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Kontaktmanagement-Software

Wer solide, skalierbare Kundenbeziehungen aufbauen möchte, sollte sein Kontaktmanagement automatisieren.

Ein Leitfaden zu den besten Softwarelösungen für das Kontaktmanagement

Kunden sind für Unternehmen die wichtigste Ressource. Deshalb sollten Sie die Informationen über sie gut organisiert und leicht zugänglich aufbewahren. Moderne Kontaktmanagement-Software minimiert Eingabefehler, spart Zeit und hilft Ihrem Team dabei, aktuelle Kundeninformationen zu beschaffen und zu organisieren.

In diesem Leitfaden behandeln wir die wichtigsten Funktionen der nützlichen Vertriebstechnologie. Außerdem untersuchen wir die neuesten Innovationen und ihren Nutzen.

Was ist Kontaktmanagement-Software?

Bei Kontaktmanagement-Software handelt es sich um ein digitales Adressbuch, in dem Unternehmen Kontaktinformationen speichern und organisieren können. Einfach, aber dennoch so wichtig.

Die Folgen schlecht organisierter und unvollständiger Kontaktinformationen sind Stress, Verzögerungen und verpasste Chancen. Dagegen sind gut organisierte und zugängliche Kundendaten einfach zu durchsuchen, aktuell und (besonders wichtig): Sie helfen bei der Skalierung der Umsatzentwicklung.

Wofür wird es verwendet?

Unternehmen jeder Größenordnung setzen Kontaktmanagement-Sopftware ein, um ihre Adresslisten ordentlich, aktuell und von überall aus erreichbar zu machen.

Die Funktion ist ziemlich einfach. Und deshalb sind viele Kontaktmanagement-Systeme bereits mit anderer nützlicher Betriebssoftware integriert. So etwa Customer Relationship Management (CRM) und Projektmanagement.

Ist CRM dasselbe wie Kontaktmanagement-Software?

Kurz und knapp: Eine Customer Relationship Management- oder CRM-Plattform kann alles, was Kontaktmanagement-Tools können, bringt aber noch zusätzlichen Schnickschnack mit sich.

CRM können Ihre Kundendaten analysieren, um die Teams aus Vertrieb, Marketing und Kundenservice besser zu kooridinieren. In CRM sind außerdem leistungsstarke Funktionen wie Pipeline-Management, E-Mail-Automatisierung und sogar ein Power-Dialer für den Vertrieb enthalten.

Im Grunde gehören zu allen CRM auch Kontaktmanagement-Funktionen, aber nicht zu jeder Kontaktmanagement-Software auch CRM-Funktionen.

Die Vorteile von Kontaktdatenbank-Software

Wenn Sie die richtige Kontaktdatenbank-Software verwenden und sie Ihren Vertriebsabläufen anpassen, genießen Sie die folgenden Vorteile:

Bessere Einblicke in das Verhalten Ihrer Kunden

Mit Kontaktmanagement-Tools lassen sich mehr Informationen über Ihre Kunden speichern, als in einem Adressbuch oder einer Tabellenkalkulation. Sie ermöglichen Ihnen einen Einblick in die gesamte Historie eines Kontakts, in detaillierte Notizen über ihre Interaktionen mit Ihnen und eine einfache Erfassung von Kaufmustern. All diese Daten führen zu fundierteren Erkenntnissen über Ihre aktuellen und zukünftigen Kunden.

Verbesserte Organisation und Verfügbarkeit von Daten

Gut organisierte, mobile und aktuelle Kontaktdaten stellen sicher, dass alle Mitarbeiter Ihres Unternehmens über dieselben Daten verfügen. Die Teams können abteilungsübergreifend arbeiten und dabei darauf vertrauen, dass sie keine Zeit mit veralteten Daten verschwenden.

Bessere Ergebnisse in Vertrieb und Marketing

Sorgen Sie dafür, dass kein Lead auf der Strecke bleibt, weil die Informationen falsch gehandhabt, verloren oder fehlerhaft sind. Durch aktuelle und gut organisierte Daten können mehr Kunden durch die Vertriebspipeline gelangen und sinnvolle Käufe abschließen.

Außerdem bringt ein gut organisierter Vertriebsprozess, der auf echten Kundeninformationen und -trends basiert, auch garantiert mehr Umsatz ein.

Funktionen eines Kontaktmanagers

Hier haben wir die praktischsten Kontaktmanagement-Tools zusammengestellt, über die ein CMS verfügen sollte.

  • Kontaktdatenbank: Speichern Sie alle Kontaktdetails wie Name, E-Mail, Telefonnummer, Website, soziale Medien, Benutzernamen in den sozialen Medien, Adressen und vieles mehr.
  • Datenanalyse:Kennzeichnen Sie Kontakte auf Basis spezifischer Demografien wie Alter, Standort, Interessen und Branche. So können Sie spezielle Teile Ihres Kundenstamms ansprechen.
  • Leadmanagement-Software: Erfassen, verfolgen und bewerten Sie die Leads, sobald sie Ihre Pipeline betreten. So minimieren Sie Ihre Chance, Leads zu verlieren.
  • Tools für die Akquise: Automatisieren Sie wiederkehrende Aufgaben rund um die Akquise, wie die Auswahl potenzieller Kunden, Vereinbarung von Gesprächen und die Ermittlung von Kontaktdaten.
  • Integrationen: Verbinden Sie Ihr CMS mit dem Geschäfts- und Vertriebsprogramm, das Sie bereits verwenden, z. B. mit G Suite, Outlook 365, Zapier, soziale Medien-Kanäle und vielen weiteren.

Trends im Bereich Kontaktmanagement-Software

Unsere aktuelle Technologielandschaft produziert Innovationen wie am Fließband. Das gilt auch für Kontaktmanager. Die folgenden Trends prägen die Zukunft von Online-Kontaktmanagement-Software.

Automatisierung

KI entwickelt sich immer weiter und Automatisierungen können Ihre Vertriebsmitarbeiter jetzt zeitlich entlasten. Ihr Team kann sich voll auf die Aufgaben einlassen, die eine menschliche Intervention erfordern, wenn Sie Aufgaben wie die Erstellung von Kundenprofilen oder Datenanlysen automatisieren.

Customer Experience und Personalisierung

Eine hervorragende Customer Experience ist von entscheidender Bedeutung: 86 % der Kunden bezahlen mehr für eine bessere Customer Experience und Unternehmen, die sich auf eine Optimierung der CX konzentrieren, erleben eine beachtliche Umsatzsteigerung von 80 %.

Genau deshalb sind in eine größere CRM-Plattform integrierte Funktionen für das Kontaktmanagement so wertvoll. CRM ist das ultimative Kontaktmanagement, denn damit lassen sich Ihre Kundeninteraktionen mit datengestützter Präzision optimieren.

Größere Reichweite

Für Unternehmen bietet die jüngste Explosion des Onlinehandels eine nie dagewesene Chance, außerhalb des lokalen Marktes zu verkaufen und zu florieren. Um das umzusetzen, beschäftigen Unternehmen außerdem mehr und mehr remote arbeitende Mitarbeiter.

Ein Cloud-basiertes System, das mit allen Geräten und Browsern kompatibel ist, ermöglicht es Ihren Vertriebsmitarbeitern, auf Kundendaten von überall aus zuzgreifen, ohne dass Geschwindigkeit und Sicherheit darunter leiden müssten.

Mehr Kanäle

Der Einsatz sozialer Medien für das Lead-Management und die Akquise ist strategisch sinnvoll, um Ihren Sales-Funnel automatisch zu befüllen. Jeder ist heutzutage in den sozialen Medien aktiv. Es lohnt sich also, Ihre Kunden dort zu treffen, wo sie sich bereits aufhalten. Die richtige Software für Kontaktlisten sollte also Daten aus diesen Kanälen abzurufen können, sobald Ihre Kunden auf Ihre Marketingmaßnahmen reagieren.

Verbesserte digitale Erfahrungen

Inhalte sind das A und O und die Kunden interessieren sich naturgemäß besonders für das Neueste und Beste. Kontaktsysteme, die Innovationen wie Virtual Reality und sprachgesteuerte Hardware wie Google Home oder Alexa von Amazon im Auge behalten, können Kundendaten immer dort sammeln, wohin die Kunden als Nächstes gehen.

Die 10 besten Softwarelösungen für das Kontaktmanagement

  1. Zendesk Sell
  2. HubSpot
  3. Contact Boss
  4. Streak
  5. Pipedrive
  6. ActiveCampaign
  7. Freshworks
  1. Nimble
  2. Nextiva
  3. Keap

1. Zendesk Sell

Zendesk Sell CRM

Zendesk Sell ist eine CRM-Softwarelösung für den Vertrieb, deren Tools aktuell zu den nützlichsten für das Kontaktmanagement zählen. Zendesk Sell bietet mobilen Zugang und eine anpassbare und intuitive Benutzeroberfläche. Es lässt sich leicht in den alltäglichen Workflow integrieren, ganz egal, von wo aus Ihr Team arbeitet und über welche IT-Ressourcen es verfügt.

Zendesk Sell fördert die Effizienz Ihres Vertriebsteams, weil sich damit durch dialogorientierte und beratende Verkaufsmethoden mehr Leads zu Kunden machen lassen. Ihre Vertriebsmitarbeiter treten als Berater statt als Verkäufer in Erscheinung. Außerdem sparen sie Zeit, weil sich wiederholende Aufgaben im Alltag automatisiert werden.

Funktionen

2. Hubspot

Hubspot CRM

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HubSpot ist eine Plattform für das Kundenbeziehungsmanagement mit einem speziellen Kontakt-Hub, der einen Drag-and-Drop-Editor, SEO-Empfehlungen und verschiedene Website-Designs bereitstellt. Das Vertriebsprogramm lässt sich mit Gmail und Outlook integrieren und E-Mails und Kontaktaktivitäten können damit geplant und nachverfolgt werden.

Die CRM-Software von HubSpot ist eine kostenlose CRM-Plattform, die ins umfassende HubSpot-Ökosystem integriert werden kann. Neben den Kontaktfunktionen bietet Hubspot auch andere Unternehmens-Apps wie Marketing Hub, Sales Hub und Service Hub an. Viele Kunden haben das Programm bewertet, allerdings unterstützt es keine Sprachen außer Englisch.

Funktionen

  • Standard-SSL-Zertifikat
  • Listensegmentierung
  • Landing Pages
  • Scoring von Kontakten
  • Content Delivery Network (CDN)
  • Datensatzanpassung

3. Contact Boss

Contact Boss contact management software

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Contact Boss ist eine Kontaktsoftware für Unternehmen mit einer „Quick Create“-Funktion, mit der die Supportmitarbeiter neue Kontakte schneller aufnehmen und später weitere Detailinformationen hinzufügen können. Darin enthalten sind außerdem Funktionen zur Organisation und Suche von Kontakten sowie zur Löschung versehentlich erstellter Doppelnennungen. Die Legacy Data Support-Funktion ermöglicht es den Benutzern, bestehende Kontaktdatenbanken hochzuladen, damit weniger manuell eingepflegt werden muss.

Contact Boss stellt Kontaktdatenberichte, Prüfungsfunktionen und Sicherheits-Tools für vertrauliche Informationen zur Verfügung. Die Software lässt sich mit Gmail, Outlook, Apple Mail und häufigen Marketingprogrammen wie MailChimp, iContact und Constant Contact integrieren.

Funktionen

  • Kontaktdatenbank
  • Lead-Verwaltung
  • Segmentierung
  • Datenimport/-export
  • Suche/Filter
  • Geteilte Kontakte

4. Streak

Streak

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Streak ist ein kompaktes CRM für kleine bis mittelgroße Unternehmen und lässt sich mit G Suite-Anwendungen vollständig integrieren. Funktionen wie die Integration sozialer Medien, Taskmanagement und E-Mail-Marketing sind darin enthalten. Informationen zur Pipeline und Aufgaben können gemeinsam und in Echtzeit genutzt werden und ermöglichen eine direkte Kollaboration zwischen den Teams. In visuellen Berichten können Sie die Daten der Pipeline und einzelner Mitwirkender erfassen.

Das Tool „Snippets“ kann häufig wiederholte Textstellen in E-Mails hineinkopieren, um Zeit zu sparen. Streak läuft über G Suite und wirbt damit, ein nützliches Tool für viele unterschiedliche Unternehmensanforderungen zu sein, darunter Vertrieb, Projektmanagement, Fundraising, Support, Personalrekrutierung, Immobilien und Geschäftsentwicklung.

Funktionen

  • Pipelineverwaltung
  • Gmail-Integration
  • Zapier-Integration
  • App für Android und iOS
  • Anpassbare Workflows
  • Berichte

5. Pipedrive

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Bei Pipedrive handelt es sich um eine CRM-Software für Vertriebsteams mit dem Schwerpunkt Lead-Generierung und Kontaktmanagement. Vertriebsmitarbeiter können damit die Bezeichnungen ihrer Pipeline-Phasen anpassen, damit sie sich in ihre vorhandenen Verkaufsabläufe einfügen. Außerdem kann man über einfache Drag-and-Drop-Funktionen Geschäftskontakte und den Lead-Fortschritt erfassen.

Zu den Automatisierungstools zählen die Kontaktdatensammlung per Klick, Webhooks, offene API und ein KI-gestützter Vertriebsassisitent. Außerdem stehen Tools zur Zielsetzung, zur Aktivitätenverfolgung, zur Lead-Qualifizierung und für die intelligente Kommunikation zur Verfügung. In Pipedrive sind eine Vielzahl an Integrationen mit anderen Softwareprogrammen, darunter Zapier, Pandadoc und Leadfeeder enthalten.

Funktionen

  • Anrufaufzeichnung
  • Kontaktdatenbank
  • Lead-Nurturing
  • Kalender/Erinnerungssystem
  • Chatbox
  • Berichte/Analysen

Weitere Infos über Zendesk für Pipedrive finden Sie hier

6. ActiveCampaign

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ActiveCampaign ist eine CRM-Plattform, mit der Benutzer ihre Kommunikation personalisieren, Kundengruppen segmentieren und Workflows automatisieren können. Die CRM-Vertriebssoftware kann Lead-Priorisierung, Aufgabenerstellung, Lead-Nurturing und Kontaktmanagement automatisieren. ActiveCampaign kann Geschäfte automatisch abschließen und verzweigte Automatisierungen erstellen, die die Customer Journey über mehrere anpassbare Pipelines hinweg verfolgen.

Die zentralisierte Plattform überträgt kostenlos alte Daten und aktualisiert die Kontaktdetails automatisch. Das E-Mail- und Marketing-Automatisierungstool enthält eine umfassende Bibliothek mit Vorlagen und Integrationen mit mehr als 300 anderen häufig genutzten Vertreibstools.

Funktionen

  • Analysen/ROI-Tracking
  • Kalender/Erinnerungssystem
  • Kontaktdatenbank
  • Lead-Verwaltung
  • Landing Pages/Webformulare
  • Drip-Kampagnen


Weitere Infos über die Integration von Zendesk Sell mit ActiveCampaign erhalten Sie hier

7. Freshworks

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Das Managementsystem für Kundenkontakte von Freshworks wirbt als intuitive Plattform für das Kundenengagement mit einer unkomplizierten Benutzeroberfläche. Die Vertriebsmitarbeiter können in einer zentralen Datenbank für das Kontaktmanagement Detailinformationen, Profile aus den sozialen Medien, Kontaktinformationen und alle neuesten Aktivitäten einsehen.

Freshworks arbeitet mit seinem KI-gestützten Assistenten Freddy. Das Tool kann eine vorausschauende Kontaktbewertung vornehmen, bisherige Daten für Verkaufserkenntnisse analysieren und nächste Schritte empfehlen. Neben Salesforce-Automatisierung, Marketing-Automatisierungs-Tools und Segmentierung bietet das System auch automatisierte und personalisierte E-Mail-Kampagnen. Leider ist der kostenlose Rund-um-die-Uhr-Support nur an Wochentagen verfügbar.

Funktionen

  • Kalender/Erinnerungssystem
  • Berichte/Analysen
  • Interne Chat-Integration
  • Datenimport/-export
  • Analysen/ROI-Tracking
  • Auto-Responder

8. Nimble

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Nimble ist ein „beziehungsorientiertes“ CRM mit Office 365- und G Suite-Integrationen, sowie Verbindungen mit sozialen Kanälen wie Facebook, Twitter und LinkedIn. Die Tools von Nimble können Kontaktinformationen aus über 160 Apps gewinnen. Außerdem lassen sie sich mit der Kundenservice-Software von Zendesk integrieren.

Mithilfe der unterschiedlichen Funktionen können die Benutzer zukünftige Kunden segmentieren, Gruppennachrichten versenden und Folgeaufgaben festlegen. Mit Nimble können die Benützer detaillierte Kundenprofile erstellen und Aufgaben, Ereignisse und Anrufe für das Team aufzeichnen. In automatisierten E-Mail-Marketing-Kampagnen können die Benutzer auf eine Vielzahl an Vorlagen zurückgreifen und so personalisierte Gruppen-E-Mails versenden, die Funktionen für die Nachverfolgung, Analyse und Berichterstellung bieten.

Funktionen

  • Lead-Erfassung
  • Management der Vertriebspipeline
  • Kontaktdatenbank
  • Datenimport/-export
  • Mobiler Zugriff
  • Tools für die Akquise

9. Nextiva

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Nextiva bedient als Kontaktmanager sowohl Kleinunternehmen als auch Großkunden. Das System ist für die Geschäftstelefonfunktionen bekannt. Dazu gehören Voicemail-to-E-Mail, eine Warteschleifenfunktion und eine App. Die Datenbank für Kundenkontakte ermöglicht Vertrieb und Service, Kunden nachzuverfolgen. Außerdem kann sie E-Mails, Umfragen und automatische Antworten versenden.

Unter den Vertriebstools findet sich eines, mit dem sich die Pipeline visuell verwalten lässt und den Benutzern ermöglicht, die Kunden über die unterschiedlichen Phasen der Customer Journey hinweg sichtbar zu machen und zu verfolgen. Nextiva lässt sich unter anderem mit Outlook, Salesforce und G Suite integrieren.

Funktionen

  • Anrufüberwachung
  • Content Management
  • Teilen von Dateien
  • Mobiler Zugriff
  • Zusammenarbeit für mehrere Benutzer
  • URL-Anpassung

10. Keap

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Keap ist ein CRM für Vertrieb und Marketing mit einer Workflow-Automatisierung, die Funktionen wie vorkonfigurierte Erinnerungen, automatisierte E-Mails und prädiktiven E-Mail-Vesand enthält. Keap bietet anpassbare Prozesse und Automatisierungen, Berichte und Analysen sowie eine App.

Keap organisiert Leads über eine zentrale Kontaktdatenbank. Das Tool kann Leads qualifizieren und kennzeichnen und anpassbare Auslöser für Segmentierungen und Aktivitäten erstellen. Es verfügt über mehr als 230 native Integrationen wie Zapier, PayPal, Outlook, JotForm und Instapage.

Funktionen

  • Kontaktdatenbank
  • Anpassbare Vorlagen
  • Analysen/ROI-Tracking
  • Kalender/Erinnerungssystem
  • Leadqualifizierung
  • Marketingautomatisierung

Wie Sie für Ihr Unternehmen die beste Kontaktmanagement-Software auswählen

Auf der Suche nach der passenden Lösung sollten Sie die folgenden Aspekte in Erwägung ziehen.

Kosten

Kontaktdatenbank-Tools sind in vielen robusteren CRM-Softwarepaketen enthalten. Deshalb gibt es preislich eine große Bandbreite. Sie sollten Ihrem Budget und Ihren Anforderungen entsprechend die Tools auswählen, die Sie dabei unterstützen, Ihre Geschäftsziele zu erreichen.

Skalierbarkeit

Ihr Unternehmen wächst – und Ihre Kontaktliste und die Komplexität Ihrer Verkaufsstrategie auch. Achten Sie bei der Wahl Ihres Kontaktmanagers also darauf, dass er mitwächst und Sie nicht nach kurzer Zeit schon wieder wechseln müssen. Denn das kann kompliziert werden.

App-Funktionen

Das Smartphone ist unser täglicher Begleiter. Deshalb gibt es bei den besten Konaktmanagern auch eine App, die einen schnellen und einfachen Zugang zu den Kundendaten ermöglicht, unabhängig davon, wo Sie sich gerade aufhalten.

Häufig gestellte Fragen zu Kontaktmanagement-Software

Sie sind jetzt zwar bereit, sich auf die Suche nach der passenden Kontaktmanagement-App für Ihr Unternehmen zu machen, doch bestimmt sind da noch ein paar Fragen offen. Hier finden Sie die Antworten auf die häufig gestellten Fragen zu CMS-Software.

Welche Integrationen sind in einer Kontaktmanagement-Software enthalten?

Die meisten Apps für das Kontaktmanagement bieten auch eine Integration von Kalender- und E-Mail-Programmen an, bei anderen sind Vertriebs- und Marketing-Apps mit dabei. Wir empfehlen, alle geschäftlichen Apps, die Sie aktuell verwenden, aufzulisten und dann zu überprüfen, wie Sie zu dem entsprechenden Tool passen.

Welche Vorteile bringt die Nutzung einer CRM-Software für das Kontaktmanagement?

Eine CRM-Plattform für den Vertrieb bietet Ihnen neben den offensichtlichen Vorteilen einer gut organisierten Online-Kontaktdatenbank folgende Nutzen:
Ein 360-Grad-Kundenprofil
Eine Übersicht über Ihre Vertriebspipeline
Viele Vertriebs- und Marketingtools zur Optimierung Ihres Verkaufszyklus
Wenn Sie in einen Kontaktmanager investieren, rechnet sich im Endeffekt möglicherweise eine umfassende CRM-Lösung. So profitieren Sie von allen Vorteilen auf einer einzigen Plattform.

Welche Vorteile bringt die Nutzung einer CRM-Lösung für das Kontaktmanagement?

Eine CRM-Plattform für den Vertrieb bietet Ihnen neben den offensichtlichen Vorteilen einer gut organisierten Online-Kontaktmanagement-Liste Folgendes:

Eine CRM-Software bietet Ihnen ein 360-Grad-Kundenprofil, eine Übersicht über Ihre Vertriebspipeline und viele Vertriebs- und Marketingtools zur Optimierung Ihres Vertriebszyklus.

Wenn Sie in einen Kontaktmanagement-System investieren, rechnet sich im Endeffekt möglicherweise eine umfassende CRM-Lösung. So profitieren Sie von allen Vorteilen auf einer einzigen Plattform.

Ist es schwierig, sich in Kontaktmanagement-Software einzuarbeiten?

Die meisten Entwickler versuchen, ihre Programme benutzerfreundlich und leicht anpassbar zu gestalten. Dennoch macht man auch dann eine steile Lernkurve durch.

Deshalb sollte man bevorzugt nach Plattformen Ausschau halten, die umfassende Schulungsmaterialien und einen Rund-um-die-Uhr-Support für Vertriebsmitarbeiter in Echtzeit anbieten. So erhalten Sie immer direkt die Antwort auf Ihre Fragen.

Probieren Sie eine Kontaktmanagement-Software aus

Mit Kontaktmanagement-Software lässt sich Ihre Kundschaft ganz unkompliziert organisieren und erfassen. Genau deshalb nutzen bereits so viele Unternehmen diese Lösung.

Zendesk Sell bietet im Rahmen seines 14-tägigen Testzeitraum diekostenlose CRM-Nutzung an. So können Sie ganz risikofrei alle Vorteile der Kontaktmanagement-Tools ausprobieren.

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