Entfalten Sie das Potenzial einer effizienten Belegschaft mit Personaleinsatzplanung Software. Planen Sie Ihre Agent:innen automatisch mit einem leistungsstarken, KI-gestützten Tool.
Ein umfassender Leitfaden zur besten Personaleinsatzplanung Software
Wenn Sie nicht mit den richtigen Tools optimal aufgestellt sind, kann es schwierig sein, bei der Personaleinsatzplanung, Anfragen und kurzfristigen Änderungen Schritt zu halten. Allen gerecht zu werden und sich an chaotische Anforderungen im Arbeitsalltag anzupassen, ist eine häufige Herausforderung – aber damit müssen Sie nicht leben.
Personaleinsatzplanung Software hilft, die Produktivität von Agent:innen zu steigern, Kosten zu senken und besseren Mitarbeiterservice zu liefern. Entdecken Sie, wie die richtige Software die Einsatzplanung von einer frustrierenden, zeitraubenden Pflicht in eine effiziente Routine verwandelt.
Lassen Sie uns nun Schritt für Schritt tiefer einsteigen.
Was ist Personaleinsatzplanung Software?
Personaleinsatzplanung Software ist ein Tool, das Unternehmen dabei unterstützt, Arbeitspläne für Mitarbeiter:innen zu erstellen, zu verwalten und zu optimieren. Sie automatisiert Aufgaben der traditionellen Planung, wie Anwesenheitserfassung, Schichtzuweisung und Anpassung an die Verfügbarkeit von Mitarbeiter:innen.
Die besten Tools für Personaleinsatzplanung nutzen KI für Echtzeitdaten, die helfen, den Personaleinsatz zu optimieren, Ausfallzeiten zu reduzieren und die Produktivität zu maximieren – alles automatisch.
Die beste Personaleinsatzplanung Software
Um positive Employee Experience (EX) Journeys zu schaffen, benötigen Sie eine robuste Lösung, die Ihre Anforderungen an die Einsatzplanung unterstützt. Hier sind die führenden Anbieter mit Preisen und wichtigen Funktionen.
1. Zendesk Beste KI-gestützte Personaleinsatzplanung Software für Support-Teams
Startpreis
Kostenlose Testphase
Funktionen
19 € pro Agent:in/Monat (jährliche Abrechnung)
14 Tage
KI-gestützte Prognosen
Leistungsberichte
Echtzeit-Aktivitätsverfolgung
Automatische Einsatzplanung
Mobile App
Omnichannel Agent Workspace
Zendesk bietet Workforce-Management-Software (WFM), die sich nahtlos in die Kundenservice-Lösungen integriert – ideal für neue wie auch bestehende Zendesk-Nutzer:innen. Die WFM-Funktionen sind darauf ausgelegt, die Leistung der Agent:innen zu optimieren und den gesamten Kundenservice zu verbessern.
KI-gestützte Prognosen analysieren historische Daten zu Kundenverkehr, Support-Ticket-Volumen und Agenten-Performance, um den zukünftigen Arbeitsaufwand vorherzusagen. Manager:innen können dadurch proaktiv Schichtpläne erstellen, die für ausreichend Personal in Stoßzeiten sorgen und Unterbesetzung in ruhigeren Zeiten vermeiden.
Manager:innen legen Parameter und Kriterien fest, und die Software erstellt automatisch ausgewogene Pläne, die die Verfügbarkeit und Fähigkeiten der Agent:innen berücksichtigen. Das spart Zeit und stellt sicher, dass Ressourcen effizient genutzt werden. Zudem können Manager:innen Teampläne in großen Mengen bearbeiten und so schnell Anpassungen für ganze Teams durchführen.
Darüber hinaus lassen sich Aktivitäten von Agent:innen in Echtzeit überwachen – inklusive Status und genutzten Kanälen. Mit Reporting und Analytics können langfristige Trends beobachtet werden, etwa durchschnittliche Bearbeitungszeiten, Umsatz pro Mitarbeiter:in und Kundenzufriedenheit. So lassen sich Verbesserungsfelder erkennen und gezielte Coachings oder Schulungen durchführen, die letztlich den Kundenservice stärken.
Deputy ist eine cloudbasierte Workforce-Management-Software, die Unternehmen bei der Planung, Zeiterfassung und Einhaltung von Arbeitsgesetzen unterstützt. Besonders geeignet ist sie für Branchen mit vielen Stundenkräften, etwa Gastronomie, Einzelhandel und Gesundheitswesen.
Der automatische Planer erlaubt es Manager:innen, Parameter auf Basis der Geschäftsanforderungen und Mitarbeiterverfügbarkeiten festzulegen. Das System erstellt dann ausgewogene Pläne im Rahmen des Budgetlimits. Über die mobile App können Anwesenheiten in Echtzeit mit GPS geprüft werden, sodass Mitarbeiter:innen zuverlässig am vorgesehenen Arbeitsplatz ein- und ausstempeln. Zudem lassen sich Aufgaben und Kommunikation direkt in der Plattform steuern.
7shifts ist speziell für die Gastronomie entwickelt. Mit der Massenbearbeitung von Teamplänen können Manager:innen mehrere Mitarbeiter:innen gleichzeitig einplanen. Leistungsberichte liefern Einblicke in Arbeitskosten, Produktivität und Planungseffizienz.
Über die mobile App können Manager:innen und Mitarbeiter:innen Pläne einsehen, Schichten tauschen, Abwesenheiten beantragen und im Team kommunizieren. Zudem unterstützt 7shifts bei der Einhaltung von Arbeitsgesetzen, erfasst Überstunden und Pausen und kann Dokumente wie Steuerformulare verwalten.
Vorteile
Nachteile
Kostenlose Version für bis zu 20 Mitarbeiter:innen
When I Work unterstützt Unternehmen bei der Erstellung, Kommunikation und Verwaltung von Einsatzplänen für Remote-Teams. Manager:innen können Vorlagen nutzen und diese nach Verfügbarkeiten und Geschäftsbedürfnissen anpassen.
Sobald ein Plan veröffentlicht ist, erhalten Mitarbeiter:innen automatische Benachrichtigungen über ihre Schichten. Schichttausch ist direkt in der Plattform möglich, immer mit Freigabe durch die Manager:innen. Für Kommunikation bietet die Software ein integriertes Nachrichtentool – privat oder in Gruppen, ohne dass Telefonnummern geteilt werden.
Connecteam ist eine Workforce-Management-Lösung mit Modulen für Betrieb, Kommunikation und HR. Der Operations-Hub umfasst zentrale Funktionen wie automatische Einsatzplanung, Massenbearbeitung sowie Aktivitätsüberwachung und -berichte.
Manager:innen können per Push-Nachrichten in Echtzeit Updates, Ankündigungen oder Erinnerungen direkt auf die mobilen Geräte der Mitarbeiter:innen senden. Das System ermöglicht zudem digitale Formulare und Checklisten, die sich an spezifische Workflows anpassen lassen – darunter Sicherheitschecks, Geräteinspektionen und Richtlinien für den Kundenservice.
Außerdem bietet Connecteam ein Aufgabenmanagement-Modul, mit dem Aufgaben einzelnen Mitarbeiter:innen oder Teams zugewiesen, Fristen gesetzt und der Fortschritt in der Plattform nachverfolgt werden kann.
ZoomShift ist eine cloudbasierte Personaleinsatzplanung Software, die sich vor allem auf Kostenmanagement bei Stundenkräften konzentriert. Sie kombiniert Funktionen für Planung, Kommunikation und Zeiterfassung.
Nachdem ein Plan veröffentlicht wurde, können Mitarbeiter:innen ihre Verfügbarkeit für zugewiesene Schichten bestätigen. Zusätzlich integriert ZoomShift Stundenzettel und eine mobile Stempeluhr. Mitarbeiter:innen stempeln direkt in der App ein und aus – physische Karten entfallen. Reguläre Zeiten und Überstunden werden automatisch erfasst, was Stundenzettel und Lohnabrechnung erleichtert.
Urlaubsanträge (PTO) lassen sich elektronisch einreichen und von Manager:innen freigeben. Pausen werden während der Schichten nachverfolgt, um die Arbeitszeiten korrekt zu dokumentieren.
QuickBooks Time, früher TSheets, ist eine cloudbasierte Software für Zeiterfassung, Einsatzplanung und Lohnabrechnung. Sie integriert sich reibungslos mit anderen QuickBooks-Produkten – ideal für Unternehmen, die QuickBooks bereits nutzen.
Die Geofencing-Funktion definiert virtuelle Standorte. Stempeln Mitarbeiter:innen über die mobile App innerhalb des definierten Bereichs, wird ihr Standort überprüft – mehr Transparenz und Kontrolle. Mit dem Drag-and-drop-Planer lassen sich Pläne flexibel erstellen und ändern. Zudem bietet QuickBooks Time ein zentrales Terminal („Time Kiosk“), über das Mitarbeiter:innen ohne App ein- und ausstempeln können.
Sling ist eine cloudbasierte Personaleinsatzplanung Software mit Tools für Planung, Kommunikation und Kostenkontrolle. Es gibt eine kostenlose Version mit unbegrenzten Standorten, Manager:innen und Mitarbeiter:innen. Wichtige Funktionen sind automatische Planung, Geofencing und Massenbearbeitung.
Manager:innen können Budgets festlegen und mit den Tools von Sling die Arbeitskosten prognostizieren. Über die App lassen sich zudem Team-Updates posten oder private Nachrichten versenden. Pausen lassen sich automatisiert planen und bestätigen, um die Einhaltung von Arbeitsgesetzen zu gewährleisten.
Homebase ist eine cloudbasierte Personaleinsatzplanung Software mit Funktionen für Zeiterfassung und Kommunikation. Zielgruppe sind kleine Unternehmen in Gastronomie, Einzelhandel und Gesundheitswesen.
Ein Vorteil ist die Möglichkeit, Schichtnotizen und Anweisungen hinzuzufügen. So erhalten Mitarbeiter:innen klare Informationen zu Aufgaben und Erwartungen. Zudem lassen sich Abteilungen und Berechtigungen individuell einrichten, um Planung und Kommunikation auf bestimmte Teams zuzuschneiden.
Personaleinsatzplanung Software hilft Unternehmen, effizienter zu arbeiten und Personalengpässe zu vermeiden. Hier sind die fünf wichtigsten Vorteile, die Nutzer:innen erwarten können.
Senkt Betriebskosten
Personaleinsatzplanung Software reduziert Betriebskosten erheblich, da zeitaufwendige manuelle Planungsprozesse entfallen. Unternehmen profitieren von geringerem Verwaltungsaufwand und vermeiden Planungsfehler, die zu Überbesetzung oder teuren Überstunden führen.
Die automatisierte Personalprognose hilft, auf Basis historischer Nachfrage die optimale Besetzung zu ermitteln. So zahlen Sie nie mehr Arbeitsstunden als nötig und halten dennoch die Servicequalität hoch.
Optimiert Arbeitsabläufe und Operationen
Durch die Automatisierung sparen Manager:innen wertvolle Stunden, die sonst für die manuelle Erstellung und Anpassung von Plänen nötig wären. Kommunikation über Verfügbarkeiten, Urlaubsanträge oder Schichtwechsel wird zentralisiert und Missverständnisse durch verstreute E-Mails oder Nachrichten entfallen.
So sinken Konflikte und Fehlzeiten, während Lücken in der Personalabdeckung sofort sichtbar werden. Diese Effizienz ermöglicht es Führungskräften, sich auf strategische Aufgaben zu konzentrieren. Gleichzeitig wird die Performance von Agent:innen optimiert.
Steigert Mitarbeiterzufriedenheit
Moderne Lösungen geben Mitarbeiter:innen mehr Kontrolle über ihre Work-Life-Balance. Sie können ihre Verfügbarkeiten eintragen, Urlaubsanträge stellen oder Schichten untereinander tauschen – oft ganz ohne Eingreifen der Manager:innen.
Diese Autonomie sorgt für planbare Arbeitszeiten, Fairness und transparente Prozesse. Das steigert nachweislich die Mitarbeiterzufriedenheit und senkt die Fluktuation. Arbeitnehmer:innen schätzen besonders, dass subjektive Bevorzugungen entfallen und sie ihr Privatleben verlässlich planen können.
Erhöht Flexibilität im Personaleinsatz
WFM-Lösungen ermöglichen es Unternehmen, schnell auf schwankende Personalbedarfe zu reagieren. In Stoßzeiten helfen intelligente Systeme, verfügbare und qualifizierte Mitarbeiter:innen für zusätzliche Schichten zu identifizieren.
Bei unerwarteten Änderungen werden offene Schichten per mobiler Benachrichtigung sofort kommuniziert. So sichern Sie die Abdeckung in Hochphasen und vermeiden gleichzeitig Überbesetzung in ruhigeren Zeiten.
Erleichtert Einhaltung von Arbeitsgesetzen
Robuste Lösungen stellen die Einhaltung komplexer Arbeitsgesetze sicher – etwa Pausenregelungen, Höchstarbeitszeiten oder Überstundenlimits. Alle Daten werden digital dokumentiert und stehen für Prüfungen jederzeit bereit.
Gleichzeitig werden Unternehmensrichtlinien automatisch durchgesetzt, z. B. verpflichtende Ruhezeiten oder Qualifikationsnachweise für bestimmte Tätigkeiten. Das schützt Mitarbeiter:innen wie auch das Unternehmen vor Verstößen.
Wichtigste Funktionen von Personaleinsatzplanung Software
Damit Personaleinsatzplanung Software Ihre Personalprozesse wirklich effizient macht, sollte sie bestimmte Kernfunktionen bieten. Hier sind fünf zentrale Features, auf die Sie achten sollten:
KI und Automatisierung: KI analysiert die großen Datenmengen, die bei der Einsatzplanung entstehen. Sie erkennt Muster, prognostiziert Arbeitsspitzen und sorgt für optimierte Personaleinsatzpläne.
Reporting und Analytics: Umfassende Berichtstools helfen Manager:innen, Planungsmuster, Arbeitskosten und Produktivität zu analysieren. So entstehen fundierte, datenbasierte Entscheidungen.
Schichtmanagement: Manager:innen können Arbeitspläne flexibel erstellen, zuweisen und nachverfolgen. Wiederkehrende Schichten, einmalige Einsätze und schnelle Anpassungen lassen sich einfach abbilden.
Zeit- und Anwesenheitserfassung: Die Software dokumentiert automatisch Ein- und Ausstempelzeiten. Über Schnittstellen zu Lohnabrechnungssystemen reduziert das manuelle Eingaben und Fehler.
Verfügbarkeitsmanagement: Mitarbeiter:innen tragen ihre bevorzugten Arbeitszeiten oder Einschränkungen selbst ein. Manager:innen berücksichtigen diese Informationen beim Erstellen der Pläne.
Mobile Nutzung: Mobile-optimierte Tools ermöglichen Zugriff auf Pläne, Urlaubsanträge und Schichtwechsel über Smartphone oder Tablet. So bleiben alle jederzeit informiert.
Moderne Personaleinsatzplanung Software mit diesen Funktionen steigert Mitarbeiterzufriedenheit, gewährleistet die Einhaltung von Arbeitsgesetzen und verbessert die Kundenerfahrung durch optimale Personalabdeckung.
Wie wähle ich die richtige Personaleinsatzplanung Software?
Bei der Auswahl der passenden Personaleinsatzplanung Software sollten Sie auf Lösungen achten, die zu Ihren Unternehmensprozessen und Wachstumsplänen passen – und die gleichzeitig einen klaren Return on Investment (ROI) liefern. Hier sind fünf Tipps für die richtige Entscheidung:
1. Nutzen Sie KI und Automatisierung
Achten Sie auf Systeme mit leistungsstarker KI, die Anfragen priorisieren, historische Daten analysieren, Personalbedarf prognostizieren und optimierte Pläne automatisch erstellen kann. Dabei sollten Faktoren wie Fähigkeiten, Zertifizierungen, Verfügbarkeiten und gesetzliche Vorgaben berücksichtigt werden.
Diese Automatisierung spart Manager:innen viel Zeit und führt zu besseren Ergebnissen als manuelle Methoden. Außerdem erkennt KI langfristig Muster und schlägt Verbesserungen vor. Unternehmen können so KI für bessere Employee Experience nutzen und Servicequalität im großen Maßstab steigern.
2. Setzen Sie auf Berichte in Echtzeit und historische Analysen
Umfassende Analysen unterscheiden Top-Lösungen von einfachen Tools. Wählen Sie Software mit Dashboards für aktuelle Personalsituation und historischen Daten zu Workforce-Management-Kennzahlen wie:
Diese Einblicke machen datenbasierte Entscheidungen möglich, zeigen Optimierungspotenziale und belegen den ROI Ihrer Software. Anpassbare Berichte für unterschiedliche Zielgruppen wie Geschäftsführung, Abteilungsleiter:innen oder HR steigern den Nutzen zusätzlich.
3. Achten Sie auf Integration mit Drittanbietern
Die beste Personaleinsatzplanung Software funktioniert nicht isoliert. Suchen Sie nach Tools, die sich nahtlos mit Ihrer vorhandenen IT-Landschaft verbinden – insbesondere mit:
Lohnabrechnungssystemen
HRIS-Plattformen
Kassensystemen (POS)
Workforce-Management-Tools
Diese Integrationen verhindern doppelte Dateneingaben, sichern konsistente Informationen und ermöglichen erweiterte Funktionen wie bedarfsbasierte Planung mit Forecasting. Offene APIs und vorgefertigte Schnittstellen sorgen dafür, dass die Software auch in Zukunft kompatibel bleibt.
4. Setzen Sie auf Selbstbedienung
Self-Service-Funktionen entlasten die Verwaltung und steigern die Zufriedenheit. Wählen Sie Tools, mit denen Mitarbeiter:innen:
Pläne einsehen
Verfügbarkeiten einreichen
Urlaub beantragen
Schichten mit Kolleg:innen tauschen
Ein- und ausstempeln
Am besten funktioniert dies mobil. Genehmigungs-Workflows stellen sicher, dass Freigaben effizient erfolgen, ohne dass Manager:innen jede kleine Anfrage manuell bearbeiten müssen. Solche Self-Service-Tools erhöhen die Zufriedenheit und geben Führungskräften Zeit für wichtigere Aufgaben.
5. Mobilfreundlichkeit ist Pflicht
In einer verteilten Arbeitswelt ist mobile Nutzung unverzichtbar. Achten Sie auf Software mit vollwertigen mobilen Apps, die dieselben Funktionen wie die Desktop-Version bieten. Mitarbeiter:innen sollten sofortige Benachrichtigungen zu wichtigen Themen erhalten, etwa:
Planänderungen
Neue Schichtangebote
Anfragen zur Schichtabdeckung
Manager:innen müssen unterwegs Pläne einsehen und anpassen können. Eine intuitive mobile Nutzung stellt sicher, dass auch technisch weniger versierte Mitarbeiter:innen problemlos damit arbeiten.
Häufig gestellte Fragen
Es gibt nicht die eine beste Methode. Die richtige Vorgehensweise hängt von Unternehmensgröße, Branche und Teamstruktur ab. Einige wichtige Punkte für eine effektive Planung sind:
Geschäftsbedarf berücksichtigen: Prognostizieren Sie den Personalbedarf anhand von Arbeitslast und Kundenverkehr.
Präferenzen der Mitarbeiter:innen einbeziehen: Berücksichtigen Sie deren Verfügbarkeiten und Wünsche, um die Motivation zu steigern.
Planungstools nutzen: Setzen Sie Personaleinsatzplanung Software ein, um Erstellung, Kommunikation und Schichttausch zu vereinfachen.
Flexibel bleiben: Seien Sie bereit, Pläne an unerwartete Situationen oder Anfragen anzupassen.
Mit dieser Balance aus Unternehmensanforderungen und individuellen Bedürfnissen erstellen Sie faire und funktionierende Einsatzpläne.
Grundsätzlich können Unternehmen jeder Größe profitieren. Am stärksten ist der Effekt jedoch bei wachsenden Unternehmen. Manuelle Planung wird hier schnell unübersichtlich und ineffizient, während oft keine eigene WFM-Abteilung existiert.
Unternehmen mit variierenden Schichtmodellen oder mehreren Standorten erzielen den größten ROI. Große Organisationen brauchen zudem Features wie Mehr-Standort-Verwaltung und komplexes Compliance-Management. Genau diese Funktionen sind in Zendesk bereits enthalten – ohne aufwendige Implementierung.
Solche Tools setzen auf strenge Sicherheitsprotokolle wie:
Datenverschlüsselung
Rollenbasierte Zugriffskontrollen
Regelmäßige Sicherheitsaudits
Cloudbasierte Plattformen speichern Daten üblicherweise in SOC-2-zertifizierten Rechenzentren mit redundanten Backups. Achten Sie bei der Auswahl auf Zertifizierungen (z. B. DSGVO, HIPAA, falls relevant), sichere Authentifizierung (inklusive Multi-Faktor) und transparente Richtlinien zur Datenspeicherung. Die besten Anbieter legen Sicherheitspraktiken offen und reagieren schnell auf mögliche Schwachstellen.
Zendesk eignet sich für kleine Teams ebenso wie für große Unternehmen mit tausenden Mitarbeiter:innen. Die Software ist skalierbar und unterstützt komplexe Szenarien über Abteilungen, Standorte und Zeitzonen hinweg.
Wenn Sie genau wissen möchten, wie Zendesk Ihrem Unternehmen helfen kann, starten Sie eine kostenlose Testversion oder fordern Sie eine Zendesk-Demo an.
KI für optimierte Agentenplanung nutzen
Mit KI-gestützter Einsatzplanung, Echtzeit-Einblicken und umfassenden Reporting-Tools von Zendesk behalten Sie auch in hektischen Phasen den Überblick. Das Ergebnis: ausgewogene Arbeitslasten, geringere Mitarbeiterfluktuation und ein insgesamt produktiveres Unternehmen.
Unsere Personaleinsatzplanung Software integriert sich nahtlos in die Kundenservice-Software. So entstehen keine zusätzlichen Kosten und Agent:innen arbeiten zentral in einer Oberfläche – statt zwischen mehreren Tools zu wechseln. Die Implementierung ist schnell und liefert sofortige Einblicke. Dadurch realisieren Teams Kostenvorteile und Effizienzsteigerungen in wenigen Wochen statt Monaten.
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