Software zur Workflow-Automatisierung

Laut dem Zendesk Customer Experience Trends Report 2025, sehen 65 Prozent der CX-Führungskräfte KI als strategische Notwendigkeit an, was ihre Bedeutung für die Zukunft von Geschäftsabläufen unterstreicht. Intelligente Workflows nutzen KI, um Prozesse zu optimieren und zu automatisieren, wiederkehrende Aufgaben zu bearbeiten, Daten zu leiten und Aktionen basierend auf vordefinierten Regeln auszulösen. Mit der richtigen Workflow-Automatisierungssoftware können Sie schnell Workflows erstellen, die auf Ihre einzigartigen Geschäftsanforderungen zugeschnitten sind.

In diesem Leitfaden stellen wir Ihnen 10 Workflow-Automatisierungssoftware-Optionen vor, die Ihnen bei der Auswahl der richtigen Lösung für Ihr Team helfen.

Die besten Workflow-Automatisierungssoftwares auf einen Blick

• Zendesk: Am besten für die Customer Experience (CX)
• monday.com: Am besten für Arbeitsmanagement
• Smartsheet: Am besten für die Zusammenarbeit
• Jotform: Am besten für Online-Formulare
• ClickUp: Am besten für Projektmanagement und Dokumentenzusammenarbeit
• Asana: Am besten für Projektmanagement
• Wrike: Am besten für Aufgabenmanagement
• Pipefy: Am besten für Geschäftsprozess-Automatisierung
• Rocketlane: Am besten für After-Sales-Workflows
• Hive: Am besten für Ressourcenmanagement

Weiteres in diesem Leitfaden:

• Was ist Workflow-Automatisierungssoftware?
• Vergleichstabelle: Workflow-Automatisierungssoftware
• Die 10 besten Workflow-Automatisierungssoftware
• Funktionen von Workflow-Automatisierungsplattformen
• Vorteile von Workflow-Automatisierungssoftware
• Wie Sie das richtige Workflow-Automatisierungstool auswählen
• Häufig gestellte Fragen
• Optimieren Sie Ihre Workflow-Automatisierung mit Zendesk

Workflow-Automatisierungssoftware optimiert und automatisiert manuelle, wiederkehrende Aufgaben basierend auf vordefinierten Regeln und Aktionen. Sie hilft Unternehmen dabei, Zeit zu sparen, menschliche Fehler zu reduzieren und die operative Effizienz zu steigern.

Ihre Funktionen variieren je nach Anwendungsfall. CX-Teams können beispielsweise intelligent Support-Tickets weiterleiten, Support-Teams automatisierte Benachrichtigungen und Erinnerungen senden und Agenten KI-gestützte Vorschläge zur effektiveren Lösung von Kundenproblemen bereitstellen.

Nachfolgend finden Sie eine kurze Übersicht über Workflow-Automatisierungstools für verschiedene Anwendungsfälle.

Als Nächstes geben wir Ihnen eine detaillierte Übersicht über jedes Produkt. Lesen Sie weiter für ausführliche Einblicke.

1. Zendesk

Am besten für die Customer Experience (CX)

Zendesk bietet die komplette Customer Experience-Lösung für das KI-Zeitalter, die einfach zu verwenden, skalierbar und sicher ist. Ohne Training oder langwierige Implementierung können Sie bereits am ersten Tag loslegen. Die Zendesk Workflow-Automatisierungssoftware nutzt unsere modernste KI, damit Sie Ihren gesamten Service-Betrieb optimieren und die Produktivität steigern können.

Intelligentes Routing sendet Kundenanfragen automatisch an die richtigen Agent:innen basierend auf der Stimmung, Absicht und Sprache der Kund:innen. Gleichzeitig können Sie Omnichannel-Routing verwenden, um Kundenanfragen basierend auf der Verfügbarkeit, Arbeitsbelastung, dem Status, der Expertise der Agent:innen und der Priorität der Konversation zu leiten – damit Ihre Kund:innen schnell die Antworten erhalten, die sie benötigen.

Darüber hinaus ermöglicht der Zendesk Agenten-Copilot – ein KI-Agent-Assistenztool – Teams, Workflows proaktiv zu optimieren, indem er kontextuell relevante Antworten und Aktionen basierend auf Kundeninteraktionen vorschlägt. Agent:innen können diese Vorschläge anpassen, und die KI kann aus ihren Erkenntnissen lernen, um sich im Laufe der Zeit zu verbessern. Unser Agenten-Copilot kann auch autonome Lösungen für volumenstarke, routinemäßige Tickets wie Stornierungen von Bestellungen oder Statusupdates bereitstellen. Diese Dual-Modus-Funktionalität ermöglicht eine nahtlose Kombination aus KI-Effizienz und menschlicher Expertise und verbessert die Gesamtgeschwindigkeit und Qualität des Kundenservice.

Mit Zendesk können Sie auch:

• Automatisierungen nutzen, um Agent:innen über Kundenanfragen zu benachrichtigen und ihnen dabei zu helfen, SLAs einzuhalten und sicherzustellen, dass keine Probleme übersehen werden.
• Benutzerdefinierte Ticket-Status erstellen, die auf Ihr Unternehmen, Abteilungsworkflows und einzigartige Ticket-Lebenszyklen zugeschnitten sind, um automatisch SLAs zu setzen und Makros basierend auf dem Status anzuwenden.
• Objekt-Trigger verwenden, um Trigger und Workflows über Tickets hinaus zu erweitern und Prozesse basierend auf Änderungen an einzigartigen Geschäftsdaten zu automatisieren.

Zendesk umfasst sogar KI-gesteuerte Workforce Engagement Management (WEM)-Tools mit Funktionen wie automatisierte Qualitätssicherung (QA), Personalplanung und Agenten-Terminplanung zur Optimierung Ihrer QA- und WFM-Workflows.

Preise: Pläne beginnen bei 55 € pro Agent:in/Monat, jährlich abgerechnet. Eine 14-tägige kostenlose Testversion ist verfügbar.

Erfahren Sie mehr unter Zendesk Preispläne.

2. monday.com

Am besten für Arbeitsmanagement

Mit monday.com erhalten Sie Workflow-Automatisierungssoftware für Marketing-Teams, IT-Support, Verkauf, Kreativ- und Design-Teams, Entwicklungsteams und Projektmanagement. Das Produkt verwendet einen dreistufigen Ansatz für die Workflow-Automatisierung: Definition von Zielen und Vorgaben, Festlegung der Projekte, die zur Erreichung dieser Ziele erforderlich sind, und Erstellung von Aufgaben, die mit diesen Zielen und Projekten übereinstimmen.

Die Views-Funktion ermöglicht es Benutzern, Aufgaben und Projekte zu visualisieren und dabei Workflows zu erstellen.

Vorgefertigte Automatisierungen ermöglichen es Unternehmen, die benötigten Funktionen in einer No-Code-Oberfläche zu entwickeln, während benutzerdefinierte Dashboards bis zu 30 Leistungskennzahlen anzeigen können, damit Teams die Leistung messen können.

Preise: Kostenpflichtige Pläne beginnen bei 9 € pro Mitarbeiter:in/Monat, jährlich abgerechnet. Eine 14-tägige kostenlose Testversion ist für kostenpflichtige Pläne verfügbar. Ein kostenloser Plan mit eingeschränkten Funktionen ist auch für bis zu zwei Plätze verfügbar.

Empfohlene Lektüre: Erfahren Sie, wie monday.com mit Zendesk integriert wird.

3. Smartsheet

Am besten für die Zusammenarbeit

Smartsheet ist eine Enterprise-Arbeitsmanagement-Plattform, die Unternehmen bei der Verwaltung von Projekten, Programmen und Prozessen unterstützt. Das Produkt verfügt über Funktionen für IT, Marketing und Kreativität sowie allgemeines Prozessmanagement.

Die Bridge by Smartsheet Workflow-Automatisierungsfunktionen des Produkts bieten eine Low-Code-Drag-and-Drop-Oberfläche, die Unternehmen beim Aufbau ihrer Prozesse hilft. Verzweigungslogik ermöglicht es Organisationen, ihre Workflows anzupassen, während ereignis- und zeitplanbasierte Trigger Teams beim Aufbau von Workflows unterstützen, die durch vordefinierte Ereignisse ausgelöst werden.

Preise: Kostenpflichtige Pläne beginnen bei 8 € pro Benutzer:in/Monat, jährlich abgerechnet. Eine 30-tägige kostenlose Testversion ist für kostenpflichtige Pläne verfügbar. Ein kostenloser Plan ist auch für einen Benutzer und bis zu zwei Editoren verfügbar.

4. Jotform

Am besten für Online-Formulare

Jotform ist Workflow-Automatisierungssoftware für die Erstellung von Online-Formularen. Das Produkt hilft Unternehmen bei der Erstellung von Assets wie Kontaktformularen, Rechnungen und PDFs.

Jotform Inbox hilft Teams bei der Verwaltung ihrer Einreichungen, indem automatisch eine Benachrichtigung an eine Geschäfts-E-Mail gesendet wird, wenn ein Formular ausgefüllt wird. Teams können Antworten von dort aus über Tags, Registerkarten und Kommentare organisieren. Jotform Approvals ermöglicht es Managern, Prozesse zu erstellen, die Formulare in Workflows verwandeln, indem sie relevante Mitarbeiter:innen benachrichtigen oder Aktionen auslösen, wenn Kund:innen Dokumente ausfüllen.

Preise: Kostenpflichtige Pläne beginnen bei 34 USD pro Monat, jährlich abgerechnet. Ein kostenloser Plan ist für bis zu fünf Formulare verfügbar.

Empfohlene Lektüre: Erfahren Sie, wie Jotform mit Zendesk integriert wird.

5. ClickUp

Am besten für Projektmanagement und Dokumentenzusammenarbeit

ClickUp ist ein Arbeitsmanagement-Tool, das es Unternehmen ermöglicht, ihre Arbeitsprozesse zu zentralisieren. Das Produkt unterstützt Teams bei Projektmanagement, Softwareentwicklung, Mitarbeiter-Zeiterfassung und Terminplanung, internen Dokumenten und mehr.

ClickUp Automations unterstützen bei Projekten, Marketing-Kampagnen, Engineering-Arbeiten und Agenturen. Der KI-Automatisierungs-Builder verwandelt eine Benutzeraufforderung in eine benutzerdefinierte Automatisierung mit bearbeitbaren Triggern und Aktionen. Dynamische Zuweisungen ermöglichen es Teams, eine Workflow-Aufgabe einem benutzerdefinierten Benutzer zuzuweisen, während Integrationen und Webhooks dabei helfen können, Aktionen und Informationen von Drittanbieter-Integrationen zu automatisieren.

Preise: Kostenpflichtige Pläne beginnen bei 7 USD pro Benutzer:in/Monat, jährlich abgerechnet. Ein kostenloser Plan mit begrenztem Speicherplatz ist verfügbar.

Empfohlene Lektüre: Erfahren Sie, wie ClickUp mit Zendesk integriert wird.

6. Asana

Am besten für Projektmanagement

Asana ist eine umfassende Workflow-Management-Plattform, die jede Abteilung in einer Organisation dabei unterstützt, ihre tägliche Arbeit mit den Gesamtzielen des Unternehmens zu verknüpfen, Prozesse zu optimieren und Ressourcen effektiver zu verwalten. Sie stattet Teams auch mit klaren Leistungsverfolgungs- und Zielsetzungstools aus, um den Fortschritt zu messen und Ergebnisse zu erzielen.

Asanas Workflow-Funktionen konzentrieren sich auf drei Bereiche: Rules, Forms und Bundles. Rules ist die Workflow-Erstellungsoberfläche, die Benutzern hilft, einzigartige Workflows zu entwickeln oder ihre eigenen aus Asanas Empfehlungen anzupassen. Forms ermöglichen es Teams, benutzerdefinierte kundenseitige oder interne Aufnahmeformulare zu erstellen und zu automatisieren, und Bundles lassen Unternehmen Workflows abteilungsübergreifend und über Aufgaben hinweg erstellen und anwenden.

Preise: Kostenpflichtige Pläne beginnen bei 10,99 € pro Benutzer:in/Monat, jährlich abgerechnet. Ein kostenloser Plan ist für bis zu 10 Teammitglieder verfügbar.

Empfohlene Lektüre: Erfahren Sie, wie Asana mit Zendesk integriert wird.

7. Wrike

Am besten für Aufgabenmanagement

Wrike ist eine Projektmanagement-Plattform, die Unternehmen bei Workflows unterstützt. Ihre Funktionen priorisieren Zusammenarbeit, Teamabstimmung, Leistung und Zielsetzung.

Wrike AI kann wiederkehrende Aufgaben hervorheben und Unternehmen darauf aufmerksam machen, damit sie Automatisierungen erstellen können. Teams können Workflows mit benutzerdefinierten Triggern und Aktionen erstellen. Automatische Kreuz-Tagging und statusbasierte Schutzmaßnahmen benachrichtigen Mitarbeiter:innen, wenn sie eine zugewiesene Aufgabe erledigen müssen, um einen Workflow am Laufen zu halten.

Preise: Kostenpflichtige Pläne beginnen bei 10 USD pro Benutzer:in/Monat, jährlich abgerechnet. Eine 14-tägige kostenlose Testversion ist für kostenpflichtige Pläne verfügbar. Ein kostenloser Plan mit begrenzten Funktionen ist ebenfalls verfügbar.

8. Pipefy

Am besten für Geschäftsprozess-Automatisierung

Pipefy ist eine Workflow-Automatisierungssoftware, die sich auf die Automatisierung von Geschäftsprozessen konzentriert. Das Produkt verfügt über eine No-Code-Benutzeroberfläche, die Organisationen dabei hilft, Workflows für Beschaffung, Personalwesen und IT-Teams zu entwickeln.

Benutzer:innen erstellen Workflows auf eine von drei Arten: Aufbau eines No-Code-Workflows von Grund auf, Anpassung einer vorgefertigten Vorlage oder Aufforderung an Pipefys KI, einen Workflow basierend auf benutzerdefinierten Spezifikationen zu entwickeln. Von dort aus können Teams den Workflow über App- oder API-Integrationen mit ihren Prozessen verbinden.

Preise: Kontaktieren Sie Pipefy für Preisinformationen. Ein kostenloser Plan ist für bis zu 10 Benutzer:innen verfügbar.

9. Rocketlane

Am besten für Post-Sale-Workflows

Rocketlane ist ein Workflow-Automatisierungstool für Post-Sale- und Kunden-Onboarding-Workflows. Teams können das Produkt verwenden, um Kundenprojekte und interne Prozesse zu überwachen, organisatorische Ressourcen zu verwalten, Finanzmanagement zu betreiben und Arbeitszeiten von Mitarbeiter:innen zu verfolgen.

Es verfügt über eine wiederverwendbare Benutzeroberfläche, die es Unternehmen ermöglicht, Workflows, die sie in der Vergangenheit verwendet haben, erneut zu implementieren. Dynamische Vorlagen ermöglichen es Benutzer:innen, benutzerdefinierte Workflows und Projekte für Kund:innen zu erstellen. Das Produkt verfügt auch über Workflow-Vorlagen, die Teams direkt implementieren oder anpassen können.

Preise: Pläne beginnen bei 19 USD pro Teammitglied/Monat, jährlich abgerechnet. Eine kostenlose Testversion ist verfügbar.

10. Hive

Am besten für Ressourcenmanagement

Hive ist ein Workflow-Automatisierungstool für Projektmanagement. Das Produkt bietet Zeiterfassung, Ressourcenmanagement, Korrekturlesen, Formulare und Zielsetzungsfunktionen.

Hive Workflows und Automatisierung sind darauf ausgelegt, kleine, sich wiederholende Aufgaben wie Projektaktualisierungen und interne Aufgaben zu automatisieren. Teams können Hive mit externen Apps integrieren, um Prozesse auf Drittanbieter-Plattformen zu erstellen. Das Produkt verfügt auch über einen Drag-and-Drop-Builder, der Teams dabei hilft, mehrstufige Workflows zu erstellen.

Preise: Kostenpflichtige Pläne beginnen bei 5 USD pro Benutzer:in/Monat, jährlich abgerechnet. Eine 14-tägige kostenlose Testversion ist für kostenpflichtige Pläne verfügbar. Ein kostenloser Plan ist für bis zu 10 Arbeitsbereich-Mitglieder verfügbar.

Es gibt viele verschiedene Arten von Workflow-Automatisierungsplattformen mit einzigartigen Spezialisierungen. Die Funktionen, die Sie priorisieren möchten, variieren stark je nach Ihrem Anwendungsfall, aber wenn Sie auf der Suche nach CX-Workflow-Automatisierungssoftware sind, beachten Sie die folgenden:

• Intelligentes Routing: Senden Sie Support-Tickets an die qualifizierteste:n Agent:in basierend auf Stimmung, Absicht und Sprache. Zum Beispiel verwendet Liberty, ein in Großbritannien ansässiger Premium-Kaufhauseinzelhändler, Zendesk intelligentes Routing, um eingehende Kundensupport-Tickets automatisch zu klassifizieren und zur richtigen Zeit an das richtige Team zu leiten. Dieser Ansatz half dem Unternehmen, eine 73-prozentige Verringerung der ersten Antwortzeit und eine 11-prozentige Verringerung der Lösungszeit zu erreichen.
• Workflow-Automatisierung: Helpdesk-Automatisierungen eliminieren sich wiederholende Aufgaben wie Dateneingabe, Genehmigungen und Benachrichtigungen.
• Intelligenter Workflow: Prozesse wie intelligente Automatisierung (KI) kombinieren KI und Automatisierung, um ein noch umfassenderes Workflow-System zu schaffen.
• Agenten-Copilot: Dieses KI-gesteuerte Assistenztool unterstützt Kundenservice-Agent:innen, indem es entweder den besten Weg zur Handhabung von Kundeninteraktionen vorschlägt oder autonom spezifische, volumenstarke, routinemäßige Tickets wie Rückerstattungen löst.
• Agenten-Benachrichtigungen und -Erinnerungen: Automatisierte Benachrichtigungen geben Teammitgliedern Echtzeitinformationen über ausstehende Aufgaben, bevorstehende Fristen oder erforderliche Nachverfolgungen.
• Benutzerdefinierte Ticket-Status: Spezifische Ticket-Status können eine Organisation, Abteilungsworkflows und einzigartige Ticket-Lebenszyklen widerspiegeln – wie die automatische Festlegung eines Service-Level-Agreements (SLA) und die Anwendung von Makros basierend auf dem Status.
• Objekt-Trigger: Manager:innen können erweiterte Auslöser verwenden, um Workflows über Tickets hinaus zu erweitern und Prozesse basierend auf Änderungen an einzigartigen Geschäftsdaten zu automatisieren.
• Automatisierungen für Betriebsmanager:innen: Funktionen wie AutoQA zur automatischen Bewertung von Agenten-Gesprächen und Mitarbeiter-Planungssoftware zur Erstellung von Agenten-Plänen basierend auf Verfügbarkeit und prognostizierter Nachfrage können die operative Effizienz optimieren.

Wenn diese Funktionen für Sie wichtig sind, stellen Sie sicher, dass Sie CX-Workflow-Automatisierungssoftware wie Zendesk auswählen, die diese und mehr bietet.

Workflow-Automatisierungssoftware kann eine Vielzahl von Vorteilen für Ihre Organisation bringen. Hier sind einige der wirkungsvollsten:

• Größere organisatorische Effizienz: Workflow-Automatisierung kann sich wiederholende Aufgaben optimieren oder eliminieren, was bedeutet, dass sich Ihre Mitarbeiter:innen auf wertschöpfende Aktivitäten konzentrieren können.
• Verbesserte Customer Experience: Indem Sie Ihr Team produktiver machen, führen Workflow-Automatisierungstools zu schnelleren und optimierten Kundenerfahrungen.
• Verbesserte Mitarbeiterzufriedenheit: Mitarbeiter:innen möchten ihren Tag nicht mit sich wiederholender, gedankenloser Arbeit verbringen. Workflow-Automatisierung ermöglicht es ihnen, Zeit für strategischere Initiativen zu verwenden, was die Employee Experience (EX) verbessert.
• Reduzierte Kosten: Workflow-Automatisierung ermöglicht es Ihren Mitarbeiter:innen, mehr mit weniger zu tun – und hilft Ihnen, Arbeitskosten zu optimieren und gleichzeitig die Effizienz zu steigern.
• Erhöhte Skalierbarkeit: Organisationen können Automatisierung nutzen, um ihr Kundensupport-Team effektiv zu skalieren und größere Arbeitsvolumina zu bewältigen.

Wie Sie sehen können, kann Workflow-Automatisierung nahezu jeden Aspekt Ihrer Organisation positiv beeinflussen.

Über Funktionen hinaus müssen Sie einige weitere Überlegungen abwägen, bevor Sie ein Workflow-Automatisierungstool auswählen. Hier sind einige zu berücksichtigende Faktoren:

• Definieren Sie Ihren Anwendungsfall und Ihre Ziele: Bestimmen Sie Ihre Automatisierungsziele, wie die Optimierung Ihrer CX-Prozesse, die Verbesserung Ihres Workforce Engagement Management (WEM) oder die Unterstützung Ihres HR-Teams.
• Stellen Sie sicher, dass es sich in Ihre Systeme integrieren kann: Ihr Workflow-Automatisierungstool sollte nicht mit den Prozessen und Systemen, die Sie bereits verwenden, in Konflikt stehen.
• Wägen Sie Zeit bis zum Wert und Benutzerfreundlichkeit ab: Bewerten Sie die Zeit, die erforderlich ist, um eine Rendite auf Ihre Investition zu sehen, und beurteilen Sie, wie einfach sich Ihr Team an die Plattform anpassen kann.
• Berücksichtigen Sie die Gesamtbetriebskosten: Über Lizenzkosten hinaus sollten Sie sich versteckter Gebühren bewusst sein, wie endlose Add-ons oder Entwicklungsressourcen-Anforderungen. Wählen Sie zusätzlich ein Tool, das mit Ihnen wachsen kann, um zukünftige Wechselkosten zu vermeiden.

Dies sind einige der wichtigsten zu berücksichtigenden Aspekte, aber seien Sie bei der Produktauswahl auf Ihre anderen Bedürfnisse achtsam.