9 beste Personaleinsatz- planung Software 2025

Wenn Sie nicht mit den richtigen Tools optimal aufgestellt sind, kann es schwierig sein, bei der Personaleinsatzplanung, Anfragen und kurzfristigen Änderungen Schritt zu halten. Allen gerecht zu werden und sich an chaotische Anforderungen im Arbeitsalltag anzupassen, ist eine häufige Herausforderung – aber damit müssen Sie nicht leben.

Personaleinsatzplanung Software hilft, die Produktivität von Agent:innen zu steigern, Kosten zu senken und besseren Mitarbeiterservice zu liefern. Entdecken Sie, wie die richtige Software die Einsatzplanung von einer frustrierenden, zeitraubenden Pflicht in eine effiziente Routine verwandelt.

Mehr in diesem Leitfaden:

• Was ist Personaleinsatzplanung Software?
• Die beste Personaleinsatzplanung Software
• Vorteile von Personaleinsatzplanung Software
• Wichtigste Funktionen von Personaleinsatzplanung Software
• Wie wähle ich die richtige Personaleinsatzplanung Software?
• Häufig gestellte Fragen
• KI für optimierte Agenten-Planung nutzen

Lassen Sie uns nun Schritt für Schritt tiefer einsteigen.

Was ist Personaleinsatzplanung Software?

Personaleinsatzplanung Software ist ein Tool, das Unternehmen dabei unterstützt, Arbeitspläne für Mitarbeiter:innen zu erstellen, zu verwalten und zu optimieren. Sie automatisiert Aufgaben der traditionellen Planung, wie Anwesenheitserfassung, Schichtzuweisung und Anpassung an die Verfügbarkeit von Mitarbeiter:innen.

Die besten Tools für Personaleinsatzplanung nutzen KI für Echtzeitdaten, die helfen, den Personaleinsatz zu optimieren, Ausfallzeiten zu reduzieren und die Produktivität zu maximieren – alles automatisch.

Die beste Personaleinsatzplanung Software

Um positive Employee Experience (EX) Journeys zu schaffen, benötigen Sie eine robuste Lösung, die Ihre Anforderungen an die Einsatzplanung unterstützt. Hier sind die führenden Anbieter mit Preisen und wichtigen Funktionen.

• Zendesk: Beste KI-gestützte Personaleinsatzplanung Software für Support-Teams
• Deputy: Beste Personaleinsatzplanung Software für stundenbasierte Arbeit
• 7shifts: Beste Personaleinsatzplanung Software für Restaurants
• When I Work: Beste Personaleinsatzplanung Software für Remote-Teams
• Connecteam: Beste Personaleinsatzplanung Software für schreibtischlose Mitarbeiter:innen
• ZoomShift: Beste Personaleinsatzplanung Software für Kostenkontrolle
• QuickBooks Time: Beste Personaleinsatzplanung Software für QuickBooks-Nutzer:innen
• Sling: Beste kostenlose Personaleinsatzplanung Software
• Homebase: Beste Personaleinsatzplanung Software für Kleinunternehmen

1. Zendesk

Beste KI-gestützte Personaleinsatzplanung Software für Support-Teams

Startpreis	Kostenlose Testphase	Funktionen
19 € pro Agent:in/Monat (jährliche Abrechnung)	14 Tage	KI-gestützte Prognosen Leistungsberichte Echtzeit-Aktivitätsverfolgung Automatische Einsatzplanung Mobile App Omnichannel Agent Workspace

Zendesk bietet Workforce-Management-Software (WFM), die sich nahtlos in die Kundenservice-Lösungen integriert – ideal für neue wie auch bestehende Zendesk-Nutzer:innen. Die WFM-Funktionen sind darauf ausgelegt, die Leistung der Agent:innen zu optimieren und den gesamten Kundenservice zu verbessern.

KI-gestützte Prognosen analysieren historische Daten zu Kundenverkehr, Support-Ticket-Volumen und Agenten-Performance, um den zukünftigen Arbeitsaufwand vorherzusagen. Manager:innen können dadurch proaktiv Schichtpläne erstellen, die für ausreichend Personal in Stoßzeiten sorgen und Unterbesetzung in ruhigeren Zeiten vermeiden.

Manager:innen legen Parameter und Kriterien fest, und die Software erstellt automatisch ausgewogene Pläne, die die Verfügbarkeit und Fähigkeiten der Agent:innen berücksichtigen. Das spart Zeit und stellt sicher, dass Ressourcen effizient genutzt werden. Zudem können Manager:innen Teampläne in großen Mengen bearbeiten und so schnell Anpassungen für ganze Teams durchführen.

Darüber hinaus lassen sich Aktivitäten von Agent:innen in Echtzeit überwachen – inklusive Status und genutzten Kanälen. Mit Reporting und Analytics können langfristige Trends beobachtet werden, etwa durchschnittliche Bearbeitungszeiten, Umsatz pro Mitarbeiter:in und Kundenzufriedenheit. So lassen sich Verbesserungsfelder erkennen und gezielte Coachings oder Schulungen durchführen, die letztlich den Kundenservice stärken.

Vorteile	Nachteile
Einfache Implementierung Hilfreicher Backend-Support	Kostenlose Testphase nur 14 Tage

G2-Bewertung: 4,3

Capterra-Bewertung: 4,9

Was Nutzer:innen sagen:

• „Effizientere Planung und insgesamt ein großartiges Kunden- und Agentenerlebnis!“
• „Tolles und funktionales Tool.“
• „Es war schwierig, Tickets aus einer so großen Warteschlange zu übernehmen.“

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2. Deputy

Beste Personaleinsatzplanung Software für stundenbasierte Arbeit

Startpreis	Kostenlose Testphase	Funktionen
Kostenlos	31 Tage	Geofencing Dynamische Planung Marktplatz für Schichtgebote Automatische Einsatzplanung Foto-Verifikation

Deputy ist eine cloudbasierte Workforce-Management-Software, die Unternehmen bei der Planung, Zeiterfassung und Einhaltung von Arbeitsgesetzen unterstützt. Besonders geeignet ist sie für Branchen mit vielen Stundenkräften, etwa Gastronomie, Einzelhandel und Gesundheitswesen.

Der automatische Planer erlaubt es Manager:innen, Parameter auf Basis der Geschäftsanforderungen und Mitarbeiterverfügbarkeiten festzulegen. Das System erstellt dann ausgewogene Pläne im Rahmen des Budgetlimits. Über die mobile App können Anwesenheiten in Echtzeit mit GPS geprüft werden, sodass Mitarbeiter:innen zuverlässig am vorgesehenen Arbeitsplatz ein- und ausstempeln. Zudem lassen sich Aufgaben und Kommunikation direkt in der Plattform steuern.

Vorteile	Nachteile
Kostenlose Basisversion Lange Testphase von 31 Tagen	Keine Zeitzonenansicht für internationale Teams Keine Stundenzettel für Manager:innen

G2-Bewertung: 4,6

Capterra-Bewertung: 4,6

Was Nutzer:innen sagen:

• Übersichtliche, leicht zu bedienende Plattform.
• Organisiert und hilfreich, aber einige Funktionen fehlen.
• Lieber vermeiden.

3. 7shifts

Beste Personaleinsatzplanung Software für Restaurants

Startpreis	Kostenlose Testphase	Funktionen
Kostenlos	14 Tage	Branchenspezifische Restaurant-Vorlagen Kassensystem-Integration (POS) Trinkgeld-Pooling Nachverfolgung von Zertifizierungen Saisonale Personalplanung

7shifts ist speziell für die Gastronomie entwickelt. Mit der Massenbearbeitung von Teamplänen können Manager:innen mehrere Mitarbeiter:innen gleichzeitig einplanen. Leistungsberichte liefern Einblicke in Arbeitskosten, Produktivität und Planungseffizienz.

Über die mobile App können Manager:innen und Mitarbeiter:innen Pläne einsehen, Schichten tauschen, Abwesenheiten beantragen und im Team kommunizieren. Zudem unterstützt 7shifts bei der Einhaltung von Arbeitsgesetzen, erfasst Überstunden und Pausen und kann Dokumente wie Steuerformulare verwalten.

Vorteile	Nachteile
Kostenlose Version für bis zu 20 Mitarbeiter:innen Einfache Bedienung	Kostenlose Testphase nur 14 Tage Gelegentliche Störungen und Performance-Probleme

G2-Bewertung: 4,5

Capterra-Bewertung: 4,7

Was Nutzer:innen sagen:

• Die beste Planungssoftware auf dem Markt.
• Gut, aber Trinkgeldfunktionen sollten flexibler sein.
• Kaum Support bei Integrationsproblemen.

4. When I Work

Beste Personaleinsatzplanung Software für Remote-Teams

Startpreis	Kostenlose Testphase	Funktionen
2,50 $ pro Nutzer:in/Monat (jährliche Abrechnung)	14 Tage	Digitale Verfügbarkeitsverfolgung Digitale Übergabeprotokolle Produktivitäts-Tracking Videokonferenzen Überprüfung des Homeoffice-Setups

When I Work unterstützt Unternehmen bei der Erstellung, Kommunikation und Verwaltung von Einsatzplänen für Remote-Teams. Manager:innen können Vorlagen nutzen und diese nach Verfügbarkeiten und Geschäftsbedürfnissen anpassen.

Sobald ein Plan veröffentlicht ist, erhalten Mitarbeiter:innen automatische Benachrichtigungen über ihre Schichten. Schichttausch ist direkt in der Plattform möglich, immer mit Freigabe durch die Manager:innen. Für Kommunikation bietet die Software ein integriertes Nachrichtentool – privat oder in Gruppen, ohne dass Telefonnummern geteilt werden.

Vorteile	Nachteile
Pläne für Einzel- oder Mehrnutzer:innen Benutzerfreundliche Oberfläche	Kostenlose Testphase nur 14 Tage Begrenzte Chat-Funktionen

G2-Bewertung: 4,3

Capterra-Bewertung: 4,5

Was Nutzer:innen sagen:

• Fantastischer Kundenservice!
• Gut für Mitarbeiter:innen, aber individuelle Reports sind schwierig.
• Nicht HIPAA-konform, daher Workaround nötig.

5. Connecteam

Beste Personaleinsatzplanung Software für schreibtischlose Mitarbeiter:innen

Startpreis	Kostenlose Testphase	Funktionen
Kostenlos	14 Tage	Mobile App Offline-Modus Sofortnachrichten Fähigkeitsbasierte Aufgabenverteilung Planung von Schulungen und Zertifizierungen

Connecteam ist eine Workforce-Management-Lösung mit Modulen für Betrieb, Kommunikation und HR. Der Operations-Hub umfasst zentrale Funktionen wie automatische Einsatzplanung, Massenbearbeitung sowie Aktivitätsüberwachung und -berichte.

Manager:innen können per Push-Nachrichten in Echtzeit Updates, Ankündigungen oder Erinnerungen direkt auf die mobilen Geräte der Mitarbeiter:innen senden. Das System ermöglicht zudem digitale Formulare und Checklisten, die sich an spezifische Workflows anpassen lassen – darunter Sicherheitschecks, Geräteinspektionen und Richtlinien für den Kundenservice.

Außerdem bietet Connecteam ein Aufgabenmanagement-Modul, mit dem Aufgaben einzelnen Mitarbeiter:innen oder Teams zugewiesen, Fristen gesetzt und der Fortschritt in der Plattform nachverfolgt werden kann.

Vorteile	Nachteile
Kostenlose Stufe für bis zu 10 Nutzer:innen Einfache Nutzung	Kostenlose Testphase nur 14 Tage Steile Lernkurve

G2-Bewertung: 4,6

Capterra-Bewertung: 4,7

Was Nutzer:innen sagen:

• Umfassend, effizient, großartiger Kundenservice.
• Software funktioniert wie erwartet, aber die UI könnte optimiert werden.
• Alles ist à la carte. Für coole Funktionen verdoppeln sich die Kosten.

6. ZoomShift

Beste Personaleinsatzplanung Software für Kostenkontrolle

Startpreis	Kostenlose Testphase	Funktionen
Kostenlos	14 Tage	Nachverfolgung der Arbeitskosten Budgetprognosen Workflows zur Ausgabenfreigabe Überstundenwarnungen Analyse der Auswirkungen von Abwesenheiten

ZoomShift ist eine cloudbasierte Personaleinsatzplanung Software, die sich vor allem auf Kostenmanagement bei Stundenkräften konzentriert. Sie kombiniert Funktionen für Planung, Kommunikation und Zeiterfassung.

Nachdem ein Plan veröffentlicht wurde, können Mitarbeiter:innen ihre Verfügbarkeit für zugewiesene Schichten bestätigen. Zusätzlich integriert ZoomShift Stundenzettel und eine mobile Stempeluhr. Mitarbeiter:innen stempeln direkt in der App ein und aus – physische Karten entfallen. Reguläre Zeiten und Überstunden werden automatisch erfasst, was Stundenzettel und Lohnabrechnung erleichtert.

Urlaubsanträge (PTO) lassen sich elektronisch einreichen und von Manager:innen freigeben. Pausen werden während der Schichten nachverfolgt, um die Arbeitszeiten korrekt zu dokumentieren.

Vorteile	Nachteile
Kostenlose Stufe für bis zu 20 Nutzer:innen Benutzerfreundliche Plattform	Kostenlose Testphase nur 14 Tage Begrenzte Integrationen

G2-Bewertung: 4,8

Capterra-Bewertung: 4,5

Was Nutzer:innen sagen:

• ZoomShift hat meinen Stress reduziert.
• Viele Funktionen, die wir nicht brauchen – wirkt wie Verschwendung.
• Trotz genehmigter Abwesenheit lässt das System gelegentlich das Planen einer Schicht zu.

7. QuickBooks Time

Beste Personaleinsatzplanung Software für QuickBooks-Nutzer:innen

Startpreis	Kostenlose Testphase	Funktionen
20 $ pro Monat	30 Tage	Integration mit QuickBooks Buchhaltungssoftware Nachverfolgung abrechenbarer Stunden Kostenstellen-Integration Automatisierte Rechnungsstellung Tools für Steuerklassifizierung und Compliance Unterscheidung von Auftragnehmer:innen

Vorteile	Nachteile
Lange kostenlose Testphase (30 Tage) Einfache Bedienung	Teurer als viele Wettbewerber Teilweise veraltet im Vergleich zu neuen Tools

QuickBooks Time, früher TSheets, ist eine cloudbasierte Software für Zeiterfassung, Einsatzplanung und Lohnabrechnung. Sie integriert sich reibungslos mit anderen QuickBooks-Produkten – ideal für Unternehmen, die QuickBooks bereits nutzen.

Die Geofencing-Funktion definiert virtuelle Standorte. Stempeln Mitarbeiter:innen über die mobile App innerhalb des definierten Bereichs, wird ihr Standort überprüft – mehr Transparenz und Kontrolle. Mit dem Drag-and-drop-Planer lassen sich Pläne flexibel erstellen und ändern. Zudem bietet QuickBooks Time ein zentrales Terminal („Time Kiosk“), über das Mitarbeiter:innen ohne App ein- und ausstempeln können.

G2-Bewertung: 4,5

Capterra-Bewertung: 4,7

Was Nutzer:innen sagen:

• Die Daten lassen sich einfach in QuickBooks importieren.
• Manche Anpassungen sind kompliziert.
• Sehr schlechter Support.

8. Sling

Beste kostenlose Personaleinsatzplanung Software

Startpreis	Kostenlose Testphase	Funktionen
Kostenlos	15 Tage	Mobile App Aufgabenmanagement Stempeluhr Newsfeed Team-Kommunikationstools Basisberichte und Analytics

Vorteile	Nachteile
Kostenlose Version verfügbar Sehr benutzerfreundlich	Kostenlose Testphase nur 15 Tage Manchmal Fehler und Bugs

Sling ist eine cloudbasierte Personaleinsatzplanung Software mit Tools für Planung, Kommunikation und Kostenkontrolle. Es gibt eine kostenlose Version mit unbegrenzten Standorten, Manager:innen und Mitarbeiter:innen. Wichtige Funktionen sind automatische Planung, Geofencing und Massenbearbeitung.

Manager:innen können Budgets festlegen und mit den Tools von Sling die Arbeitskosten prognostizieren. Über die App lassen sich zudem Team-Updates posten oder private Nachrichten versenden. Pausen lassen sich automatisiert planen und bestätigen, um die Einhaltung von Arbeitsgesetzen zu gewährleisten.

G2-Bewertung: 4,5

Capterra-Bewertung: 4,6

Was Nutzer:innen sagen:

• Sehr schnelle Updates zu Schichttausch.
• Braucht etwas Eingewöhnung.
• Hängt manchmal oder lädt sehr langsam.

9. Homebase

Beste Personaleinsatzplanung Software für Kleinunternehmen

Startpreis	Kostenlose Testphase	Funktionen
Kostenlos	14 Tage	Integration von Recruiting und Onboarding Tracking der Teamzufriedenheit Feedback-Tools Option für Gehaltsvorschüsse Stempeluhr

Vorteile	Nachteile
Kostenlose Version verfügbar Einfache App	Kostenlose Testphase nur 14 Tage Häufige Updates, die den Betrieb unterbrechen

Homebase ist eine cloudbasierte Personaleinsatzplanung Software mit Funktionen für Zeiterfassung und Kommunikation. Zielgruppe sind kleine Unternehmen in Gastronomie, Einzelhandel und Gesundheitswesen.

Ein Vorteil ist die Möglichkeit, Schichtnotizen und Anweisungen hinzuzufügen. So erhalten Mitarbeiter:innen klare Informationen zu Aufgaben und Erwartungen. Zudem lassen sich Abteilungen und Berechtigungen individuell einrichten, um Planung und Kommunikation auf bestimmte Teams zuzuschneiden.

G2-Bewertung: 4,2

Capterra-Bewertung: 4,6

Was Nutzer:innen sagen:

• Sehr einfach für das Team zu nutzen.
• Könnte einfacher zugänglich sein.
• Support kümmert sich kaum bei Problemen.

Vorteile von Personaleinsatzplanung Software

Personaleinsatzplanung Software hilft Unternehmen, effizienter zu arbeiten und Personalengpässe zu vermeiden. Hier sind die fünf wichtigsten Vorteile, die Nutzer:innen erwarten können.

Senkt Betriebskosten

Personaleinsatzplanung Software reduziert Betriebskosten erheblich, da zeitaufwendige manuelle Planungsprozesse entfallen. Unternehmen profitieren von geringerem Verwaltungsaufwand und vermeiden Planungsfehler, die zu Überbesetzung oder teuren Überstunden führen.

Die automatisierte Personalprognose hilft, auf Basis historischer Nachfrage die optimale Besetzung zu ermitteln. So zahlen Sie nie mehr Arbeitsstunden als nötig und halten dennoch die Servicequalität hoch.

Optimiert Arbeitsabläufe und Operationen

Durch die Automatisierung sparen Manager:innen wertvolle Stunden, die sonst für die manuelle Erstellung und Anpassung von Plänen nötig wären. Kommunikation über Verfügbarkeiten, Urlaubsanträge oder Schichtwechsel wird zentralisiert und Missverständnisse durch verstreute E-Mails oder Nachrichten entfallen.

So sinken Konflikte und Fehlzeiten, während Lücken in der Personalabdeckung sofort sichtbar werden. Diese Effizienz ermöglicht es Führungskräften, sich auf strategische Aufgaben zu konzentrieren. Gleichzeitig wird die Performance von Agent:innen optimiert.

Steigert Mitarbeiterzufriedenheit

Moderne Lösungen geben Mitarbeiter:innen mehr Kontrolle über ihre Work-Life-Balance. Sie können ihre Verfügbarkeiten eintragen, Urlaubsanträge stellen oder Schichten untereinander tauschen – oft ganz ohne Eingreifen der Manager:innen.

Diese Autonomie sorgt für planbare Arbeitszeiten, Fairness und transparente Prozesse. Das steigert nachweislich die Mitarbeiterzufriedenheit und senkt die Fluktuation. Arbeitnehmer:innen schätzen besonders, dass subjektive Bevorzugungen entfallen und sie ihr Privatleben verlässlich planen können.

Erhöht Flexibilität im Personaleinsatz

WFM-Lösungen ermöglichen es Unternehmen, schnell auf schwankende Personalbedarfe zu reagieren. In Stoßzeiten helfen intelligente Systeme, verfügbare und qualifizierte Mitarbeiter:innen für zusätzliche Schichten zu identifizieren.

Bei unerwarteten Änderungen werden offene Schichten per mobiler Benachrichtigung sofort kommuniziert. So sichern Sie die Abdeckung in Hochphasen und vermeiden gleichzeitig Überbesetzung in ruhigeren Zeiten.

Erleichtert Einhaltung von Arbeitsgesetzen

Robuste Lösungen stellen die Einhaltung komplexer Arbeitsgesetze sicher – etwa Pausenregelungen, Höchstarbeitszeiten oder Überstundenlimits. Alle Daten werden digital dokumentiert und stehen für Prüfungen jederzeit bereit.

Gleichzeitig werden Unternehmensrichtlinien automatisch durchgesetzt, z. B. verpflichtende Ruhezeiten oder Qualifikationsnachweise für bestimmte Tätigkeiten. Das schützt Mitarbeiter:innen wie auch das Unternehmen vor Verstößen.

Wichtigste Funktionen von Personaleinsatzplanung Software

Damit Personaleinsatzplanung Software Ihre Personalprozesse wirklich effizient macht, sollte sie bestimmte Kernfunktionen bieten. Hier sind fünf zentrale Features, auf die Sie achten sollten:

• KI und Automatisierung: KI analysiert die großen Datenmengen, die bei der Einsatzplanung entstehen. Sie erkennt Muster, prognostiziert Arbeitsspitzen und sorgt für optimierte Personaleinsatzpläne.
• Reporting und Analytics: Umfassende Berichtstools helfen Manager:innen, Planungsmuster, Arbeitskosten und Produktivität zu analysieren. So entstehen fundierte, datenbasierte Entscheidungen.
• Schichtmanagement: Manager:innen können Arbeitspläne flexibel erstellen, zuweisen und nachverfolgen. Wiederkehrende Schichten, einmalige Einsätze und schnelle Anpassungen lassen sich einfach abbilden.
• Zeit- und Anwesenheitserfassung: Die Software dokumentiert automatisch Ein- und Ausstempelzeiten. Über Schnittstellen zu Lohnabrechnungssystemen reduziert das manuelle Eingaben und Fehler.
• Verfügbarkeitsmanagement: Mitarbeiter:innen tragen ihre bevorzugten Arbeitszeiten oder Einschränkungen selbst ein. Manager:innen berücksichtigen diese Informationen beim Erstellen der Pläne.
• Mobile Nutzung: Mobile-optimierte Tools ermöglichen Zugriff auf Pläne, Urlaubsanträge und Schichtwechsel über Smartphone oder Tablet. So bleiben alle jederzeit informiert.

Moderne Personaleinsatzplanung Software mit diesen Funktionen steigert Mitarbeiterzufriedenheit, gewährleistet die Einhaltung von Arbeitsgesetzen und verbessert die Kundenerfahrung durch optimale Personalabdeckung.

Wie wähle ich die richtige Personaleinsatzplanung Software?

Bei der Auswahl der passenden Personaleinsatzplanung Software sollten Sie auf Lösungen achten, die zu Ihren Unternehmensprozessen und Wachstumsplänen passen – und die gleichzeitig einen klaren Return on Investment (ROI) liefern. Hier sind fünf Tipps für die richtige Entscheidung:

1. Nutzen Sie KI und Automatisierung

Achten Sie auf Systeme mit leistungsstarker KI, die Anfragen priorisieren, historische Daten analysieren, Personalbedarf prognostizieren und optimierte Pläne automatisch erstellen kann. Dabei sollten Faktoren wie Fähigkeiten, Zertifizierungen, Verfügbarkeiten und gesetzliche Vorgaben berücksichtigt werden.

Diese Automatisierung spart Manager:innen viel Zeit und führt zu besseren Ergebnissen als manuelle Methoden. Außerdem erkennt KI langfristig Muster und schlägt Verbesserungen vor. Unternehmen können so KI für bessere Employee Experience nutzen und Servicequalität im großen Maßstab steigern.

2. Setzen Sie auf Berichte in Echtzeit und historische Analysen

Umfassende Analysen unterscheiden Top-Lösungen von einfachen Tools. Wählen Sie Software mit Dashboards für aktuelle Personalsituation und historischen Daten zu Workforce-Management-Kennzahlen wie:

• Arbeitskosten
• Überstunden
• Umsatz pro Mitarbeiter:in
• Durchschnittliche Bearbeitungszeit
• Planungseffizienz

Diese Einblicke machen datenbasierte Entscheidungen möglich, zeigen Optimierungspotenziale und belegen den ROI Ihrer Software. Anpassbare Berichte für unterschiedliche Zielgruppen wie Geschäftsführung, Abteilungsleiter:innen oder HR steigern den Nutzen zusätzlich.

3. Achten Sie auf Integration mit Drittanbietern

Die beste Personaleinsatzplanung Software funktioniert nicht isoliert. Suchen Sie nach Tools, die sich nahtlos mit Ihrer vorhandenen IT-Landschaft verbinden – insbesondere mit:

• Lohnabrechnungssystemen
• HRIS-Plattformen
• Kassensystemen (POS)
• Workforce-Management-Tools

Diese Integrationen verhindern doppelte Dateneingaben, sichern konsistente Informationen und ermöglichen erweiterte Funktionen wie bedarfsbasierte Planung mit Forecasting. Offene APIs und vorgefertigte Schnittstellen sorgen dafür, dass die Software auch in Zukunft kompatibel bleibt.

4. Setzen Sie auf Selbstbedienung

Self-Service-Funktionen entlasten die Verwaltung und steigern die Zufriedenheit. Wählen Sie Tools, mit denen Mitarbeiter:innen:

• Pläne einsehen
• Verfügbarkeiten einreichen
• Urlaub beantragen
• Schichten mit Kolleg:innen tauschen
• Ein- und ausstempeln

Am besten funktioniert dies mobil. Genehmigungs-Workflows stellen sicher, dass Freigaben effizient erfolgen, ohne dass Manager:innen jede kleine Anfrage manuell bearbeiten müssen. Solche Self-Service-Tools erhöhen die Zufriedenheit und geben Führungskräften Zeit für wichtigere Aufgaben.

5. Mobilfreundlichkeit ist Pflicht

In einer verteilten Arbeitswelt ist mobile Nutzung unverzichtbar. Achten Sie auf Software mit vollwertigen mobilen Apps, die dieselben Funktionen wie die Desktop-Version bieten. Mitarbeiter:innen sollten sofortige Benachrichtigungen zu wichtigen Themen erhalten, etwa:

• Planänderungen
• Neue Schichtangebote
• Anfragen zur Schichtabdeckung

Manager:innen müssen unterwegs Pläne einsehen und anpassen können. Eine intuitive mobile Nutzung stellt sicher, dass auch technisch weniger versierte Mitarbeiter:innen problemlos damit arbeiten.

Häufig gestellte Fragen