Was ist IT-Asset-Management (ITAM)? Ein vollständiger Leitfaden

Manche IT-Abteilungen funktionieren ein bisschen wie die in The IT Crowd. Sie sind voller extrem intelligenter Menschen, aber es kann ein wenig chaotisch werden, wenn es darum geht, zu verfolgen, wer was hat und wo alles zu finden ist. IT-Assets sind das Fundament Ihres Unternehmens, von den Laptops, die die tägliche Arbeit antreiben, bis hin zur Software und den Systemen im Hintergrund. Allerdings kann deren Verwaltung sich manchmal anfühlen, als würde man versuchen, Jens’ verschwundene Internet-Box in einem sehr großen Büro zu finden.

Hier kommt IT-Asset-Management ins Spiel. ITAM verbessert die Erfahrung von Kund:innen und Mitarbeiter:innen, indem es Ihnen eine klare, strategische Sicht auf die Technologie Ihres Unternehmens gibt. Es hilft Ihnen zu verstehen, was Sie haben, wo es sich befindet, wie es genutzt wird und was Aufmerksamkeit benötigt. Für IT- und Mitarbeiterservice-Teams bedeutet das weniger Störungen, schnelleren Service und bessere Tools in den Händen der Menschen, die sie brauchen.

In diesem Leitfaden erklären wir, was ITAM ist, warum es wichtig ist und wie Sie es nutzen können, um smartere Entscheidungen in Ihrem Unternehmen zu treffen.

Mehr in diesem Leitfaden:

• Was sind die Vorteile von ITAM?
• Was sind die Arten von ITAM?
• Zentrale ITAM-Prozesse
• Was ist eine IT-Asset-Management-Datenbank?
• Wie Sie ITAM in Ihre Abläufe integrieren
• Häufig gestellte Fragen
• Stärken Sie Ihre ITAM-Strategie mit Zendesk

Was sind die Vorteile von ITAM?

Die Implementierung einer ITAM-Strategie geht nicht nur um die Verfolgung von Inventar. Es geht darum, Wert in Ihrem gesamten Unternehmen zu schaffen. Die primären Ziele von IT-Asset-Management sind die Verbesserung der betrieblichen Effizienz, die Reduzierung von Ausfallzeiten, das Risikomanagement, die Erhöhung der Compliance und die Stärkung der Datensicherheit. Hier ist ein genauerer Blick darauf, wie ITAM Ihnen hilft, diese Ziele zu erreichen.

Verbesserte Effizienz 

ITAM stellt sicher, dass Ihr Team die richtigen Tools zur richtigen Zeit hat, optimiert Arbeitsabläufe, reduziert manuelle Aufgaben und minimiert Störungen, was die Mitarbeiterzufriedenheit und Produktivität steigert. Anstatt in Tabellenkalkulationen zu graben, um ein Gerät oder eine Lizenz zu finden, können Teams schnell Ausrüstung zuweisen, Anfragen bearbeiten und Updates verwalten. 

Nehmen wir an, ein:e Mitarbeiter:in benötigt einen neuen Laptop. Mit ITAM ist der Prozess von der Anfrage bis zur Bereitstellung klar und wiederholbar, ermöglicht Mitarbeiter-Self-Service für gängige Asset-Bedürfnisse mit optimierten, vorhersagbaren Arbeitsabläufen, wenn die Anfragen eingehen. Das ist die Ineffizienz, die ITAM beseitigt, was zu schnelleren Antwortzeiten und einer besseren Employee Experience führt.

Reduzierte Ausfallzeiten 

Haben Sie versucht, es aus- und wieder einzuschalten? 

Wenn Sie wissen, welche Geräte altern oder schlecht funktionieren, können Sie sie ersetzen oder reparieren, bevor sie ausfallen. Sie können auch Software-Probleme erkennen, wie Lizenzierungslücken oder abgelaufene Tools, bevor sie Arbeitsabläufe stören. ITAM hilft Ihnen dabei, von reaktiver Problemlösung zu proaktivem Support zu wechseln.

Verbesserte Compliance und Risikomanagement

Die Verfolgung von Lizenzen und Verträgen kann schwierig sein, besonders in großem Maßstab. Mit ITAM haben Sie Dokumentation für Audits bereit, Einblick in die Lizenznutzung und Tools, um Nicht-Compliance frühzeitig zu kennzeichnen. Es hilft Teams auch dabei, schnell auf Risiken zu reagieren, einschließlich Software-Schwachstellen oder Hardware-Rückrufen.

Verbesserte Datensicherheit 

ITAM hilft IT-Teams dabei, Bedrohungen zu vermeiden, indem es zeigt, was im Netzwerk ist und wer es nutzt. Das macht es einfacher, nicht autorisierte Geräte zu erkennen, sicherzustellen, dass Software gepatcht ist, und den Asset-Zugang zu verwalten. Sichtbarkeit ist entscheidend für die Verhinderung von Sicherheitsverletzungen und den Schutz Ihrer IT-Assets und Unternehmensdaten.

Was sind die Arten von ITAM?

ITAM umfasst eine breite Palette von Assets in drei Hauptkategorien: Hardware, Software und Cloud oder Digital. Schauen wir uns jeden dieser ITAM-Typen genauer an. 

Hardware

Hardware umfasst Desktops, Laptops, Server, Router und mobile Geräte. Hardware-Management beinhaltet die Verfolgung von Käufen, die Zuweisung von Geräten an Nutzer:innen, deren Wartung und sichere Außerbetriebnahme am Ende ihres Lebenszyklus.

Software

Dies umfasst alles von Produktivitäts-Suiten bis hin zu benutzerdefinierten Anwendungen. Software-Asset-Management (SAM), ein wichtiger Teil von ITAM, hilft Teams dabei, die Nutzung zu überwachen, Lizenzen zu verwalten, Überkäufe zu vermeiden und mit Lieferantenbedingungen kompatibel zu bleiben.

Cloud- oder digitale Assets

Cloud-Services wie SaaS, IaaS und PaaS-Tools sind ebenfalls Teil von ITAM. Diese Assets sind dynamisch und oft abonnementbasiert. Daher sind die Verfolgung der Nutzung, die Optimierung der Ausgaben und die Sicherstellung, dass sie Sicherheitsstandards erfüllen, besonders wichtig.

Cloud-Asset-Management beinhaltet die Überwachung der Nutzung, die Optimierung der Ausgaben und die Sicherstellung, dass SaaS-Kundensupport sicher und effektiv ist. Diese Tools spielen oft eine zentrale Rolle im Employee Experience-Journey-Mapping-Prozess, indem sie Teams dabei helfen, die digitalen Berührungspunkte zu verfolgen und zu verbessern, die für Mitarbeiter:innen am wichtigsten sind.

Zentrale ITAM-Prozesse

ITAM ist ein fortlaufender Prozess und kein einmaliges Projekt. Eine starke Strategie verwaltet Assets während ihres gesamten Lebenszyklus, von der Beschaffung bis zur sicheren Stilllegung.

Hier sind die Kernprozesse:

• Inventar und Entdeckung: Erstellen Sie eine vollständige, aktuelle Aufzeichnung Ihrer IT-Assets. Sie können dies manuell tun, aber die meisten Organisationen nutzen automatisierte Tools, um es einfacher und genauer zu machen.
• Beschaffung und Bereitstellung: Beschaffen Sie die richtigen Assets für Ihr Team, konfigurieren Sie sie, weisen Sie sie Nutzer:innen zu und verfolgen Sie, wo sie sich befinden und wie sie genutzt werden.
• Wartung und Überwachung: Verfolgen Sie Leistung, Nutzung und Gesundheit. Planen Sie Updates und Reparaturen nach Bedarf.
• Lebenszyklus-Management: Basierend auf Alter und Leistung der Assets planen Sie Upgrades oder Ersatz im Voraus. Das hilft dabei, Störungen zu vermeiden und sicherzustellen, dass Mitarbeiter:innen immer die Tools haben, die sie brauchen.
• Finanzielle Verfolgung: Überwachen Sie die Gesamtbetriebskosten (TCO) jedes Assets, einschließlich Kaufpreis, Wartung, Support und Entsorgung.
• Stilllegung und Entsorgung: Wenn es Zeit ist, ein Asset stillzulegen, nehmen Sie es sicher außer Betrieb. Das beinhaltet das Löschen von Daten und die Entsorgung von Ausrüstung nach Datenschutz- und Umweltstandards.

Was ist eine IT-Asset-Management-Datenbank?

Eine ITAM-Datenbank, oft Teil einer breiteren Configuration Management Database (CMDB), ist der Ort, an dem alle Asset-Informationen gespeichert werden. Sie dient als einzige Quelle der Wahrheit für die Verfolgung und Verwaltung jedes Stücks IT-Ausrüstung und Software. Die meisten Datenbanken organisieren Asset-Daten in drei Kernkategorien:

• Physische Daten: Umfasst Standort, Typ, zugewiesene:r Nutzer:in, Status und andere logistische Details.
• Finanzielle Daten: Umfasst Kaufdatum, Kosten, Lieferant, Abschreibung und Budget-Alignment.
• Vertragliche Daten: Umfasst Lizenzierungsbedingungen, Service Level Agreements (SLAs), Garantien und Verlängerungsfristen.

Dieser strukturierte Ansatz hilft IT-Teams dabei, Assets zu organisieren, informierte Entscheidungen zu treffen und für Audits vorbereitet zu bleiben. Denken Sie daran, als das ultimative schwarze Buch für jedes Stück Technologie, weit zuverlässiger als alles, was Roy oder Moss aus der IT-Crowd-Show auf ein Whiteboard kritzeln könnten.

Wie Sie ITAM in Ihre Abläufe integrieren

Die Einführung von ITAM muss nicht kompliziert sein. Hier ist ein einfacher Rahmen, der Ihnen beim Einstieg hilft:

• Setzen Sie klare Ziele: Entscheiden Sie, was Sie erreichen möchten. Das könnte alles von der Reduzierung von Softwarekosten, Verbesserung der Compliance oder Optimierung des Onboardings bis hin zur Reduzierung der Mitarbeiterfluktuation sein. Beginnen Sie mit einem spezifischen Fokus und erweitern Sie Ihre Bemühungen im Laufe der Zeit.
• Wählen Sie die richtigen Tools: Tabellenkalkulationen mögen temporär funktionieren, aber die dedizierte ITAM-Software bietet Automatisierung, Berichterstattung und Echtzeiteinblicke. Suchen Sie nach Tools, die sich in Ihren Service Desk, HR-Helpdesk und Beschaffungsplattformen integrieren, um eine vollständige Sicht auf Ihre Assets zu bekommen.
• Überwachen und optimieren: ITAM ist kein „Einrichten-und-vergessen“-System. Überprüfen Sie regelmäßig die Nutzung, weisen Sie wenig genutzte Assets neu zu, planen Sie Upgrades und verbessern Sie Ihren Prozess basierend auf Echtzeitdaten.

Häufig gestellte Fragen

Stärken Sie Ihre ITAM-Strategie mit Zendesk

ITAM geht nicht nur darum, Hardware im Blick zu behalten. Es geht darum, eine nahtlose Erfahrung für Mitarbeiter:innen zu schaffen und die Komplexität für Ihre IT-Abteilung zu reduzieren. Wenn es mit Ihrem IT-Service Desk integriert wird, gibt eine starke ITAM-Strategie Support-Agent:innen den Kontext, den sie benötigen, um schnelleren, smarteren Service zu liefern.

Bei Zendesk arbeiten wir mit führenden ITAM-Plattformen zusammen, die nahtlos mit Ihren bestehenden Tools funktionieren. Das ermöglicht es Ihnen, Asset-Daten zu zentralisieren, Antwortzeiten zu verbessern und vollständige Sichtbarkeit in Ihre IT-Umgebung zu gewinnen.