Kundenverwaltungsprogramm: Kundendaten besser nutzen

Veröffentlicht 23. März 2022
Zuletzt aktualisiert: 27. Mai 2022

Eine effektive Verwaltung der Kundendaten ermöglicht es Unternehmen, Kunden auf präzisere und effektivere Weise anzusprechen. Damit wird zum Beispiel das Kundenerlebnis verbessert. Doch so wichtig die Sammlung von Daten auch ist, bedeutet es nicht, dass sie von allen möglichen Berührungspunkten aufgenommen werden. Es ist ratsam, sich auf Faktoren zu konzentrieren, die einen Mehrwert für Ihr Unternehmen darstellen. Dabei kann Ihnen ein Kundenverwaltungsprogramm helfen. Was genau das ist und welche Vorteile es hat, sehen wir uns im Folgenden genauer an. 

Was ist ein Kundenmanagement-Programm?

Ein Kundenmanagement-Programm (auch CRM-Software) erfasst Kontaktinformationen wie E-Mail-Adressen, Telefonnummern, Websites, Social-Media-Profile und mehr. Zudem kann es automatisch andere Informationen einbeziehen sowie Details speichern, z.B. die persönlichen Kommunikationspräferenzen eines Kunden.

Die Kundenmanagement-Software organisiert diese Informationen und gibt Ihnen eine 360°-Sicht auf Personen und Unternehmen. So können Sie nicht nur Ihre Beziehungen im Laufe der Zeit verbessern, sondern auch Informationen einsehen, die für produktivere Kundengespräche hilfreich sind. 

Wie kann es Ihnen helfen, Kundendaten zu verwalten?

Einer der schwierigsten Aspekte bei der Verwaltung von Kundendaten ist die richtige Strukturierung der Daten. Natürlich könnten Sie alles in einer Tabelle auf einem gemeinsamen Netzlaufwerk speichern. Do-it-yourself-Lösungen wie Tabellenkalkulationen haben jedoch eine Reihe von Nachteilen, zu denen nicht zuletzt die fehlende Struktur gehört.

Stellen Sie sich vor, Sie sollen eine Tabelle erstellen, in der alle Ihre Kunden, Kontakte und Leads gespeichert werden. Wo würden Sie überhaupt anfangen? Sollten Leads und Kontakte auf separaten Registerkarten verwaltet werden? Welche Datenfelder würden Sie erstellen? Wie lassen sich Verbindungen zwischen Organisationen und den zugehörigen Kontakten am besten herstellen? Wo sollen die Vertriebsmitarbeiter ihre Aktualisierungen und Notizen hinzufügen? Die Strukturierung von Kundendaten in einer Tabellenkalkulation ist nicht so einfach, wie es vielleicht scheint. Zu viel Flexibilität, so zeigt sich, schafft nur Verwirrung.

Vergleichen Sie diesen Ansatz mit der Verwendung eines CRM wie Zendesk. Im Gegensatz zu einer Tabellenkalkulation verfügen die meisten CRMs über vorgefertigte Datenstrukturen, mit denen Sie grundlegende Fragen zur Datenorganisation umgehen können. Potenzielle Kunden werden als Lead-Datensätze erfasst, die Customer Journey wird übersichtlich aufgezeichnet und synchronisiert. Alles fließt in ein Management-System ein, das eine sofort einsatzbereite Lösung für die Erfassung von Verwaltung von Daten bietet. 

Kurz gesagt bietet ein CRM-System eine intuitive, sofort einsatzbereite Lösung für die Erfassung und Verwaltung von Daten in Übereinstimmung mit der individuellen Customer Journey. Schließlich kauft nicht jeder Kunde am ersten Tag.

Best Practices für das Management von Kundendaten

Best Practices für die CRM-Datenverwaltung erleichtern Ihnen die Pflege Ihrer Kundenmanagement-Software. Dabei gibt es mehrere Möglichkeiten, wie Ihr Unternehmen seine CRM-Datenbank pflegen kann.

Vermeiden Sie unvollständige Kontaktdatensätze

Welche Kundendaten sind für Ihr Unternehmen am wichtigsten zu erfassen? Die Antwort auf diese Frage bestimmt, welche Informationen Sie in Ihrem Lead-Formular erfassen und in Ihre Kundenmanagement-Software eingeben.

Es kann verlockend sein, für jeden Lead so viele Informationen wie möglich zu sammeln und zu erfassen. Eine Flut an Daten kann jedoch zu unnötigen Fragen und übermäßig komplexen und langen Formularen führen, die potenzielle Kunden wahrscheinlich gar nicht ausfüllen. Beschränken Sie die Datenfelder daher auf die wichtigsten Kontaktinformationen.

Wenn Sie nicht alle wichtigen Informationen von einem Lead erhalten, markieren Sie den Kontakt im CRM als unvollständig. Je mehr unvollständige Daten ausgeschlossen werden, desto einfacher und schneller können die Kontakte aktualisiert werden. Auch das Hochladen der Daten in das CRM wird schneller gehen.

Verwenden Sie standardisierte Dateneingaben

Um zu verhindern, dass ungenaue und unnötige Informationen in Ihre Kundenmanagement-Software gelangen, sollten Sie Standards für die Eingabe, Benennung und Etikettierung einführen. Dies erleichtert den Mitarbeitern Ihres Unternehmens den Zugriff auf die benötigten Infos. Wenn alle Daten auf die gleiche Weise in das System eingegeben werden, können Leads auch bei Abwesenheit oder Weggang eines Vertriebsmitarbeiters reibungslos bearbeitet werden.

Führen Sie regelmäßige Datenaudits durch

Wie jede Datenbank wird auch Ihr CRM-System im Laufe der Zeit mit unvollständigen und veralteten Kontaktinformationen sowie mit Leads überfrachtet, die nicht an Ihren Produkten oder Dienstleistungen interessiert sind. Diese sind für Ihr Vertriebsteam nutzlos.

Um die unnötigen Daten zu entfernen, sollten Sie regelmäßige Datenaudits durchführen. Je nachdem, wie viele Daten in Ihrem System vorhanden sind, empfiehlt es sich, dieses mindestens einmal im Quartal zu tun. Die Analyse und Bewertung Ihrer CRM-Daten erleichtert Ihnen die Bereinigung und Pflege. Wenn nur die wichtigen Daten der heißen Leads im CRM verbleiben, können sie leichter auf dem neuesten Stand gehalten werden.

Geben Sie die Daten in Echtzeit ein 

Haben Sie schon einmal an einer Besprechung teilgenommen, mit der Absicht, die besprochenen Dinge in Angriff zu nehmen, nur um sie dann zu verschieben, weil später andere Dinge auftauchten? Niemand kann Notfälle oder dringende Aufgaben vorhersehen, die unerwartet erledigt werden müssen. Je mehr Zeit Sie jedoch verstreichen lassen, desto mehr Details gehen verloren. 

Um sicherzustellen, dass die Daten in Ihrem CRM richtig, aktuell und vollständig sind, sollten Sie die Informationen und Daten sofort eingeben – am besten in Echtzeit, während das Treffen oder die Interaktion mit einem Kunden läuft.

Importieren Sie nur wesentliche Daten 

Je mehr Daten in Ihre Kundenmanagement-Software importiert werden, desto höher ist das Risiko von Fehlern und Ungenauigkeiten. Daher ist es wichtig, dass Sie nur wesentliche, vollständige und genaue Daten importieren. Außerdem sollten Sie beim Import von Kontaktlistendaten organisiert und methodisch vorgehen.

Ein guter Weg, um nur die benötigten Informationen zu importieren, ist zu überlegen, ob und wie diese Ihrem Unternehmen helfen, seine Verkaufsziele zu erreichen. Wenn Sie dem Import wichtiger Daten Priorität einräumen, ist Ihr CRM nützlicher. Zudem lassen sich die Daten leichter regelmäßig aktualisieren und pflegen.

Die Vorteile der Verwaltung von Kundendaten

Die Kenntnis Ihres Kundenstamms ist ein entscheidender Faktor für ein erfolgreiches Unternehmen. Eine Kundendatenbank ist eine Sammlung von Informationen über alle Kunden, die bei Ihrem Unternehmen eingekauft haben. Sie ist das mächtigste Instrument, das Ihnen zur Verfügung steht. Was gibt es schließlich Besseres als Wiederholungskäufe? Nutzen Sie die Vorteile Ihrer Kundendatenbank, damit Ihnen potenzielle Umsätze nicht eingehen.  

Kundenloyalität entwickeln

Eine Kundendatenbank ermöglicht es Ihrem Unternehmen, die treuesten und profitabelsten Kunden zu identifizieren. Sie können diese Kunden gezielt ansprechen und ihnen den roten Teppich auslegen. Ein effektiver Weg, diese Kunden zu erreichen, ist das E-Mail-Marketing, das die Vorlieben der Kunden berücksichtigt. Dies bindet die Kunden, fördert die Markentreue und kann sie dazu anregen, Ihre Marke an Freunde und Familie zu empfehlen – ganz abgesehen davon, dass das Versenden von Sonderrabatten und -angeboten eine großartige Möglichkeit ist, neue Sales zu fördern.

Besseren Kundenservice bieten

Zufriedene Kunden bedeuten gute Geschäfte. Mit Database-Marketing können Sie eine engere Beziehung zu Ihren Kunden aufbauen. Informationen wie Kaufverhalten, Feedback nach dem Kauf und Bewertungen ermöglichen es Unternehmen, einen verbraucherorientierten Ansatz für den Kundenservice zu wählen. Wenn Sie über die Wünsche Ihrer Kunden auf dem Laufenden bleiben, erhalten Sie den nötigen Einblick, um die Kommunikation zu personalisieren. So können Sie Ihre Kunden besser bedienen.

Neue Produkte einführen

Die Einführung neuer Produkte in einem kleinen Segment Ihrer Zielgruppe ist eine gute Möglichkeit, das Produkt zu testen, bevor Sie es in größerem Umfang einführen. Die Zielgruppe können Sie auf der Grundlage von Informationen aus Ihrer Kundendatenbank auswählen. So kann ein Unternehmen konstruktives Feedback einholen, das zur Verbesserung späterer Produktversionen beitragen kann. Wenn Sie wissen, was Ihre Kunden denken und wollen, können Sie die von Ihnen angebotenen Produkte und die Art und Weise, wie Sie sie anbieten, verbessern.

Fazit

Die Kundendatenbank eines jeden Unternehmens ändert sich ständig. Ein Unternehmer sollte nicht nur die Kontaktinformationen seiner Kunden aufzeichnen, sondern sich auch an die Details jeder Interaktion erinnern. Dies hilft bei der Identifizierung potenzieller Kunden und der Durchführung neuer Marketingkampagnen. Die richtige Kundenmanagement-Software steigert effizient die Produktivität der Arbeitsabläufe und den Umsatz. Außerdem hilft sie, Zeit zu sparen und die Verwaltung von Geschäftsprozessen zu vereinfachen.

Bedenken Sie, dass Datenverwaltungsprozesse und -systeme Ihnen vielleicht nicht vom ersten Tag an helfen, Ihren Umsatz zu steigern oder die Kosten für verkaufte Waren zu senken. Wenn Sie es jedoch richtig angehen, kann die umsichtige Erfassung und Nutzung von Daten einen nachhaltigen Einfluss auf den langfristigen Erfolg Ihres Unternehmens haben.