CRM-Software

Welche Hauptfunktionen hat ein CRM-System?

Die besten CRM für den Vertrieb 2021 bieten die meisten (wenn nicht alle) der folgenden Funktionen:

Ein einheitliches Kontaktmanagement

Kontaktmanagement-Software, die mehr kann, als Namen und Daten potenzieller und bestehender Kunden an einem Ort in einer Kontaktdatenbank speichern. Diese grundlegende CRM-Funktion erlaubt Ihnen, Folgendes zu tun:

• Kontakte kategorisieren, gruppieren und durchsuchen, um Marketing- und Vertriebsstrategien anzupassen
• Alle Interaktionen, E-Mails, Anrufe und Nachrichten nachverfolgen, um sicherzustellen, dass die Kommunikation zum richtigen Zeitpunkt erfolgt und personalisiert ist

Koordinierung und Automatisierung der Pipeline

Zu den interessantesten Funktionen eines gut integrierten CRM-Systems gehört seine Fähigkeit, die Produktivität der Pipeline zu steigern. Bei der Entwicklung optimierter CRM-Ablaufschritte im Vertrieb unterstützen CRM-Tools Ihr Unternehmen durch folgende Funktionen:

• Automatisierung von Akquise und Lead-Generierung
• Optimierung bei der Suche qualifizierter Leads mithilfe von Lead-Bewertungs-Tools
• Ausarbeitung personalisierter Angebote auf der Grundlage detaillierter Kundendaten
• Rückverfolgung von Erfolgen und Misserfolgen bei Geschäftsabschlüssen
• Bereitstellung wertvoller Erkenntnisse über die Faktoren, warum Geschäftsabschlüsse zustande kommen oder nicht

Dabei ist es jedoch wichtig, dass Sie Ihrem Vertriebsteam Zeit geben, sich in die CRM-Best-Practices einzuarbeiten, um die zeitsparenden Tools für die Vertriebspipeline wirklich auszuschöpfen.

Eine Software kann schließlich noch so viele schicke Funktionen haben – solange Ihr Team nicht weiß, wie es damit umzugehen hat, nützen sie nichts.

Ein benutzerfreundliches CRM-Dashboard

Ihr CRM-Dashboard ist die visuelle Echtzeit-Benutzeroberfläche, die Ihr Team täglich zu Gesicht bekommt. Bei der CRM-Integration sollten Sie also darauf achten, dass sie benutzerfreundlich und anpassbar ist.

Ganz unabhängig von den Zielen, Abläufen und Strukturen Ihres Teams sollte Ihr CRM-Dashboard die folgenden CRM-Tools mit sich bringen.

• Kalender, Notizen, Termine und Aufgabenverwaltung, die sich leicht nachverfolgen lassen
• Visuell strukturierte E-Mails, Anrufe und Nachrichten
• Analysen für besonders erfolgreiche, neue, abgeschlossene usw. Geschäfte.
• Nachverfolgung von Umsatzzielen und Pipeline-Informationen
• Metriken zu Umsatzprognosen und Umsatzleistungen

Ein anpassbares Dashboard sorgt dafür, dass Sie und Ihr Team nicht mit Daten überflutet werden, die Sie gar nicht benötigen.

Strukturieren Sie Ihren Arbeitsalltag und sorgen Sie durch ein CRM mit flexiblem und übersichtlichem Dashboard dafür, dass Sie Ihre CRM-Insights nach Wichtigkeit organisieren können.

Datengestützte CRM-Berichte

Eines der leistungsstärksten CRM-Tools ist die Möglichkeit zum Erheben, Organisieren und Analysieren wichtiger Vertriebs- und Marketingmetriken.

Wenn Sie mühelos wertvolle CRM-Berichte erstellen können, verschafft Ihnen das ein umfassendes Verständnis für Ihre Vertriebs- und Marketingaktivitäten.

Dadurch sind Sie zu Folgendem in der Lage:

• Sie finden schnell heraus, welche Faktoren dafür verantwortlich sind, um erfolgreich mit Kunden zu interagieren
• Sie können Ihre Verkaufsabläufe optimieren
• Sie verstehen, in welchen Bereichen der größte Verbesserungsbedarf besteht.

CRM-Anwendungen mit mobilem und cloudbasiertem Zugang

Die meisten aktuellen CRM-Lösungen bieten einen mobilen CRM-Zugang. Auf Cloud-CRM ist der Zugriff von überall aus möglich.

Die neuesten Trends zeigen, dass Teams, die mobile und cloudbasierte CRM-Lösungen nutzen, beim Erreichen von Verkaufsquoten fast dreimal so effektiv sind wie mit CRM-Systemen ohne mobilen Zugang.

Im Jahr 2021, da mehr Mitarbeiter als je zuvor im Homeoffice arbeiten, sollten Unternehmen einen unkomplizierten Zugang zu Daten für remote Arbeitende ermöglichen. Mobile und cloudbasierte Tools geben den Teams einen Datenspeicher mit einheitlichen Prozessen, Verfahren, Workflows und Tracking, der von überall aus zugänglich ist.

Weit verbreitete CRM-Funktionen

Die folgenden Funktionen finden sich häufig, doch nicht überall. Legen Sie zunächst fest, welche Anforderungen Ihr CRM erfüllen sollte, damit Sie das geeignete für Ihr Unternehmen finden.

1. Zuverlässige Akquise-Funktionen
2. Lead-Management-Software und Lead-Scoring
3. Umsatzprognose und Datenanalyse
4. E-Mail-Automatisierung
5. Verwaltung der Verkaufsleistung
6. Nahtlose Integrationen
7. Kampagnenmanagement
8. Möglichkeit zur Erstellung eines individuellen CRM

Vorteile von Software für das Kundenbeziehungs-Management.

Für alle Abteilungen, von Marketing und Vertrieb über Kundenservice und IT bis hin zum Finanzwesen stellt die Einführung einer CRM-Plattform im Arbeitsablauf Ihres Unternehmens möglicherweise eine massive Veränderung dar. Doch sie bringt auch enorme Vorteile.

Im Folgenden beschäftigen wir uns mit drei positiven Auswirkungen einer CRM-Plattform auf Ihr Unternehmen.

Verbesserte Kundenzufriedenheitsraten

Ein CRM-System ist mehr als ein zentraler Speicherort für Kundendaten. Gute CRM lassen sich mit Kundenservice-Plattformen integrieren und helfen Ihnen dabei zu verstehen, wann die Kunden Ihre Hilfe benötigen.

Zufriedene Kunden sind auch treue Kunden. Und treue Kunden empfehlen Ihr Unternehmen an Freunde und ihr Netzwerk weiter. Arbeiten Sie mit CRM-Analysen und lernen Sie zu verstehen, wann und warum Kunden verärgert sind. Passen Sie Ihre Abläufe entsprechend an. Und fangen Sie dann damit wieder von vorne an.

Steigern Sie durch intelligente Automatisierung Ihre Produktivität

CRM-Automatisierungstools sollten intuitiv sein, Zeit sparen und Ihren Vertriebsmitarbeiter die Kapazitäten schaffen können, sich auf das zu konzentrieren, was sie eigentlich tun möchten: erfolgreiche Kundenbeziehungen pflegen und Geschäfte abschließen.

So konnten Unternehmen mithilfe automatisierterCRM-Abläufe die Angebotszeiten von Tagen auf Stunden verkürzen und ihren Unternehmen so viel Zeit und Geld sparen.

Einige Fachleute schätzen sogar, dass etwa ein Drittel aller Vertriebsaufgaben automatisiert werden könnte. Unternehmen, die Verkaufsautomatisierung einsetzen, haben 53 % höhere Konversionsraten und 3,1 % höhere jährliche Wachstumsraten.

Verbessern Sie die Kommunikation und Abstimmung zwischen den Abteilungen

Das Implementieren von CRM-Technologie ist die beste Methode, um Marketing und Vertrieb aufeinander abzustimmen.

Eine Vertriebs-CRM-Plattform erleichtert das Teilen von Daten unter den Abteilungen. Das hilft Ihnen dabei, in Echtzeit nachzuverfolgen, wo sich die Kunden in der Pipeline befinden, Support-Tickets zu überprüfen und eine einheitliche Customer Experience zu bieten.

Mit CRM-Technologie können Marketing-Teams qualifiziertere Leads erkennen, Vertriebsteams ihre Kommunikation personalisieren und Kundensupport-Teams genau verstehen, was die einzelnen Kunden benötigen – und die Abläufe zwischen den Abteilungen bleiben gut koordiniert.

Welche unterschiedlichen Arten von CRM-Software gibt es?

CRM-Software enthält, wie oben gezeigt, ganz unterschiedliche Funktionen.

Unterschiedliche Arten von CRM- Software legen ihren Fokus auf bestimmte funktionale Bereiche. Deshalb ist es wichtig, dass Sie wissen, welche speziellen Anforderungen Ihr Unternehmen hat, damit Sie auch wirklich die passende Software finden. Die folgenden häufigen CRM-Software-Arten lassen sich unterscheiden:

Analytisches CRM

Analytische CRM-Software ist sinnvoll für Unternehmen, die an Datenvisualisierung und Analysen interessiert sind.

Diese Art von Software konzentriert sich darauf, Kundenbindungsraten, Pipeline-Zyklen, Umsätze und Verkaufsdaten nachzuverfolgen.

Diese Plattformen können mehr als nur Kontakte verwalten. Vielmehr bieten sie Umsatzprognosen und erweiterte Metrikanalysen für all diejenigen, die gerne mit Daten arbeiten.

Operatives CRM

Operative CRM-Lösungen konzentrieren sich auf Betriebsverwaltung. Automatisierungen für Marketing- und Vertriebsabläufe spielen eine wichtige Rolle.

Diese CRM-Plattformen legen den Schwerpunkt auf Kontaktmanagement, Lead-Scoring, Lead-Management und Kampagnen-Tracking und eignen sich perfekt für Unternehmen, die ihre betriebliche Effizienz steigern wollen.

Kollaboratives CRM

Kollaborative CRM-Lösungen stellen die Kundenzufriedenheit ins Zentrum. Durch sie sollen die Kundenbindungs- und die Kundenzufriedenheitsraten verbessert werden, indem der Informationsfluss unter den Teams optimiert wird.

Bei dieser Art von Plattform geht es vor allem darum, Daten nahtlos zwischen Marketing, Vertrieb, Kundenservice und sogar Lieferanten und externen Stakeholdern zu teilen, um die Kommunikation zu vereinheitlichen und Kundeninteraktionen zu personalisieren.

Welche Tools lassen sich mit Vertriebs-CRM-Software integrieren?

Wenn ein neues CRM-System in Ihren Workflow eingeführt wird, macht es wenig Sinn, von vorne zu beginnen. Sie sollten deshalb unbedingt ein CRM-Tool wählen, das sich mit Ihren bestehenden Software-Systemen integrieren lässt.

CRM-Integration bedeutet, dass sich Ihr CRM und andere Anwendungen von Drittanbietern, die Sie bereits verwenden, nahtlos miteinander verbinden. Durch die Integration können Sie vermeiden, dass Sie zwischen den Anwendungen unnötigerweise hin- und herklicken müssen.

Jedes CRM-Programm hat eine etwas andere Benutzeroberfläche und auch die Lernkurve ist unterschiedlich steil. Doch alle sollten sich reibungslos mit existierenden Programmen integrieren lassen. Nutzen Sie die Software, um verteilte, uneinheitliche Systeme durch einheitliche Kommunikation zu ersetzten.

Die folgenden Tools lassen sich häufig mit CRM-Software integrieren:

E-Mail

Wenn Sie E-Mail in Ihr CRM integrieren können, dann ist das für Ihre Kommunikation und Ihre Zeitplanung ein wahrer Segen. Cloudbasierte CRM-Programme mit Apps fürs Smartphone machen es noch einfacher, E-Mails von überall aus zu versenden und zu lesen.

Kalender

Die meisten CRM-Systeme lassen sich einfach mit digitalen Kalendern wie Google oder Outlook verbinden und auf diese Art und Weise verpassen Sie nie mehr einen Termin. Dank wechselseitiger Integration können Sie auf jeder der beiden Plattformen Termine erstellen und sie werden sofort synchronisiert.

Kommunikationssoftware

Tools wie Slack und Zoom sind 2021 so beliebt geworden, dass es sinnvoll ist, dass sich die CRM-Plattform mit den Anwendungen integrieren lässt.

So können Sie mit Ihren Kunden und Teammitgliedern Unterhaltungen in Ihrem CRM-System führen, ohne dabei Duzende Browserfenster offen halten zu müssen.

Dokumenterstellungs-Tools

Professionelle Anwendungen für die Dokumentenerstellung wie PandaDoc sorgen dafür, dass sich Angebote, Verträge und Rechnungen problemlos erstellen lassen.

Die Integration mit einem CRM übernimmt gespeicherte Kundendaten und füllt Dokumente automatisch aus. Das System kann die Dokumente sogar zur schnellen (und rechtsverbindlichen) elektronischen Signatur weiterleiten.

Soziale Medien

Im Jahr 2021 lassen sich CRM-Apps unkompliziert mit Accounts in den sozialen Medien wie Facebook, Twitter, Instagram und LinkedIn integrieren. Sie können sogar die Veröffentlichung über mehrere Kanäle hinweg automatisieren und so für ein klar definiertes und konstantes Markenbild sorgen.

Buchhaltungssoftware

Sparen Sie Zeit bei der Dateneingabe und machen Sie sich keine Sorgen mehr um mögliche Genauigkeitsprobleme – durch die Integration von Buchhaltungssoftware wie QuickBooks, Xero oder Freshbooks mit Ihrem CRM-System. Greifen Sie bei Bedarf problemlos auf Rechnungen, Kundentransaktionen und Anbieterdaten zu.

Die 10 besten CRM-Softwaresysteme und -Anwendungen

1. Zendesk Sell

Zendesk Sell gehört aus vielen Gründen zu den besten CRM-Systemen. Zu den wichtigsten gehört wohl das Self-Service-Portal, denn damit können die Kunden zunächst selbst tätig werden und Hilfe finden, bevor sie sich an Ihre Supportmitarbeiter wenden müssen.

Es enthält eine Menge branchenführender CRM-Tools (darunter eine benutzerfreundliche App). Gleichzeigig wurde es so entwickelt, dass es so benutzerfreundlich wie möglich ist.

Zendesk Sell verfügt auch über ein E-Mail-Intelligenz-Tool, das eine nahtlose Nachverfolgung der gesamten E-Mail-Kommunikation ermöglicht. Außerdem sind Echtzeit-Push-Nachrichten, Aktivitätenberichte und die Automatisierung von E-Mail-Vorlagen enthalten.

Beim Auto-Dialer müssen die Vertriebsmitarbeiter für Anrufe keinen Finger rühren und alle Anrufe werden dennoch protokolliert und erfasst. Auch Skripte, Notizen und sofort einsatzberiete Analysen sind direkt zugänglich, damit die Unternehmen einen umfassenden Überblick über Anzahl, Dauer und Ergebnis der Anrufe erhalten.

Zendesk Sell stellt außerdem eine Funktion für die Verkaufsakquise zur Verfügung, die einen ungenutzten Markt von mehr als 200 Millionen Fachleuten erschließt. Unternehmen jeder Größenordnung nutzen Sell, um potenzielle Kunden ausfindig zu machen und zielgenaue Listen mit geprüften, soliden und aktuellen Datensätzen zu erstellen.

Insgesamt sorgt die intuitive und anpassbare Benutzeroberfläche dafür, dass Ihr Team weniger Probleme hat, sich mit den großartigen Funktionen vertraut zu machen. Dazu gehören etwa die mobilen und cloudbasierten Anwendungen, das Marketing-Automatisierungs-System und die benutzerfreundlichen Kollaborationstools.

Funktionen der anpassbaren Zendesk CRM-Software für den Vertrieb:

• E-Mail-Nachverfolgung und -Automatisierung
• Aktivitätenberichte
• Vertriebsdashboard und Berichte
• Mobiles CRM
• Automatischer Dialer mit Text-Funktion
• Anrufanalysen
• Sofort einsatzbereite Integrationen
• Kontaktmanagement
• Entdeckung und Überprüfung potenzieller Kunden
• Lead-Management

Wenn Sie Ihre Vertriebs- und Marketing-Tools von einem Ort aus verwalten und sie mit dem Help Desk integrieren können, dann gewinnt dadurch auch der Kundenservice.

2. Hubspot

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Hubspot ist eine beliebte Wahl bei Unternehmen, die gerade mit dem Kundenbeziehungsmanagement über eine Software neu loslegen.

Das gut strukturierte Dashboard von Hubspot, das die wichtigsten CRM-Tools zusammenführt, sorgt dafür, dass Sie Ihre Daten so einfach finden wie die Schaltfläche „Meeting verlassen“ nach einem fünfstündigen Zoom-Call.

Und wie die meisten CRM-Programme bietet Hubspot Anpassungsmöglichkeiten sowie Funktionen wie Conversation-Intelligence und E-Mail-Tracking.

3. Less Annoying

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Wenn Sie hier gelandet sind, weil Sie wissen wollten, was ein CRM-System eigentlich ist, dann könnte Less Annoying die passende CRM-Plattform für Sie sein.

Schon der Name allein zeigt, dass die Hauptfunktionalität von Less Annoying der einfache Aufbau ist. Dadurch eignet es sich gut für kleine Unternehmen, die den ersten Schritt hinaus in die Welt des CRM wagen.

Zwar ist die Liste mit Funktionen vielleicht nicht so lang wie bei anderen Anbietern für CRM-Systeme, doch Less Annoying betont, dass Ihr Unternehmen nur für die Funktionen bezahlt, die es auch benötigt.

4. Sales Creatio

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Sales Creatio wurde für mittelgroße bis große Unternehmen entwickelt und bietet die gesamte Bandbreite der Kundenbeziehungsmanagement-Software. So können Vertrieb, Marketing und Kundenservice alle von einem Ort aus verwaltet werden.

Sales Creatio ist vor allem für seine Low-Code-Technologie bekannt. Sie bietet eine große Bandbreite an Anpassungsmöglichkeiten, ohne weitere Programierkenntnisse zu erfordern. Das kann eine große Erleichterung für Teammitglieder sein, die wenig Beziehung zu Technologie haben.

5. Apptivo

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Apptivo macht es durch ein erstaunlich kompatibles und vollständig online verfügbares CRM-System möglich, Ihren gesamten Kundenservice über jedes Gerät und jeden Browser abzuwickeln.

Zwar ist die Liste mit Funktionen kürzer als bei manchem Konkurrenten, doch auch hier sind über 65 Anwendungen integriert und das System für das Pipeline-Management ist sehr solide. So verlieren Sie keine Zeit bei der Nachverfolgung potenzieller Kunden.

6. Insightly

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Für Teams, die aus eingefleischten Goolge-Experten bestehen, ist Insightly wohl eine der besten CRM-Software-Optionen.

Durch Nutzung Ihres bestehenden Google-Accounts ermöglicht Insightly eine Zusammenführung aller Anforderungen an das Kundenbeziehungsmanagement in einem Programm, das bereits gut bekannt ist. Und das bedeutet, dass die Einführung der Software wenig Zeit einnimmt.

Sollten aber doch Fragen aufkommen, sorgt der felhlende Rund-um-die-Uhr-Support bei Insightly möglicherweise für Frustrationen, besonders wenn Ihr Team sich in unterschiedlichen Zeitzonen befindet.

7. iSales

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iSales ist eine solide Option für eine CRM-Plattform und enthält eine lange Liste mit Funktionen wie Datenimport/-export und wechselseitige Nachrichtenübermittlung.

Die Voice-over-Internet-Protocol-Optionen statten Ihre Vertriebsmitarbeiter mit mehr Möglichkeiten zur Kontaktaufnahme mit Leads und Kunden aus – eine nicht zu verachtende Fähigkeit für das CRM.

8. Salesforce

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Salesforce ist eine bekannte Marktgröße, wenn es um CRM-Technologie geht.

Die KI-Funktionen ermöglichen es den Benutzern, einen Großteil ihres Workflows zu automatisieren. Auf diese Weise können Sie Ihrem Supportteam eine Menge Arbeit durch die Eingabe von Daten sparen und ihren Fokus wieder auf den Verkauf richten.

Die ellenlange Liste mit Funktionen (darunter Provisionsverwaltung und Call-Center-Management) mag für keine Unternehmen wohl manchmal zu viel des Guten sein.

9. Copper

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Wie Insightly wurde auch Copper als CRM für Google-Nutzer entwickelt.

Deshalb wählen viele Benutzer Copper auch aufgrund der Fähigkeit, mit der G-Suite vollständig integrierbar zu sein. Die Funktionen von Copper sind nichts Außergewöhnliches. Allerdings bewerten die Benutzer regelmäßig die einfache User Experience als beste Eigenschaft.

10. ZohoCRM

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Im Unterschied zu den meisten Konkurrenten, die häufig entweder für Klein- oder für Großunternehmen geeignet sind, wurde ZohoCRM so entwickelt, dass es die Anforderungen von Unternehmen jeder Größenordnung erfüllt.

ZohoCRM verfügt über alle Funktionen, die man von einem führenden CRM-Software-Anbieter erwarten kann und unterstützt seine Benutzer zusätzlich mit der KI-Assistentin Zia. Offensichtlich hat ZohoCRM dabei die Multitasking-Spezialisten unter uns im Blick gehabt und Zia denen zur Seite gestellt, die am liebsten viele Dinge gleichzeitig tun.

Zia beantwortet Ihre Fragen, holt Umsatzberichte ein und lässt sich sogar Ihre Notizen diktieren.

Übersicht über die beste CRM-Software und -Tools

Erfahren Sie in dieser praktischen Vergleichsübersicht, wie unsere 10 Favoriten jeweils abschneiden:

Wie finde ich die geeignete CRM-Plattform für mein Unternehmen?

Es ist keine leichte Aufgabe, das passende CRM für ein Unternehmen zu wählen. Selbstverständlich erscheint eine lange Liste mit vielen Funktionen, hervorragende Integrationen, übersichtliche mobile Optionen und eine große Speicherkapazität in der Cloud zunächst attraktiv. Denken Sie dabei jedoch auch daran, dass Ihr Team lernen muss, mit dem gewählten CRM-System umzugehen.

Bevor Sie sich entscheiden, sollten Sie wissen, welche Anforderungen an das CRM Ihre Marke und Ihr Unternehmen mit sich bringen und bedenken Sie auch das technische Know-how Ihrer Mitarbeiter.

Die richtige Customer-Relationship-Management-Software kann die Produktivität Ihres Teams drastisch erhöhen, doch nur, wenn die CRM-Software auch einfach zu handhaben ist. Ein Problem durch ein neues zu ersetzen, wird viele Beteiligte wenig in Begeisterung versetzen. Recherchearbeit ist deshalb unerlässlich.

Auch der Kostenfaktor spielt bei der Wahl einer CRM-Plattform eine Rolle. Legen Sie dabei nicht nur Ihr Budget für die Software fest, sondern bedenken Sie auch die Kosten für die CRM-Implementierung der jeweiligen Software.

Wie bei jeder Geschäftsentscheidung sollten Sie auch hier die führenden Anbieter in diesem Bereich vergleichen und dann erwägen, welcher davon sich für den Workflow von Ihnen und Ihrem Team am besten eignet.

Welchen Zeitpunkt sollte ich für die Implementierung eines CRM-Systems wählen?

Da Sie sich aktuell über CRM-Lösungen informieren, sind Sie wahrscheinlich zu dem Schluss gekommen, dass Ihr Unternehmen davon profitieren kann.

Auch wenn Ihr Unternehmen relativ klein ist, kann CRM für Kleinunternehmen Ihnen dabei helfen, die Produktivität zu steigern und schneller zu wachsen, ohne Sie mit Komplexität zu überfordern.

Ab einem bestimmten Punkt wird es einfach zu kompliziert, Kunden, Umsatz und vieles mehr im Blick zu behalten. Wenn Ihre Teams mit Tabellenkalkulationen, E-Mail-Adresslisten und schlecht organisierten E-Mail-Vorlagen zu kämpfen haben, ist CRM-Software wie für Sie gemacht.

Mit CRM-Software lassen sich Ihre Kundeninformationen zusammenführen und Sie erhalten grundlegende Erkenntnisse zu wichtigen Leistungsmetriken, die Sie auf keine andere Art bekommen können.

Häufig gestellte Fragen zu CRM-Software