonders meistern müssen.

Logistische Probleme und IT-Unterstützung

Die Mitarbeiter benötigen Unterstützung bei der Beschaffung ihrer Arbeitslaptops, der ihnen zugewiesenen IDs und der ersten Anmeldung. Da es sich um eine virtuelle Einrichtung handelt, muss das Unternehmen während dieses Prozesses ein Maximum an Unterstützung und Komfort gewährleisten. Wie können Mitarbeiter von ihren eigenen Geräten oder von entfernten Standorten aus auf vertrauliche Daten zugreifen, ohne dass es zu Sicherheitsverletzungen kommt? Es könnte eine gute Idee sein, den Mitarbeitern einen IT-Mitarbeiter zuzuweisen, der sie durch den anfänglichen Prozess des Zugriffs auf wichtige unternehmens- und projektbezogene Dokumente führt und ihnen bei eventuellen Rückfragen hilft.

Zeit- und Anwesenheitserfassung

Die Erfassung des Zeitpunkts der An- und Abmeldung kann zu einer großen Herausforderung werden, wenn Mitarbeiter aus der Ferne arbeiten. Auch Projekt- und Liefertermine könnten von den Mitarbeitern verpasst werden, wenn sie nicht im Unternehmensnetzwerk sind. Das Unternehmen muss sicherstellen, dass die neuen Mitarbeiter ausreichend in der Zeiterfassung und der Verfolgung von Projektleistungen geschult werden.

Mangelnde Kommunikation

Virtuelles Onboarding kann zu einem völligen Mangel an Kommunikation zwischen den neuen Mitarbeitern und dem Unternehmen führen. Ein regulärer Onboarding-Prozess würde ein paar Tage strukturierter Orientierung beinhalten, die die Unternehmenskultur, die zu befolgenden Prozesse, die Teams, mit denen man sich bei Bedarf austauschen kann, und allgemeine Networking-Möglichkeiten beleuchten, die den Mitarbeitern bei einem virtuellen Onboarding entgehen können.

Überwindung von Herausforderungen und die Gestaltung eines effizienten Onboardings

Dank des technologischen Fortschritts ist es möglich geworden, die menschliche Kluft zwischen virtuellem und traditionellem Onboarding zu überbrücken. Auf dem Markt gibt es viele Onboarding-Plattformen, die Unternehmen für ihre End-to-End-Onboarding-Anforderungen nutzen können.

Digitalisierte Dokumente

Die Nutzung der Technologie kann genau hier beginnen. Es gibt viele Prozesse und Unterlagen, die vor dem Onboarding der Mitarbeiter leicht digital eingeleitet werden können. Das Sammeln von Bescheinigungen, digitalen Unterschriften und eventuellen Genehmigungen kann online erfolgen, sodass der Onboarding-Prozess nahtlos und effizient gestaltet werden kann.

Rechtzeitige Kommunikation

Einer der wichtigsten Punkte, damit sich neue Mitarbeiter wohlfühlen, ist die rechtzeitige Information über das, was auf sie zukommt. Was sind die nächsten Schritte, die sie unternehmen müssen? Wo und wie können sie Hilfe finden? Eine rechtzeitige Kommunikation ist sehr wichtig und lässt sich mit einem robusten Onboarding-Tool leicht bewerkstelligen.

Virtuelles Onboarding mit Teams und Managern

Wenn es etwas gibt, das die Mitarbeiter in einer virtuellen Umgebung vermissen könnten, dann ist es die persönliche Zeit, die sie mit den Teams und den Managern, mit denen sie zusammenarbeiten werden, verbracht haben. Sie könnten darüber nachdenken, rechtzeitig Online-Sitzungen mit ihren Teams und Managern zu vereinbaren, um sicherzustellen, dass der Kommunikationskanal immer offen und transparent ist.

Online-Schulung und -Support

Sobald ein effizientes Onboarding-Tool eingerichtet ist, wird die Online-Schulung und -Unterstützung für neue Mitarbeiter einfach und reibungslos. Dies ist von entscheidender Bedeutung, damit sich die Mitarbeiter wohl fühlen und mit ihrer Arbeit zurechtkommen. Außerdem werden auch Schulungen vereinfacht, und Sie können sicher gehen, dass alle Ihre Mitarbeiter auf demselben Stand sind.

Fazit

Ein gutes Onboarding-Erlebnis ist für jedes Unternehmen entscheidend. Die Einarbeitung von Mitarbeitern ist unerlässlich, um die bestmögliche Leistung aus Ihren Mitarbeitern herauszuholen.

Remote-Work ist gekommen, um zu bleiben, und der virtuelle Alltag ist die neue Normalität. Jedes Unternehmen, das mit der Zeit gehen will, muss einen starken Onboarding-Prozess entwickeln. Digitale Tools können die ganze Sache um ein Vielfaches einfacher machen. Bedenken Sie, dass die Rekrutierung erst dann abgeschlossen ist, wenn neue Mitarbeiter an ihrem Arbeitsplatz angekommen sind.

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